Dans Bitrix24, plusieurs employés peuvent collaborer sur une même tâche, chacun avec des responsabilités différentes.

Le créateur définit les objectifs, les délais et les résultats attendus. Le responsable réalise la tâche selon les conditions définies. Le superviseur suit les délais et la charge de travail de l'équipe.

Cette répartition permet d'éviter les modifications non autorisées. Par exemple, si le responsable reporte la date limite ou modifie la liste de contrôle sans accord préalable, cela peut créer des désaccords sur les conditions de réalisation et les résultats attendus.

Lorsque tous les employés disposent des mêmes droits, chacun peut modifier les conditions d'une tâche, supprimer un modèle ou modifier une tâche terminée.

Les droits d'accès permettent de définir clairement les responsabilités de chacun :

• chaque employé dispose des droits nécessaires à son travail ;
• seuls les employés autorisés peuvent modifier les conditions des tâches ;
• les méthodes de travail restent cohérentes, même lorsque l'équipe s'agrandit.

Configurer les droits d'accès aux tâches

Par défaut, l'administrateur Bitrix24 gère les droits d'accès aux tâches. Il peut également confier cette gestion à d'autres employés. Si vous avez besoin de droits supplémentaires, contactez votre administrateur.

Pour ouvrir les paramètres, accédez à Tâches > Plus > Droits d'accès.

Étape 1. Choisir un rôle standard ou créer un rôle personnalisé

Dans Bitrix24, les droits d'accès sont définis par rôle. Trois rôles standards sont disponibles. Leurs paramètres par défaut répondent aux besoins de la plupart des entreprises.

• Accès complet. Donne tous les droits sur les tâches. Attribuez ce rôle aux employés qui ont besoin des mêmes droits qu'un administrateur Bitrix24 pour gérer les tâches.
• Superviseur. Attribué automatiquement aux responsables des départements dans la structure de l'entreprise. Vous pouvez également l'attribuer à d'autres employés chargés de coordonner le travail de l'équipe, comme les chefs d'équipe.
• Employé. Attribué automatiquement à tous les employés. Ce rôle permet de travailler sur les tâches auxquelles l'employé participe, sans accéder à toutes les tâches du département.

Si les rôles standards ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez :

• Copier et modifier un rôle existant. Conservez ses paramètres et adaptez uniquement les droits nécessaires.
• Créer un rôle personnalisé. Définissez les droits adaptés à vos processus lorsqu'aucun rôle existant ne convient.

Par exemple, vous pouvez créer un rôle pour les responsables principaux. Ils pourront travailler sur leurs tâches comme les autres responsables, mais aussi modifier et supprimer les modèles de tâches de leur département.

Ils pourront ainsi mettre à jour les modèles sans faire appel au superviseur. Toute l'équipe utilisera les versions actualisées.

Étape 2. Attribuer les rôles aux employés

Chaque rôle définit les tâches auxquelles un employé peut accéder et les actions qu'il peut effectuer. Pour appliquer ces droits, vous devez attribuer le rôle aux utilisateurs concernés.

Vous pouvez attribuer un rôle :

• à un employé, pour lui accorder des droits spécifiques ;
• à un département, pour appliquer les mêmes droits à tous ses employés ;
• à un projet, pour définir les droits liés à une activité précise ;
• à un groupe prédéfini, par exemple aux superviseurs.

Étape 3. Configurer les droits de chaque rôle

Vous pouvez configurer les droits de chaque rôle dans cinq catégories.

Tâches. Ces droits déterminent les actions que les employés peuvent effectuer sur les tâches. Ils permettent, par exemple, d'empêcher la modification du responsable sans autorisation ou la suppression d'une tâche contenant un historique de travail.

Vous pouvez autoriser ou interdire les actions suivantes :

• consulter les tâches de son département ;
• modifier les tâches et les listes de contrôle ;
• déléguer la tâche ou changer de responsable ;
• modifier une tâche après son achèvement ;
• supprimer des tâches et effectuer d'autres actions.

Modèles. Les droits sur les modèles de tâches permettent de contrôler qui peut les créer et les modifier. En réservant ces actions aux employés autorisés, vous évitez les modifications accidentelles et veillez à ce que l'équipe utilise des modèles à jour.
Modèles de tâches : créer plus rapidement des tâches similaires

Vous pouvez définir qui est autorisé à :

• créer des modèles ;
• consulter les modèles de son département et des autres sous-départements ;
• modifier les modèles de son département ou d'autres sous-départements ;
• supprimer les modèles auxquels il a accès.

