Lorsque l’entreprise grandit, les tâches deviennent souvent plus complexes. Un objectif peut comporter plusieurs étapes, impliquer différentes personnes et s’étaler dans le temps.
Si une tâche devient difficile à planifier, à répartir ou à valider, décomposez-la en éléments plus faciles à gérer. Vous pourrez ainsi :
- planifier plus précisément un volume de travail important ;
- anticiper les blocages à l’avance ;
- répartir les responsabilités ;
- mieux comprendre les étapes nécessaires pour atteindre le résultat.
Dans Bitrix24, vous pouvez décomposer une tâche de deux façons : avec des sous-tâches ou avec une liste de contrôle.
Dans cet article, découvrez :
Dans quels cas décomposer une tâche
Décomposez une tâche lorsque le volume de travail devient difficile à gérer dans une seule tâche. Il peut alors être compliqué de :
- définir des délais réalistes ;
- suivre l'avancement ;
- répartir le travail entre plusieurs personnes ;
- détecter les retards à temps.
La décomposition transforme un objectif complexe en actions concrètes. Chaque partie peut être réalisée, suivie et vérifiée séparément.
La tâche est volumineuse et s'étale dans le temps. Par exemple, le lancement d’un site web comprend plusieurs étapes : créer un prototype, concevoir le design, intégrer les pages, préparer le contenu et mettre le site en ligne. La décomposition permet de suivre chaque étape au lieu de se fier uniquement au statut général En cours.
Un même objectif comprend plusieurs étapes. Par exemple, pour préparer un rapport client, il faut collecter les données, vérifier les chiffres, préparer la présentation et valider la version finale. Des étapes clairement définies permettent de ne rien oublier et de respecter leur ordre.
Plusieurs employés ou départements participent au travail. Par exemple, l’ouverture d’une nouvelle succursale implique plusieurs actions : recruter et intégrer les employés, organiser leur formation, préparer les documents et préparer le plan de vente.
Sans décomposition, il devient difficile de suivre le travail : les responsabilités sont moins claires, les étapes se mélangent et les délais risquent de glisser. En décomposant la tâche, chaque action peut avoir son responsable et sa date limite. Plusieurs actions peuvent avancer en parallèle, tandis que le superviseur suit l’avancement global au même endroit.
Dans quels cas créer des sous-tâches
Utilisez des sous-tâches lorsqu’un objectif comporte plusieurs parties autonomes, chacune avec son propre résultat.
Chaque sous-tâche est une tâche à part entière, avec son responsable et sa date limite. Vous voyez ainsi qui fait quoi, où en est chaque partie du travail et où se produisent les retards.
Créez des sous-tâches lorsque :
- plusieurs employés ou équipes participent au travail ;
- chaque partie doit produire un résultat distinct ;
- les différentes étapes nécessitent des délais séparés ;
- chaque partie doit être vérifiée et validée indépendamment de la tâche principale.
Par exemple, pour organiser un événement d’entreprise, vous devez choisir le lieu, valider le menu, prévoir la décoration et préparer le programme. Chacune de ces actions peut devenir une sous-tâche avec son propre responsable, sa date limite et son résultat.
Pour créer une sous-tâche :
- Accédez à Tâches et projets > Tâches et ouvrez la fiche de la tâche.
- Cliquez sur Sous-tâches et créez une tâche. Si elle existe déjà, sélectionnez-la dans la liste.
- Renseignez les principaux champs : titre, description, responsable et dates limites.
- Cliquez sur Créer.
La fiche de la tâche parente affiche toutes ses sous-tâches. Cliquez sur Sous-tâches pour les consulter rapidement. Dans la fiche d’une sous-tâche, seule la tâche parente est affichée.
Dans quels cas ajouter une liste de contrôle
Utilisez une liste de contrôle lorsqu’une personne ou une petite équipe doit effectuer plusieurs actions simples pour obtenir un seul résultat final.
Il n’est pas nécessaire de créer une sous-tâche pour chaque action. Une liste de contrôle permet de regrouper les étapes au même endroit et de voir rapidement ce qui est terminé et ce qui reste à faire.
Par exemple, la tâche Préparer une publication sur les réseaux sociaux peut comprendre les étapes suivantes :
- rédiger le texte ;
- choisir une image ;
- planifier la publication ;
- vérifier l'affichage.
Toutes ces actions contribuent au même résultat : publier le contenu. Une liste de contrôle suffit donc.
Pour ajouter une liste de contrôle dans la fiche de la tâche :
- Cliquez sur Listes de contrôle.
- Ajoutez les éléments et décrivez les actions à effectuer.
- Si des collègues doivent intervenir sur certains éléments, assignez-les comme participants. Par exemple, le designer prépare l’image, le spécialiste marketing vérifie le texte et le responsable de la tâche supervise la publication et reste responsable du résultat final.
CoPilot dans les tâches
Résumé
- Décomposez une tâche lorsqu’elle devient trop volumineuse ou complexe pour être gérée comme un seul bloc.
- Utilisez des sous-tâches lorsque l’objectif comprend plusieurs parties autonomes, avec des résultats, des responsables ou des délais distincts.
- Chaque sous-tâche peut être suivie et validée séparément.
- Utilisez une liste de contrôle pour regrouper plusieurs petites actions qui contribuent à un même résultat.
- Vous pouvez assigner des participants à certains éléments d’une liste de contrôle.
- CoPilot peut créer une liste de contrôle à partir de la description de la tâche.