Le suivi des rapports, des congés maladie et du temps de travail nécessite de nombreuses tâches récurrentes. Les groupes de nœuds RH et Gestion d'équipe dans le studio d’automatisation permettent de les automatiser. Les processus se lancent au bon moment et exécutent les actions nécessaires sans intervention manuelle.

Ces groupes de nœuds contiennent deux types de nœuds :

• Déclencheurs : ils surveillent les événements et lancent un processus lorsqu’une condition est remplie.
• Actions : elles s’exécutent dans un processus déjà lancé et effectuent des tâches précises.

Un déclencheur se place toujours au début du processus. Les actions s’exécutent ensuite dans l’ordre défini.

Congé maladie ajouté

Ce déclencheur s’active lorsqu’un congé maladie est ajouté au tableau des absences. Il lance automatiquement les actions prévues dès que l’absence est enregistrée.

Par exemple, un responsable commercial part en congé maladie. Dès que le responsable RH ajoute son absence, le processus réattribue les tâches et informe les personnes concernées. Le superviseur reçoit une notification, le remplaçant reçoit une tâche et les collègues sont informés des changements dans le suivi des clients.

L'utilisateur a pointé son arrivée

Ce déclencheur s’active lorsqu’un employé commence sa journée de travail. Il permet de lancer automatiquement les processus quotidiens.

Par exemple, un superviseur doit consulter chaque matin les tâches en retard de son équipe. Lorsque les employés commencent leur journée, Bitrix24 collecte les données et envoie une synthèse dans le chat. Le superviseur n’a pas besoin de vérifier les tâches une par une.

Rapport envoyé à votre superviseur

Ce déclencheur s’active lorsqu’un employé envoie son rapport au superviseur pour une période donnée. Il permet de suivre les rapports et de les vérifier à temps.

Par exemple, un responsable envoie son rapport hebdomadaire. Bitrix24 enregistre la date d’envoi et crée une tâche pour que le superviseur vérifie le rapport avant la fin de la journée.

Échéance du rapport de travail

Ce déclencheur vérifie la date et l’heure de génération définies dans les paramètres du rapport de travail. Le moment venu, il lance le processus. Les données peuvent ensuite être collectées, traitées et ajoutées automatiquement au rapport.  

Par exemple, la génération du rapport est prévue le vendredi à 16 h. À cette heure, le processus démarre. Il collecte les données sur les tâches et les réunions, les traite avec l’IA et les ajoute au rapport.

Récupérer le rapport de travail

Ce nœud récupère le rapport d'un employé pour la période indiquée, puis le transmet aux nœuds suivants du processus. Il permet de collecter automatiquement les données de chaque employé, sans demander chaque rapport manuellement.

Par exemple, un superviseur doit collecter les rapports mensuels de ses employés pour analyser l'efficacité de son service. Le nœud récupère le rapport de chaque employé pour la période concernée et le transmet au nœud d'analyse. Le superviseur reçoit un commentaire de synthèse sans devoir lire chaque rapport.

Mettre à jour le rapport de travail

Ce nœud ajoute au rapport de l’employé les données transmises par les nœuds précédents pour la période indiquée.

Par exemple, les nœuds précédents ont collecté et traité les données mensuelles sur les tâches et les réunions : nombre de transactions conclues, tâches en retard et autres informations utiles au superviseur. Le nœud Mettre à jour le rapport de travail ajoute ces données au rapport.

Notifier le superviseur

Ce nœud envoie au superviseur une notification sur les tâches en retard et du non-respect des règles. Il permet de repérer rapidement les problèmes dans l’équipe.

Par exemple, chaque matin, le processus vérifie les tâches des employés. Si certaines sont en retard, le superviseur reçoit un message indiquant l’employé concerné, le nombre de tâches et depuis combien de temps elles sont en retard. Il peut alors vérifier leur avancement ou modifier les échéances sans attendre la prochaine réunion d’équipe.

Suivre l'heure à laquelle le chat est accepté

Ce déclencheur s’active lorsqu’un responsable tarde à répondre à la première demande d’un client dans le chat. Il permet de réagir rapidement lorsque le délai de réponse défini est dépassé.

Par exemple, un client écrit dans le chat, mais le responsable ne répond pas à temps. Le déclencheur détecte le retard et lance le processus. Le superviseur reçoit une notification et le chat est réattribué à un autre responsable.

Enregistrer le rapport quotidien

Ce nœud enregistre le rapport de l’employé. Dans ses paramètres, sélectionnez la période du rapport : jour, semaine ou mois.

Placez ce nœud à la fin du processus, après la collecte de toutes les données, pour enregistrer le résultat final.

Par exemple, à la fin de la journée, le processus collecte les données sur les tâches d’un employé. Le nœud les enregistre dans son rapport quotidien. Le superviseur peut ensuite consulter le résultat sans demander d’informations supplémentaires.

Récupérer un rapport quotidien

Ce nœud récupère le texte du rapport quotidien d’un employé et le transmet aux nœuds suivants. Le rapport peut être rédigé par l’IA, généré automatiquement ou rempli par l’employé.

Par exemple, à la fin de la journée, un processus collecte les rapports de tous les responsables du service commercial. Le nœud récupère chaque rapport et le transmet à la suite du processus. Le superviseur reçoit ensuite une notification avec le bilan de la journée, sans avoir à demander les rapports.

Enregistrer le plan du jour

Ce nœud enregistre le plan de l’employé pour la journée en cours. Le plan peut être généré par l’IA ou créé automatiquement.

Par exemple, le matin, le processus collecte les tâches et les réunions de l’employé. Le nœud les enregistre dans son plan du jour. L’employé n’a pas besoin de préparer ce plan manuellement.