Dans toutes les entreprises, certaines tâches reviennent régulièrement : préparer les déclarations fiscales, suivre le parcours d’intégration des nouveaux employés, préparer un rapport de campagne publicitaire ou organiser la réunion d’équipe hebdomadaire.

Lorsqu'elles sont créées manuellement, il est facile d'oublier une échéance, de renseigner une mauvaise date limite ou de ne pas joindre un document. Résultat : des retards, des erreurs et du temps perdu.

Les tâches récurrentes permettent d'automatiser ces processus. Vous configurez la tâche une seule fois, puis Bitrix24 la crée automatiquement selon le planning défini, avec le responsable, les délais et tous les paramètres nécessaires.

Par exemple, chaque premier jour ouvré du mois, Bitrix24 crée automatiquement la tâche Préparer le rapport de campagne publicitaire et l'assigne au responsable marketing. Le superviseur peut modifier le responsable ou ajuster les délais à tout moment, sans recréer la tâche.

Les tâches récurrentes vous permettent de :

• ne rien oublier : Bitrix24 crée les tâches selon le planning défini et envoie les rappels nécessaires ;
• respecter le planning : plus besoin de recréer les mêmes tâches à chaque échéance ;
• réduire les actions manuelles : l'équipe consacre plus de temps aux tâches importantes ;
• standardiser les processus : chaque tâche est créée avec les mêmes consignes, participants et documents.

Quand utiliser les tâches récurrentes

Les tâches récurrentes sont adaptées à tous les processus qui se répètent selon un planning.

Tâches planifiées. Créez automatiquement des tâches quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles.

Par exemple :

• Ventes : Vérifier les transactions non clôturées dans le CRM chaque vendredi.
• Marketing : Préparer le rapport publicitaire le premier jour ouvré du mois.
• Services généraux : Commander fournitures et consommables une fois par mois.

Contrôles réguliers. Automatisez les inspections, la maintenance préventive ou les audits.

Par exemple :

• Production : Contrôler l'équipement et consigner les résultats de maintenance toutes les deux semaines.
• IT : Vérifier les sauvegardes des systèmes chaque samedi.

Suivi des demandes. Créez automatiquement des tâches de contrôle lorsqu'un suivi régulier est nécessaire.

Par exemple :

• Service client : Vérifier les demandes non résolues et faire le bilan de la semaine chaque vendredi.
• RH : Vérifier le parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs chaque lundi.

Mise à jour des documents. Planifiez les révisions régulières des documents et des procédures.

Par exemple :

• Service juridique : Vérifier et mettre à jour les modèles de contrats tous les trois mois.

Rapprochement des données. Automatisez les contrôles entre plusieurs systèmes.

Par exemple :

• Finance : Rapprocher les soldes des comptes et les opérations financières chaque semaine.

Comment fonctionnent les tâches récurrentes

Une tâche récurrente est basée sur un modèle. Vous le configurez une seule fois en définissant :

• le titre et la description ;
• le responsable et les participants ;
• la date limite ;
• les règles de répétition ;
• les fichiers, listes de contrôle, sous-tâches et autres éléments.

Bitrix24 crée ensuite automatiquement chaque nouvelle tâche selon le planning défini. Toutes les informations du modèle sont reprises dans les tâches créées.

Par exemple, en production, la tâche Contrôler l'équipement et mettre à jour le registre de maintenance est créée automatiquement toutes les deux semaines. Le collaborateur confirme son exécution dans Bitrix24, et le superviseur consulte l'historique des contrôles, sans suivi manuel ni tableur.

Configurer une tâche récurrente

Définissez les paramètres une seule fois. Toutes les nouvelles tâches utiliseront cette configuration.

Paramètres principaux

Renseignez les informations de base :

• titre ;
• description ;
• responsable ;
• participants ;
• fichiers ;
• listes de contrôle ;
• rappels.

Tous ces éléments seront repris dans chaque nouvelle tâche.
Comment créer une tâche

Configurer les répétitions

Choisissez comment les tâches doivent être créées.

Périodicité

Définissez la fréquence de création des tâches :

• jour ;
• semaine ;
• mois ;
• année.

Par exemple, un responsable commercial reçoit automatiquement chaque semaine la tâche Vérifier les nouvelles demandes dans le CRM.

Intervalle

Choisissez l'intervalle entre deux tâches : tous les deux jours, toutes les deux semaines, tous les deux mois, etc.

Par exemple, le superviseur reçoit toutes les deux semaines la tâche Vérifier l’avancement des tâches du service.

Jours précis

Vous pouvez programmer une tâche :

• un jour de la semaine ;
• un jour précis du mois ;
• une date fixe, par exemple le 15 avril.

Définir la date de début

Par défaut, Bitrix24 commence à créer les tâches immédiatement après leur configuration. Vous pouvez toutefois choisir une date de début.

Par exemple, un responsable marketing prépare une campagne qui démarre le 1^er novembre. Il programme la création de la tâche Vérifier les visuels et les textes publicitaires à partir de cette date. Aucune tâche n'est créée avant le lancement de la campagne.

Configurer la fin de la répétition

Si le processus est temporaire, indiquez quand arrêter les répétitions.

Vous pouvez choisir :

• À une date précise : par exemple, jusqu'au 31 décembre.
• Après un nombre défini de répétitions : par exemple, trois tâches pour une campagne de trois semaines.
• Sans limite : les tâches continuent d’être créées jusqu’à ce que vous désactiviez la répétition.

Par exemple, une opération marketing dure trois semaines : définissez trois répétitions, après quoi les tâches ne seront plus créées.

Définir la date limite

Indiquez combien de temps après sa création une tâche doit être terminée.

Par exemple, la tâche Préparer le rapport des ventes peut avoir une échéance fixée à deux jours après sa création. Le responsable voit immédiatement la date limite et peut organiser son travail.

Modifier un modèle de tâche récurrente

Lorsque vous créez une tâche récurrente, Bitrix24 enregistre automatiquement un modèle contenant :

• la description ;
• les participants ;
• les fichiers ;
• les listes de contrôle ;
• le planning ;
• tous les autres paramètres.

Vous pouvez modifier ce modèle à tout moment pour :

• changer le planning ;
• suspendre ou supprimer les répétitions ;
• modifier la description, les délais, les participants ou les fichiers.

Par exemple, le service marketing peut suspendre le modèle Vérifier les campagnes publicitaires pendant une période de faible activité, puis le réactiver lorsque les campagnes reprennent.

En comptabilité, le modèle Déposer les déclarations est mis à jour en début d'année afin d'intégrer les nouvelles échéances et les formulaires actualisés. Les nouvelles tâches sont ainsi créées avec des informations toujours à jour.
Tâches récurrentes dans Bitrix24