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Droits d'accès dans le CRM

Évaluation:
Les utilisateurs de Bitrix24 peuvent recevoir différents accès aux données CRM en fonction des droits d'accès configurés.

Le niveau d'accès peut être défini pour :
  • Les prospects
  • