Un projet permet à une équipe d'atteindre un objectif commun en plusieurs étapes liées. Ces étapes peuvent se succéder ou avancer en parallèle, s'étendre sur une longue période et mobiliser des employés de différents départements.

Par exemple, une entreprise lance le site d'une boutique de vêtements. L'équipe doit valider la structure du site avec le client, préparer les maquettes, développer les pages, remplir le catalogue, configurer le paiement et la livraison, puis tester le site avant son lancement. Toutes ces étapes visent le même résultat : il est donc logique de les réunir dans un projet.

Dans Bitrix24, un projet est un espace de travail commun pour l'équipe. Les participants peuvent y créer des tâches, échanger dans des discussions publiques ou privées, organiser des rencontres, travailler sur des fichiers et suivre l'avancement global. Toutes les informations restent au même endroit, ce qui facilite le suivi et la coordination du travail.

Différencier un projet d'une tâche

Une tâche permet d'organiser une mission précise. Elle a un responsable, une date limite et un résultat attendu.

Un projet réunit plusieurs tâches liées qui contribuent à un objectif commun. Il dure généralement plus longtemps, comprend plusieurs étapes et mobilise une équipe. Certaines tâches peuvent être réalisées en parallèle, tandis que d'autres dépendent les unes des autres.

Par exemple, préparer le programme d'une conférence est une tâche. Le résultat attendu est un programme finalisé.

Organiser une conférence annuelle pour les partenaires est un projet. Il faut choisir un lieu, inviter des intervenants, ouvrir les inscriptions, préparer les supports de communication, organiser la diffusion en direct et animer l'événement. Différents employés prennent en charge ces missions, mais tous travaillent pour atteindre le même objectif.

Dans un projet, l'équipe peut suivre les missions individuelles et l'ensemble du travail :

• les tâches déjà terminées ;
• les missions en cours ;
• les étapes qui n'ont pas encore commencé ;
• l'emplacement des fichiers à jour ;
• les décisions prises par l'équipe ;
• les rencontres prévues et les points convenus.

Savoir quand créer un projet

Créez un projet si le travail a un objectif commun et comprend plusieurs étapes liées.

Un projet est utile lorsque :

• plusieurs employés ou départements contribuent au résultat ;
• les tâches sont nombreuses et se perdent parmi les autres missions ;
• plusieurs étapes avancent en parallèle ;
• l'équipe a besoin de partager des fichiers, d'échanger et d'organiser des rencontres ;
• il est important de suivre l'avancement global ;
• un client ou un prestataire doit participer au travail.

Lors du lancement d'un site, le designer prépare les maquettes, le développeur crée les pages, le gestionnaire de contenu remplit le catalogue et le spécialiste des paiements configure le système de paiement. Le projet réunit leurs tâches pour que l'équipe puisse suivre l'ensemble du lancement et que chacun voie au-delà de sa propre mission.

Si les employés réalisent des missions indépendantes, sans objectif commun, des tâches distinctes suffisent.

Démarrer un projet

Tout employé peut créer un projet. Ouvrez la section Projets et cliquez sur Créer.

Indiquez le nom, ajoutez des participants et choisissez le type de projet :

• un projet public est visible par tous les employés de l'entreprise, qui peuvent le rejoindre librement ;
• un projet privé est accessible uniquement sur invitation.

Choisissez un nom qui reflète le résultat attendu. « Nouveau site » indique le sujet, mais ne précise pas ce que l'équipe doit accomplir. « Lancer le site de la boutique en ligne » apporte davantage de contexte : le nom indique le résultat attendu et la direction à suivre.

Diviser un projet en tâches

Décomposez le projet en tâches avec des résultats concrets, puis attribuez-les aux membres de l'équipe. Pour lancer un site, évitez de créer une seule tâche intitulée « Réaliser le site ». Divisez plutôt le travail en étapes :

• valider la structure du site ;
• préparer les maquettes ;
• développer les pages ;
• remplir le catalogue ;
• configurer le paiement et la livraison ;
• tester le site avant son lancement.

Chaque tâche doit avoir un résultat clair, un responsable et une date limite. L'employé sait ainsi ce qu'il doit faire, et le superviseur voit quelle partie du projet chaque participant prend en charge.

