Quand plusieurs personnes travaillent sur une même tâche, les informations se dispersent vite : questions dans les messages privés, fichiers dans différents chats ou sur le Drive, validations par e-mail. Pour une personne qui rejoint un projet en cours, il est souvent difficile de retrouver les échanges et de comprendre les décisions déjà prises.

Dans Bitrix24, tout est regroupé dans la tâche. Discussions, appels, réunions et fichiers restent liés au même contexte. Vous pouvez également collaborer avec des clients, des prestataires ou d'autres intervenants externes. Toute l'équipe retrouve rapidement les informations utiles, et le superviseur peut consulter à tout moment l'historique et l'avancement de la tâche.

Discussions dans la tâche : un chat dédié à l'équipe

Chaque tâche dispose de son propre chat. Il centralise les échanges entre les participants ainsi que les notifications système. L'historique permet de suivre les décisions prises et l'avancement du travail.

Les nouveaux participants comprennent rapidement le contexte, les superviseurs suivent facilement l'évolution de la tâche et toute l'équipe dispose toujours des informations les plus récentes.

Dans le chat de la tâche, vous pouvez :

• poser des questions et clarifier les détails ;
• ajouter des participants à la tâche ;
• mentionner des collègues pour les notifier immédiatement ;
• partager les résultats de la tâche et enregistrer l'avancement ;
• joindre des fichiers (documents, maquettes, tableurs) ;
• suivre les modifications de la tâche ;
• épingler les messages importants ou les ajouter aux favoris.

Par exemple, un responsable valide le contenu d'un site avec un rédacteur et un designer. Toutes les versions et tous les commentaires restent dans le chat de la tâche. Si le client demande une modification plus tard, il suffit de consulter l'historique.

Inviter des participants externes. Vous pouvez inviter des personnes extérieures à votre entreprise dans le chat de la tâche, par exemple des clients, des prestataires ou des freelances.

Un participant externe a uniquement accès à cette tâche. Il peut consulter les échanges, participer au chat et recevoir les notifications par e-mail. Il n'a accès à aucune autre donnée de votre entreprise.

Par exemple, une agence crée un site web pour un client. Celui-ci est invité dans la tâche pour suivre les échanges, donner son avis et recevoir les notifications, tandis que le reste des données de l'entreprise reste inaccessible.

Utiliser CoPilot dans le chat. CoPilot est disponible directement dans le chat de la tâche. Saisissez @, puis sélectionnez CoPilot.

Vous pouvez lui demander de :

• résumer la discussion ;
• proposer des idées ;
• répondre à une question.

Sa réponse apparaît dans le chat et reste visible par tous les participants.

Suivre toutes les discussions. Si vous gérez de nombreuses tâches, utilisez la section Chats de tâches.

Son fonctionnement est similaire à celui du Messenger :

• à gauche, la liste des tâches avec les derniers messages ;
• à droite, le chat de la tâche sélectionnée.

Les tâches ayant reçu de nouveaux messages remontent automatiquement en tête de liste. Vous voyez immédiatement où une réponse est attendue et pouvez répondre sans ouvrir chaque tâche.

Cette vue est particulièrement utile pour :

• les superviseurs, qui suivent les mises à jour de toutes les tâches ;
• les responsables, qui centralisent les échanges de leurs tâches ;
• les observateurs, qui restent informés des changements.

Ouvrez Tâches et projets > Chats de tâches ou dans Messenger > Chats de tâches.

Chats de tâches dans la section Tâches

Chats de tâches dans Messenger

Notifications et compteurs

Les participants reçoivent des notifications selon leur rôle dans la tâche. Les nouveaux messages et les principales mises à jour sont également signalés par des compteurs, ce qui permet de repérer rapidement les actions qui nécessitent une intervention.

Selon leur rôle, les participants reçoivent :

• Responsables et participants : toutes les notifications concernant leurs tâches.
• Créateurs : les événements importants, par exemple lorsque la tâche est terminée, qu'un élément de la liste de contrôle est coché ou qu'un résultat est ajouté.
• Observateurs : les changements de statut, par exemple lors de la création ou de la clôture de la tâche.

Si vous mentionnez un collaborateur dans le chat, il reçoit une notification, quel que soit son rôle.

Appels : échanger à l'oral si nécessaire

Certaines questions se règlent plus facilement à l'oral. Depuis le chat de la tâche, vous pouvez lancer un appel audio ou vidéo sans quitter la tâche.

Après l'appel, consignez les décisions dans le chat afin de conserver un historique complet.

Lors des appels vidéo, CoPilot Follow-Up génère automatiquement une transcription et un résumé de la réunion.
CoPilot Follow-Up : analyse vocale des appels vidéo avec l’IA

Par exemple, l'équipe peine à valider une maquette par écrit. Les participants lancent un appel vidéo depuis le chat, activent CoPilot Follow-Up et résolvent tous les points en quelques minutes. Le résumé est ensuite publié automatiquement dans le chat.

Réunions : planifier sans quitter la tâche

Lorsque plusieurs personnes doivent échanger, créez une réunion directement depuis le chat de la tâche.

1. Cliquez sur l'icône Trombone.
2. Sélectionnez Événement ou réunion.

L'événement est automatiquement lié à la tâche et les participants reçoivent une invitation.

Par exemple, après la livraison d'une maquette, le développeur et le responsable ont plusieurs questions. Au lieu de prolonger la discussion dans le chat, ils planifient une réunion depuis la tâche, examinent ensemble la maquette et définissent les prochaines étapes.