Dans une fiche CRM, deux rôles sont disponibles :
- Responsable : employé chargé du client et du processus de vente.
- Observateur : employé ayant accès à la fiche CRM pour suivre le travail avec le client.
Une fiche CRM ne peut avoir qu’un seul responsable, mais plusieurs observateurs.
Les observateurs peuvent consulter la fiche CRM et créer un chat directement depuis la fiche pour discuter de l’élément CRM.
Plans tarifaires
Vous pouvez ajouter des observateurs dans les prospects, les transactions, les contrats, les entreprises, les factures, les processus intelligents et les documents à signer.
Comment ajouter un observateur à une fiche CRM
Vous pouvez ajouter des observateurs dans la version web et dans l’application mobile Bitrix24.
- Ouvrez la fiche CRM.
- Recherchez le champ Observateurs.
- Cliquez sur Ajouter.
- Sélectionnez les employés souhaités.
Utilisez les actions de groupe pour ajouter des observateurs à plusieurs éléments en une seule fois.
Actions de groupe dans le CRM
- Passez en mode Liste.
- Sélectionnez les éléments CRM nécessaires.
- Cliquez sur Ajouter des observateurs.
- Ajoutez les employés souhaités.
- Activez l’option Pour tous pour appliquer l’action à tous les éléments de la liste, y compris sur les autres pages.
- Cliquez sur Appliquer.
Les employés ajoutés comme observateurs pourront consulter la fiche CRM et suivre le travail avec le client.
Les employés reçoivent une notification lorsqu’ils sont ajoutés ou supprimés des observateurs.
- Ouvrez la fiche CRM.
- Recherchez le champ Observateurs.
- Sélectionnez les employés souhaités.
- Appuyez sur Sélectionner.
Les employés reçoivent une notification lorsqu’ils sont ajoutés ou supprimés des observateurs.
Que faire si le champ « Observateurs » n’apparaît pas dans la fiche
Si le champ Observateurs n’est pas visible dans la fiche CRM, il est probablement masqué.
- Cliquez sur Sélectionner un champ.
- Cochez la case du champ Observateurs.
- Enregistrez les modifications.
Le champ apparaîtra ensuite dans la fiche CRM.
Droits d'accès dans le CRM
Comment créer un chat pour discuter de l'élément CRM
Créez un chat directement depuis la fiche CRM pour éviter d’ajouter les participants manuellement. Le responsable et les observateurs de la fiche seront automatiquement ajoutés au chat.
- Ouvrez la fiche CRM.
- Dans la chronologie, cliquez sur Discuter dans la conversation.
Vous pourrez ensuite ouvrir rapidement le chat depuis la fiche CRM, sans le rechercher dans la liste des discussions.
Vous pouvez créer un chat depuis la liste des éléments CRM ou directement depuis une fiche.
- Appuyez sur Trois points (...).
- Sélectionnez Discuter dans le chat.
Si un chat existe déjà pour cet élément CRM, il s’ouvrira automatiquement.
Les participants du chat et les observateurs dans la fiche CRM sont synchronisés.
- Si vous ajoutez au chat d’un élément CRM un employé qui n’apparaît pas dans la fiche CRM, il devient automatiquement observateur. Si vous le retirez ensuite du chat, il reste observateur dans la fiche CRM.
- Si vous ajoutez un employé comme observateur dans un élément CRM, il est automatiquement ajouté au chat associé et peut voir tous les messages. Si vous le supprimez de la fiche CRM, il est aussi retiré du chat.
- Pour limiter l’accès à l’historique des échanges, ajoutez l’employé au chat de l’élément CRM puis décochez l’option Afficher l’historique. L’utilisateur ne verra que les nouveaux messages.
- Si un employé ne doit pas voir les discussions du chat lié à l’élément CRM, ajoutez-le comme observateur dans la fiche CRM puis supprimez-le des participants du chat.
Comment supprimer un observateur d'une fiche CRM
Si un employé ne travaille plus avec le client, supprimez-le des observateurs dans la fiche CRM.
- Ouvrez la fiche CRM.
- Cliquez sur Éditer.
- Supprimez l’employé des observateurs.
- Enregistrez les modifications.
- Ouvrez la fiche CRM.
- Appuyez sur l’icône en forme de crayon dans le champ Observateurs.
- Décochez les employés à supprimer.
- Appuyez sur Sélectionner.
- Enregistrez les modifications.
Résumé
- Ajoutez des observateurs à une fiche CRM pour leur donner accès aux informations client et aux échanges liés à l’élément.
- Vous pouvez gérer les observateurs et créer des chats depuis la version web et l’application mobile Bitrix24.
- Lorsque vous créez un chat depuis une fiche CRM, le responsable et les observateurs sont automatiquement ajoutés.
- Si vous supprimez un employé des observateurs, il est aussi retiré du chat associé.