Si une étape est trop vaste, divisez-la en sous-tâches. Par exemple, la tâche « Remplir le catalogue » peut comprendre des sous-tâches pour préparer les photos, les descriptions et les prix.

Pour ajouter une nouvelle tâche directement au projet, ouvrez le projet, cliquez sur le bouton + au-dessus de la liste des discussions, puis sélectionnez Créer une tâche.

Vous pouvez aussi lier une tâche existante à un projet. Cette option est utile si le travail a commencé avant la création du projet et que vous souhaitez réunir les tâches au même endroit.

Découvrir le contenu d'un projet

Un projet est un espace de travail commun pour l'équipe. Il réunit les tâches, les discussions, les rencontres et les fichiers. Les participants peuvent ainsi travailler au même endroit, sans passer d'un outil à l'autre ni reconstituer le contexte.

Un projet propose :

• des tâches et sous-tâches ;
• une discussion principale ;
• des discussions de groupe ;
• des discussions de tâches ;
• un calendrier et des rencontres ;
• des fichiers et documents.

Les tâches et sous-tâches permettent de décomposer l'objectif du projet en résultats concrets. Chaque tâche a un responsable, une date limite et un résultat attendu. Si une étape est trop vaste, vous pouvez la diviser en sous-tâches et les attribuer à différents employés. Chacun sait ainsi qui est responsable de quoi, et le superviseur peut suivre l'avancement global du projet.

La discussion principale du projet permet d'aborder les questions générales : annoncer le report d'une date limite, discuter de nouvelles exigences du client ou prendre une décision qui concerne toute l'équipe.

Les discussions de groupe permettent d'aborder des sujets précis. Les designers peuvent valider les maquettes et les développeurs discuter des détails techniques, sans déranger les autres participants du projet.

Les discussions de tâches permettent d'échanger sur des missions précises. Elles conservent les questions, les résultats intermédiaires, les fichiers et les décisions liés à chaque tâche. Si une nouvelle mission apparaît dans la discussion principale ou dans une discussion de groupe, créez une tâche directement à partir du message pour ne pas l'oublier.

Le calendrier et les rencontres permettent de planifier les événements de l'équipe. Une rencontre créée dans le projet s'ajoute automatiquement au calendrier de ses participants, sans que vous ayez à inviter chaque personne séparément. Chaque rencontre dispose de sa propre discussion : vous pouvez y préparer l'ordre du jour, partager des documents et poursuivre les échanges après la rencontre. La discussion reste dans le projet pour que les participants puissent retrouver les échanges et les décisions.

Les fichiers et documents conservés dans le projet permettent à l'équipe de travailler sur les dernières versions et de retrouver rapidement les informations nécessaires.

Travailler avec des clients et des prestataires

Vous pouvez inviter un client, un prestataire, un fournisseur ou un partenaire qui n'a pas de compte dans votre Bitrix24 à rejoindre un projet en tant qu'invité. L'invité peut échanger dans les discussions, travailler sur les tâches et participer aux rencontres du projet, mais il n'a pas accès aux autres informations de l'entreprise. L'équipe et les participants externes travaillent ainsi dans le même espace, sans devoir jongler entre les e-mails, les messageries et les outils de gestion des tâches.

Par exemple, une entreprise crée un site pour une boutique de vêtements et invite un représentant du client dans le projet. Le client suit l'avancement du travail, participe aux discussions sur les maquettes et rejoint les rencontres. Le designer joint une nouvelle version de la maquette à la tâche, et le client y laisse directement ses commentaires. L'équipe voit immédiatement ces retours, sans avoir à chercher la dernière version du fichier dans les échanges.

Vous pouvez adapter l'accès de l'invité à son rôle dans le projet. Par exemple :

• lui permettre de consulter uniquement les tâches auxquelles il participe ;
• lui donner accès à toutes les tâches du projet s'il a besoin d'une vue d'ensemble ;
• l'empêcher de supprimer des tâches ;
• lui donner accès à l'historique de la discussion pour qu'il puisse prendre connaissance des échanges précédents.