Flux. Les flux permettent de regrouper des tâches similaires et de les répartir entre les employés d'un département. Vous pouvez, par exemple, créer un flux pour les tâches de validation des contrats.

Dans les paramètres des droits d'accès, choisissez qui peut créer des flux. Vous pouvez réserver cette action aux superviseurs ou aux employés chargés d'organiser les processus.

Vous évitez ainsi de créer des flux inutiles ou mal configurés, tout en conservant des règles communes pour l'équipe.
Flux : bien démarrer

Règles d'automatisation. Les règles d'automatisation permettent d'effectuer automatiquement des actions courantes : envoyer des notifications, créer des tâches, ajouter des participants, etc.

Par défaut, tous les employés peuvent configurer des règles d'automatisation pour leurs propres tâches.

Vous pouvez limiter ce droit aux employés chargés de l'automatisation. Cela permet de conserver des processus cohérents et d'éviter les notifications inutiles ou les modifications inattendues dans les tâches.
Règles d'automatisation et déclencheurs : comment automatiser le travail avec les tâches

Droits d'accès. Ce paramètre définit qui peut modifier les droits d'accès aux tâches.

Par défaut, seul l'administrateur Bitrix24 dispose de ce droit. Il peut l'accorder à d'autres employés chargés de configurer les processus et capables d'évaluer les conséquences de ces modifications sur le travail de l'équipe.

Créer des rôles personnalisés : exemples

Les rôles personnalisés permettent d'adapter les droits d'accès aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez remplacer les rôles standards ou les compléter, sans accorder inutilement le rôle de superviseur ou l'accès complet.

Voici trois exemples de configuration.

Exemple 1. Autoriser un chef d'équipe à modifier les modèles de tâches

Situation. Le chef de l'équipe commerciale doit pouvoir mettre à jour les modèles de tâches de son département : modifier les étapes de validation, ajouter des points de contrôle et adapter les procédures.

Il doit pouvoir effectuer ces modifications sans accéder aux modèles des autres sous-départements.

Configuration :

1. Créez un rôle Chef d'équipe commerciale.
2. Activez les droits Modification des modèles de son département et Suppression des modèles auxquels il a accès.
3. Attribuez ce rôle aux chefs d'équipe et enregistrez les modifications.

Résultat. Les chefs d'équipe peuvent mettre à jour les modèles de leur département sans modifier ceux des autres sous-départements. Toute l'équipe utilise ainsi les mêmes modèles, toujours à jour.

Exemple 2. Réserver la création des flux à certains employés

Situation. Vous souhaitez que seuls les superviseurs et les chefs d'équipe puissent créer des flux. Les autres employés doivent pouvoir y créer des tâches, mais pas de nouveaux flux.

Par défaut, tous les employés Bitrix24 disposent du droit Création de flux.

Configuration :

1. Créez un rôle Responsable des flux et activez le droit Création de flux.
2. Désactivez ce droit dans le rôle standard Employé.
3. Attribuez le nouveau rôle aux employés concernés, par exemple aux superviseurs ou aux chefs d'équipe, puis enregistrez les modifications.

Résultat. Seuls les employés autorisés peuvent créer et configurer les flux des sous-départements. Les autres peuvent continuer à y créer des tâches.

Exemple 3. Donner au service RH un accès en lecture aux tâches

Situation. Le service RH doit consulter les tâches des employés pour analyser leur charge de travail et préparer des rapports.

Ces informations permettent notamment de :

• préparer des rapports pour la direction ;
• évaluer la répartition du travail lors de la planification des effectifs ;
• suivre la charge de travail des nouveaux employés pendant leur intégration.

Le service RH n'a toutefois pas besoin de créer des tâches ni de modifier leurs conditions.

Configuration :

1. Créez le rôle RH.
2. Activez uniquement le droit Consultation de toutes les tâches des autres sous-départements.
3. Attribuez ce rôle aux employés du service RH et enregistrez les modifications.

Résultat. Le service RH peut consulter les tâches et analyser la charge de travail des employés sans modifier les processus des sous-départements. Les superviseurs restent responsables de la répartition des tâches.