Lorsque plusieurs personnes travaillent sur une même tâche, il est important de définir le rôle de chacun. Certaines réalisent le travail, d'autres suivent son avancement et interviennent si nécessaire.

Par exemple, une entreprise prépare un article pour son site web. Le spécialiste marketing crée la tâche. Le rédacteur rédige le texte, l'éditeur le relit, tandis que le superviseur suit l'avancement et intervient si besoin.

Dans Bitrix24, cette organisation repose sur deux rôles :

• Participants : contribuent à la réalisation de la tâche.
• Observateurs : suivent la tâche sans y participer directement.

Dans cet article, découvrez comment utiliser ces rôles pour organiser efficacement le travail.

Organiser la collaboration dans une tâche

Pour collaborer efficacement :

• ajoutez les personnes concernées et attribuez leur rôle : responsable, participant ou observateur ;
• décrivez clairement la tâche afin que chacun dispose du même contexte ;
• répartissez le travail à l'aide d'une liste de contrôle et assignez les responsables des différentes étapes ;
• suivez l'avancement de la tâche jusqu'à sa finalisation.

Vous pouvez ajouter des participants et des observateurs lors de la création de la tâche ou à tout moment par la suite.

Participants : contribuer à la réalisation de la tâche

Les participants aident le responsable à accomplir la tâche. Vous pouvez en ajouter plusieurs. Chacun prend en charge une partie du travail, mais le responsable reste en charge du résultat final.

Ce rôle est particulièrement utile lorsque plusieurs personnes doivent collaborer sur une même tâche.

Exemples

Préparer une présentation client. Le responsable du service commercial crée une tâche pour préparer une présentation. Le chef de projet est responsable de la tâche et ajoute un designer comme participant. Le chef de projet prépare le contenu, tandis que le designer réalise la mise en forme.

Rédiger un article pour le site. Un superviseur confie la rédaction d'un article à un rédacteur. Un éditeur est ajouté comme participant pour relire le texte avant sa publication.

Lancer une campagne publicitaire. Un responsable marketing prépare une campagne et ajoute un spécialiste des campagnes publicitaires comme participant. Le responsable marketing définit la stratégie et rédige le contenu, tandis que le spécialiste configure les campagnes publicitaires.

Dans tous ces exemples, chacun travaille dans la même tâche avec un rôle clairement défini, tandis que le responsable reste garant du résultat final.

Observateurs : suivre l'avancement de la tâche

Les observateurs ne participent pas directement au travail. Ils suivent l'avancement, les échanges et le résultat afin de pouvoir intervenir si nécessaire.

Ajoutez des observateurs lorsqu'une personne doit :

• suivre l'avancement de la tâche ;
• rester informée des échanges et des décisions ;
• disposer du contexte pour intervenir plus tard ;
• contrôler les délais ou la progression.

Exemples

Créer une bannière publicitaire. Un designer réalise une bannière. Le responsable marketing est ajouté comme observateur afin de suivre l'avancement et de préparer le lancement de la campagne.

Lancer une opération avec code promo. Un spécialiste du support est ajouté comme observateur. Il ne participe pas à la préparation de l'opération, mais suit les échanges afin de connaître les conditions de l'offre. Il pourra ensuite répondre aux questions des clients sans demander d'informations supplémentaires à ses collègues, même après la fin de la tâche.

Préparer un devis. Un responsable prépare une proposition commerciale avec une remise de 25 % pour un client important. Il ajoute le directeur financier et le chef comptable comme observateurs. Ils peuvent suivre les conditions proposées et rejoindre rapidement la discussion si une validation financière est nécessaire.

Participants ou observateurs : quelle différence ?

La différence principale est simple :

• les participants réalisent une partie du travail ;
• les observateurs suivent la tâche sans participer à son avancement.

Ce que peuvent faire les participants

Les participants travaillent avec le responsable de la tâche. Ils peuvent notamment :

• discuter dans le chat de la tâche ;
• recevoir des notifications de toutes les modifications de la tâche ;
• échanger des fichiers ;
• ajouter des observateurs ;
• modifier le statut de la tâche ;
• ajouter des résultats intermédiaires et finaux ;
• configurer des rappels ;
• créer et lier des sous-tâches ;
• activer le suivi du temps ;
• et effectuer d'autres actions selon leurs droits.

Ce que peuvent faire les observateurs

Les observateurs suivent la tâche et les échanges. Ils peuvent notamment :

• ajouter d'autres observateurs ;
• participer aux discussions dans le chat ;
• joindre des fichiers ;
• configurer des rappels ;
• recevoir des notifications des changements de statut de la tâche.

Certaines actions dépendent des droits d'accès configurés dans les tâches, par exemple la modification de la liste de contrôle.
Droits d'accès dans les tâches