Une tâche Bitrix24 contient des champs standard : nom, description, responsable, date limite. Mais chaque entreprise doit suivre ses propres informations.

Un juriste doit connaître le numéro de contrat. Un technicien a besoin de l’adresse du chantier. Un commercial doit suivre le budget client. Si ces informations sont ajoutées directement dans la description, elles deviennent difficiles à retrouver : chacun les saisit à sa manière, ou peut les oublier.

Les champs personnalisés permettent d’ajouter à une tâche les informations dont votre équipe a besoin. La même tâche peut ainsi s’adapter aux processus d’une entreprise de construction, d’un service juridique ou d’une équipe support.

Dans quels cas utiliser les champs personnalisés

Les champs personnalisés sont utiles lorsque les champs standard d’une tâche ne suffisent pas.

Les informations importantes doivent rester structurées. Une entreprise de construction peut avoir besoin de l’adresse d’un chantier, tandis qu’un service juridique doit suivre un numéro de contrat. Si chaque employé choisit où enregistrer ces données, les informations deviennent difficiles à retrouver. Avec les champs personnalisés, toute l’équipe utilise la même structure. Chaque donnée a son emplacement dédié.

Les besoins varient aussi selon les rôles. Un manager peut suivre le budget d’un projet, un responsable l’adresse d’un chantier et un superviseur le statut d’approbation. Les champs personnalisés regroupent toutes ces informations dans une seule fiche de tâche.

Les données structurées facilitent également l’analyse. Si les tâches contiennent des informations comme le service, le budget ou le type de demande, le superviseur peut filtrer les tâches selon le critère souhaité. Sans champs dédiés, ces données restent cachées dans la description ou ne sont pas renseignées.

Quels types de champs sont disponibles dans les tâches

Seul un administrateur Bitrix24 peut créer des champs personnalisés.

Pour ajouter un champ, ouvrez une tâche et sélectionnez Champs personnalisés > Ajouter un champ.
Champs personnalisés dans les tâches

Bitrix24 propose quatre types de champs :

• Chaîne ;
• Chiffre ;
• Date/Heure ;
• Oui/Non.

Les champs Chaîne, Chiffre et Date/Heure peuvent être configurés comme obligatoires ou multiples.

Chaîne. Ce type permet d’enregistrer des informations textuelles qui ne doivent pas apparaître dans la description.

Il peut servir à stocker :

• un numéro de contrat ;
• une référence produit ;
• une adresse de chantier ;
• toute autre information sous forme de texte.

Exemple : dans une agence immobilière, les agents suivent plusieurs biens en parallèle. Un client appelle pour demander une visite. L’agent ouvre la tâche associée au bien et retrouve immédiatement l’adresse dans un champ dédié. Il n’a pas besoin de rechercher l’information dans les messages ou de contacter un collègue.

Chiffre. Ce type convient aux valeurs numériques qui doivent être comparées, filtrées ou utilisées dans des rapports.

Il peut servir à stocker :

• un budget de projet ;
• un nombre d’équipements ;
• la surface d'un chantier.

Ces informations sont plus faciles à gérer dans un champ numérique que dans une description.

Exemple : dans un service commercial, chaque tâche de préparation de devis contient le champ Budget client. Le responsable d’équipe le renseigne après le premier échange. Le responsable du service filtre ensuite les tâches par budget pour identifier les opportunités prioritaires et mieux répartir les ressources.

Date/Heure. Ce type permet d’enregistrer une date liée au processus de travail.

Il ne remplace pas la date limite de la tâche. Ces deux informations ont des rôles différents :

• la date limite indique quand la tâche doit être terminée ;
• le champ personnalisé indique une date métier : expiration d’un contrat, intervention prévue, prochaine maintenance.

Exemple : un ingénieur prépare la maintenance d’équipements sur site. La date limite de la tâche est fixée au 10 mars : avant cette date, il doit confirmer le déplacement et préparer les documents. Le champ Date de maintenance indique le 15 mars, jour prévu de l’intervention. Le superviseur peut ensuite filtrer les tâches par date de maintenance pour organiser les déplacements du mois.

Oui/Non. Ce type permet de suivre des informations avec deux valeurs possibles.

Il peut servir à stocker :

• un contrat signé ;
• un brief validé ;
• un procès-verbal reçu.

Toute l’équipe dispose immédiatement de l’information nécessaire. Le responsable sait si une action peut commencer, et le superviseur peut filtrer les tâches qui attendent encore une validation.

Exemple : un designer prépare des bannières pour une campagne. Avant de commencer, le brief doit être validé. La valeur du champ Brief validé est Oui. Le designer sait qu’il peut commencer sans rechercher l’information dans les conversations. Le superviseur peut filtrer les tâches dans lesquelles le brief n’est pas encore confirmé.

Champ obligatoire. Un champ obligatoire empêche de créer une tâche sans les informations essentielles.

Lorsque la donnée est importante, il vaut mieux ne pas compter sur la saisie manuelle des employés. Si le champ est obligatoire, Bitrix24 bloque l’enregistrement de la tâche tant qu’il n’est pas rempli.

Exemples :

• Préparer un devis : un manager crée une tâche pour un commercial. Les champs Numéro de transaction et Client sont obligatoires. La tâche contient immédiatement les informations nécessaires pour préparer le devis.
• Préparer un dossier juridique : un juriste reçoit des tâches de plusieurs responsables. Le champ Numéro de dossier est obligatoire. Chaque tâche contient les références nécessaires dès sa création.

Pour rendre un champ obligatoire, activez l’option Requis à la création. Bitrix24 affichera un avertissement tant que le champ reste vide.

Champ multiple. Un champ multiple permet d’enregistrer plusieurs valeurs du même type.

Par défaut, un champ contient une seule valeur. Si une tâche peut avoir plusieurs informations similaires, activez l’option Multiple.

Exemples :

• Maintenance d’équipements : un technicien intervient dans une salle serveur et doit enregistrer les numéros de série de plusieurs appareils. Dans le champ multiple Numéro de série, il ajoute chaque valeur séparément.
• Préparation d’un dossier juridique : une équipe juridique prépare un dossier client lié à plusieurs contrats. Dans le champ multiple Numéro de contrat, ils indiquent tous les contrats concernés. Les informations restent ensuite faciles à retrouver avec les filtres.

Pour créer un champ multiple, activez l’option Multiple à la création.

Comment les champs personnalisés améliorent l’organisation du travail

Avec des champs personnalisés, une tâche devient une fiche adaptée à votre processus de travail. Chaque équipe utilise la même structure tout en ajoutant les informations nécessaires à son activité.

Par exemple :

• une entreprise de construction suit l’adresse du chantier, le coût des travaux et le statut de validation du procès-verbal ;
• un service juridique suit le numéro de contrat, les références du client et la date d’expiration du contrat ;
• une équipe support suit les numéros de série des équipements et la date de la prochaine maintenance.

Les informations sont toujours enregistrées au même endroit. Les employés saisissent chaque information dans le champ prévu à cet effet. Ils n’ont plus à décider où renseigner une adresse, un numéro de contrat ou toute autre donnée importante.

Les superviseurs peuvent consulter ces informations et filtrer les tâches selon le critère souhaité : retrouver les tâches liées à un contrat précis ou identifier les chantiers avec lesquels le procès-verbal de réception n’est pas encore signé.