Dans le nouveau concepteur de processus d’entreprise, chaque processus commence par un déclencheur. Celui-ci surveille un événement et lance la chaîne d’actions lorsque cet événement se produit.

Les déclencheurs du groupe CRM permettent de réagir automatiquement aux changements dans le CRM. Par exemple, lorsqu’un commercial modifie l’étape d’une transaction, Bitrix24 peut créer une tâche pour le juriste. Si le responsable de la transaction change, le nouveau responsable peut recevoir immédiatement une notification.

Vous pouvez également lancer un processus manuellement depuis la fiche d’un élément lorsqu’aucun déclencheur automatique ne correspond à votre scénario.

Pour découvrir les nœuds d’action du groupe CRM, consultez l’article Nœuds d’action du groupe CRM.

Déclencheurs de modification de champs

Ces déclencheurs surveillent les champs des fiches CRM. Dès que le champ sélectionné est modifié, le processus démarre automatiquement.

Vous n’avez donc pas besoin de vérifier les fiches une par une.

Transaction modifiée. Lance le processus lorsqu’un champ de la fiche de transaction change, par exemple l’étape, le montant ou le responsable.

Par exemple, une entreprise vend un logiciel avec un long cycle de validation. Lorsqu’un commercial passe une transaction à l’étape Contrat en cours de signature, le juriste doit vérifier le contrat.

Le déclencheur Transaction modifiée surveille le champ Étape. Dès que sa valeur change, le nœud Tâche crée une tâche pour le juriste et le nœud Notifier l’utilisateur lui envoie un lien vers la transaction.

Le juriste peut ainsi vérifier le contrat immédiatement, sans appel ni rappel du commercial.

Contact modifié. Lance le processus lorsqu’un champ de la fiche de contact change, par exemple le téléphone, l’e-mail ou le poste.

Par exemple, une entreprise envoie régulièrement une newsletter à ses clients. Lorsqu’un client communique une nouvelle adresse e-mail, un employé met à jour le champ E-mail dans sa fiche contact.

Le déclencheur Contact modifié détecte le changement. Le nœud Notifier l’utilisateur rappelle à l’employé de mettre à jour la liste de diffusion.

L’employé peut ainsi actualiser la liste rapidement et continuer à envoyer les e-mails à la bonne adresse.

Entreprise modifiée. Lance le processus lorsqu’un champ de la fiche entreprise change, par exemple le secteur, le nombre d’employés ou l’adresse.

Par exemple, une entreprise utilise le nombre d’employés de ses clients pour déterminer les conditions commerciales proposées. Lorsqu’un le nombre d’employés d’un client passe de 50 à 100, le commercial met à jour le champ Employés dans sa fiche entreprise.

Le déclencheur Entreprise modifiée détecte le changement. Le nœud Notifier l’utilisateur avertit le commercial et le nœud Tâche lui demande de revoir les conditions proposées et de contacter le client.

Le commercial peut ainsi adapter l’offre dès que les informations de l’entreprise changent.

Prospect modifié. Lance le processus lorsqu’un champ de la fiche prospect change, par exemple la source, l’étape ou le budget.

Par exemple, une agence immobilière reçoit des prospects depuis plusieurs plateformes. Lorsqu’un client indique qu’il a connu l’agence grâce à une recommandation, le commercial sélectionne Recommandation dans le champ Source.

Le déclencheur Prospect modifié détecte cette valeur. Le nœud Notifier l’utilisateur rappelle alors au commercial de préciser qui a recommandé l’agence et d’enregistrer cette information dans le CRM. Le nœud Prospect fait ensuite passer le prospect à l’étape Qualification.

L’agence peut ainsi identifier plus facilement l’origine des recommandations.

Devis modifié. Lance le processus lorsqu’un champ de la fiche devis change, par exemple le statut, le montant ou la date limite de validité.

Par exemple, lorsqu’un commercial passe un devis au statut Refusé, le déclencheur Devis modifié lance le processus.

Le nœud Notifier le superviseur avertit le responsable commercial, tandis que le nœud Tâche demande au commercial de préciser le motif du refus.

Le responsable commercial est ainsi informé immédiatement et peut intervenir si nécessaire.

Processus intelligent modifié. Lance le processus lorsqu’un champ de la fiche d’un processus intelligent change.

Un processus intelligent est un type d’élément CRM que vous pouvez configurer selon les besoins de l’entreprise, par exemple pour gérer des demandes d’achat, des contrats ou des réclamations. Les champs disponibles dépendent de sa configuration.

Par exemple, une entreprise de production utilise le processus intelligent Demande d’achat. Lorsque le responsable financier approuve une demande et passe le champ Statut d’approbation sur Approuvé, le déclencheur Processus intelligent modifié lance le processus.

Le nœud Tâche crée une tâche pour le responsable des achats, et le nœud Notifier l’utilisateur lui envoie une notification.

Le responsable des achats peut commencer à traiter la demande dès son approbation.

Commande modifiée. Lance le processus lorsqu’un champ de la fiche commande change, par exemple le statut, le mode de livraison ou un commentaire.

Par exemple, une boutique en ligne gère ses commandes dans Bitrix24. Lorsque le responsable de l’entrepôt passe une commande au statut Préparé, le déclencheur Commande modifiée lance le processus.

Le nœud Notifier l’utilisateur transmet alors au service de livraison l’adresse et l’heure de livraison.

Le service de livraison reçoit les informations automatiquement, sans que le responsable de l’entrepôt ait besoin d’appeler.

Suivre le changement de responsable

Le déclencheur Suivre le changement de responsable lance le processus dès que le responsable d’un élément CRM change.

Par exemple, dans une équipe commerciale, un commercial peut partir en congé ou rejoindre un autre service. Lorsque le responsable commercial attribue une transaction à un nouveau responsable, le déclencheur lance le processus.

Le nœud Notifier l’utilisateur envoie au nouveau responsable un lien vers la transaction. Le nœud Ajouter des participants au chat de groupe l’ajoute également au chat avec le client.

Le nouveau responsable peut ainsi consulter immédiatement l’historique des échanges et voir où en est la transaction.

Déclencheurs de lancement manuel

Les déclencheurs de lancement manuel permettent de démarrer un processus directement depuis la fiche d’un élément, sans attendre un événement.

Le groupe CRM comprend les déclencheurs suivants :

• Démarrage manuel à partir de la transaction ;
• Démarrage manuel à partir du contact ;
• Démarrage manuel à partir de l’entreprise ;
• Démarrage manuel à partir d’un prospect ;
• Démarrage manuel à partir du devis ;
• Démarrage manuel à partir du processus intelligent ;
• Démarrage manuel à partir de la commande ;
• Démarrage manuel à partir de la facture.

Tous fonctionnent de la même manière : l’utilisateur lance le processus depuis la fiche lorsqu’il en a besoin.

Par exemple :

• Un client demande dans le chat les documents nécessaires pour finaliser la transaction. Aucun champ de la fiche n’a changé, donc aucun déclencheur automatique ne peut lancer le processus. L’utilisateur ouvre la fiche de transaction et démarre le processus manuellement. Le nœud Tâche demande au comptable de préparer les documents et le nœud Notifier l’utilisateur l’en informe.
• Un client demande un devis. L’utilisateur ouvre la fiche devis et lance le processus manuellement. Le nœud Envoyer un e-mail envoie le message au client.