Le suivi du temps dans les tâches permet de savoir combien de temps le travail prend réellement. Il aide à calculer la rémunération, à repérer les surcharges dans l’équipe et à mieux estimer les tâches.

Sans suivi du temps, vous vous appuyez surtout sur des impressions : une tâche « a pris longtemps », un employé « semble très occupé » ou un projet « a coûté plus cher que prévu ». Sans données précises, il est difficile d’évaluer la charge de travail et de prendre les bonnes décisions.

À quoi sert le suivi du temps ?

Le suivi du temps permet de connaître le coût réel du travail, de comparer le temps prévu au temps passé et de repérer les surcharges dans l’équipe.

Calculer la rémunération selon le temps réellement travaillé. Une entreprise fait appel à des indépendants pour travailler sur son site web. Leur contrat prévoit une rémunération horaire. Sans suivi du temps dans les tâches, les prestataires peuvent simplement indiquer dans leur rapport : « 10 heures cette semaine ». Il est alors difficile de savoir sur quelles tâches ils ont travaillé et combien de temps chacune a demandé.

Lorsque les prestataires enregistrent leur temps directement dans les tâches, vous pouvez voir :

• combien de temps a été consacré à chaque tâche ;
• qui a travaillé sur quoi ;
• ce que l’entreprise paie réellement.

La rémunération repose ainsi sur des données précises plutôt que sur un rapport général.

Comprendre le coût d’une tâche ou d’un projet. Lorsque plusieurs personnes travaillent sur une même tâche, il est difficile d’en évaluer le coût réel sans connaître le temps passé.

Le suivi du temps permet de voir :

• combien de temps l’ensemble de l’équipe a consacré à la tâche ;
• quelles étapes ont demandé le plus de temps ;
• quelles tâches coûtent plus cher que prévu.

C’est particulièrement utile pour le travail par projet ou lorsque la rémunération dépend des tâches réalisées.

Comparer le temps prévu au temps réel. Dans une agence, un designer crée régulièrement des bannières. Une bannière devrait prendre environ une heure, mais les modifications et les validations font passer le temps réel à deux ou trois heures. Le designer travaille donc plus que prévu et la charge de l’équipe augmente sans que cela soit visible si le temps passé n’est pas enregistré.

En suivant le temps dans les tâches, le responsable peut mieux évaluer la situation et :

• prévoir plus de temps pour les tâches similaires ;
• revoir les priorités ;
• mieux répartir la charge de travail dans l’équipe.

Anticiper les surcharges dans l’équipe. Un employé accepte des tâches en estimant approximativement le temps nécessaire. Tout semble gérable, mais à la fin de la semaine, plusieurs tâches doivent être reportées.

Le temps prévu permet d’anticiper la charge de travail. Si huit heures sont déjà planifiées pour une journée, les nouvelles tâches peuvent être :

• reportées ;
• confiées à un autre responsable ;
• replanifiées selon les priorités.

Activer le suivi du temps dans les tâches

Le propriétaire de la tâche peut activer le suivi du temps, indiquer le temps prévu et enregistrer le temps réel.

Vous pouvez activer le suivi du temps à tout moment : lors de la création de la tâche ou pendant son exécution.
Suivi du temps des tâches

1. Accédez à Tâches et ouvrez la tâche souhaitée.
2. Cliquez sur Suivi du temps.

Indiquer le temps prévu

Le temps prévu est une estimation du temps nécessaire pour réaliser la tâche. Le propriétaire de la tâche peut l’indiquer.

Cette estimation aide :

• le responsable à planifier son travail ;
• le superviseur à mieux évaluer la charge de l'équipe ;
• les participants à mieux comprendre l’ampleur de la tâche.

Pour définir le temps prévu :

1. Accédez à Tâches et ouvrez la tâche souhaitée.
2. Cliquez sur Suivi du temps.
3. Indiquez le temps approximatif nécessaire pour réaliser la tâche.

Indiquer le temps réel

Si plusieurs personnes participent à une tâche, elles peuvent suivre leur temps simultanément. Le temps enregistré par chaque participant est additionné afin d’afficher le temps total consacré à la tâche.

Par exemple, un designer, un développeur et un responsable travaillent sur la même tâche. Si chacun y consacre une heure, le temps total est de trois heures.

Lorsque tous les participants enregistrent leur temps dans la tâche, vous pouvez voir :

• le temps total consacré par l’équipe dans le champ Suivi du temps ;
• le temps consacré par chaque participant en cliquant sur le champ Suivi du temps.

Vous pouvez lancer le suivi du temps depuis la fiche de la tâche ou depuis la liste des tâches.

Depuis la fiche de la tâche. Utilisez les boutons suivants :

• Démarrer : démarre le suivi du temps.
• Pause : met le suivi du temps en pause.
• Terminer : termine la tâche et arrête le suivi du temps pour tous les employés.

Depuis la liste des tâches. Vous pouvez lancer et mettre en pause le suivi du temps dans les vues Date limite, Liste et Planificateur. Placez le curseur sur la fiche et cliquez sur l’icône de démarrage pour commencer à travailler sur la tâche, ou sur l’icône de pause pour mettre le minuteur en pause.
Comment enregistrer le temps de travail consacré à une tâche

Si vous avez oublié de démarrer le suivi du temps ou si vous avez travaillé hors ligne, vous pouvez ajouter le temps manuellement. Ces enregistrements apparaissent dans l’historique et sont inclus dans le temps total de la tâche.
Comment ajouter ou modifier le temps manuellement