Quand les tâches se multiplient, il est facile de perdre le fil : où se trouve la dernière version d'un fichier, qui doit intervenir ensuite, qu'est-ce qui est déjà terminé ?

Dans Bitrix24, une tâche est plus qu'une simple liste d'actions. Elle centralise les informations, facilite la collaboration et permet de suivre l'avancement du travail jusqu'au résultat final.

Les tâches rendent le travail d'équipe plus transparent :

• le superviseur suit l'avancement en temps réel ;
• chaque participant connaît son rôle ;
• les informations restent regroupées dans la tâche, sans se perdre entre les chats et les e-mails.

Exemple : vous préparez le lancement d'une campagne publicitaire. Il faut définir le concept, rédiger les contenus, créer les maquettes et lancer la diffusion.

• Sans un espace de travail commun, les informations se dispersent rapidement : le brief se perd dans une conversation, le designer attend les contenus, le rédacteur ne connaît pas les délais et le superviseur passe son temps à demander où en est le projet.


• Avec les tâches Bitrix24, tout est organisé au même endroit. Le superviseur crée une tâche dans le projet Campagne printemps 2025, ajoute les objectifs, la date limite, les fichiers nécessaires et une liste de contrôle qui détaille chaque étape : idée, rédaction, maquettes et lancement. Chaque étape est confiée au bon responsable. Toute l'équipe suit la progression, tandis que le superviseur a une vue claire de l'avancement sans devoir relancer chacun.

Les tâches transforment ainsi une simple consigne en un processus structuré, avec des responsabilités clairement définies et un historique complet.

Dans cet article, découvrez les principales fonctionnalités qui permettent à votre équipe de collaborer plus efficacement.

Date limite : terminer les tâches dans les délais

La date limite indique quand une tâche doit être terminée.

Pour le responsable, elle aide à définir les priorités. Pour le superviseur, elle permet d'identifier rapidement les tâches urgentes, les retards potentiels et les collaborateurs qui peuvent avoir besoin d'aide. Associée à la charge de travail de chacun, elle facilite également l'ajustement du planning.

Pour garder des échéances réalistes, Bitrix24 permet de contrôler les modifications de la date limite.

Vous pouvez notamment :

• autoriser un collaborateur à modifier lui-même la date limite ;
• limiter le report à une date précise ou à un nombre défini de modifications ;
• activer l'option Demander une raison pour le changement pour enregistrer le motif de chaque report.

Cette configuration garantit la transparence sans multiplier les rappels. Le superviseur visualise immédiatement les changements, tandis que les collaborateurs gèrent eux-mêmes leurs échéances.

Exemples

Dans le service marketing, un superviseur crée la tâche Préparer les bannières pour la campagne publicitaire avec une date limite fixée au 15 octobre. Un seul report est autorisé, avec indication du motif. Le designer décale l'échéance d'une journée en raison d'un retard de validation de la maquette et ajoute un commentaire. Le superviseur voit immédiatement la raison du changement.

Dans le service juridique, la tâche Vérifier le contrat doit être terminée avant le 10 octobre. Le superviseur autorise un report uniquement jusqu'au 20 octobre. Les collaborateurs disposent d'une certaine flexibilité, tout en évitant que les délais ne dérivent.

Fichiers et documents : toujours travailler sur la bonne version

La description d'une tâche ne suffit pas toujours. Les maquettes, contrats, consignes ou autres documents apportent le contexte nécessaire.

Le nouveau formulaire de tâche comprend un bloc Fichiers partagé. Tous les participants peuvent y téléverser des documents. Ils sont immédiatement accessibles à toute l'équipe.

Tous les documents restent centralisés. Plus besoin de chercher les pièces jointes dans les e-mails ou le Messenger.

Pour échanger rapidement sur un document, vous pouvez également l'envoyer directement dans le chat de la tâche.

Exemples

• Un responsable joint un projet de contrat. Le juriste le vérifie directement dans la tâche. Les différentes versions restent regroupées au même endroit.
• Un designer ajoute une bannière à la tâche Préparer la maquette publicitaire. Le responsable peut immédiatement la valider et l'envoyer au client.

Les fichiers créés dans Bitrix24 restent synchronisés avec les autres outils, comme le Drive ou les projets. Toute modification apparaît automatiquement dans la tâche. Vous pouvez également partager ces fichiers avec vos collègues ou des partenaires externes.

L'équipe travaille ainsi toujours sur la version la plus récente.

Listes de contrôle : ne rien oublier

Les listes de contrôle découpent une tâche en étapes simples. Elles permettent de suivre facilement la progression et d'éviter les oublis.

Utilisez-les notamment pour :

• organiser une tâche qui comporte plusieurs étapes ;
• répartir le travail entre plusieurs personnes ;
• attribuer un responsable à chaque élément ;
• joindre des fichiers à un point précis de la liste.

Par exemple, pour la tâche Préparer une newsletter, vous pouvez créer les étapes suivantes :

• rassembler le contenu ;
• valider le texte ;
• approuver la maquette ;
• envoyer la newsletter.

Pour l'organisation d'un événement, ajoutez des éléments comme Inviter les participants, Préparer le lieu ou Créer une présentation, puis attribuez un responsable à chacun.

Le responsable sait exactement quoi faire, tandis que le superviseur visualise immédiatement l'avancement.

Rappels : ne manquer aucune échéance

Les rappels aident tous les participants à respecter les délais.

Vous pouvez créer un rappel pour le responsable, un participant ou un observateur.

Le responsable reçoit un rappel lorsqu'il est temps de commencer une tâche ou de terminer une étape. Le créateur reçoit également un rappel pour vérifier le résultat au moment opportun, sans avoir à effectuer de relances manuelles.

Exemple : le responsable programme un rappel trois jours avant la date limite pour préparer une proposition commerciale. Le superviseur ajoute un rappel la veille afin de vérifier l'avancement de la tâche.

Résumés du statut de tâche : enregistrer les livrables

Les résumés du statut de tâche permettent de conserver le résultat d'une tâche directement dans celle-ci.

Le responsable peut ajouter un fichier, une présentation, un rapport ou une courte description du travail réalisé.

Pour éviter qu'une tâche soit terminée sans livrable, activez l'option Un résumé du statut de la tâche est requis. Bitrix24 demande alors d'ajouter un résultat avant d'autoriser la clôture.

Le superviseur voit immédiatement le résultat du travail, sans devoir rechercher les informations dans le chat.

Projets : suivre l'avancement d'un ensemble de tâches

Un projet regroupe toutes les tâches liées à un même objectif.

Les participants retrouvent au même endroit les tâches, les documents et le contexte du projet.

Chaque projet peut disposer de son propre tableau Kanban avec des étapes personnalisées. Les tâches passent d'une colonne à l'autre au fur et à mesure de leur avancement, ce qui permet de visualiser rapidement :

• les tâches terminées ;
• celles en cours ;
• celles qui nécessitent une attention particulière.

Exemple : lors du lancement d'un nouveau produit, les tâches liées au design, au marketing, aux tests et aux ventes appartiennent au même projet. Le superviseur suit l'avancement de chaque équipe et détecte rapidement les éventuels retards.
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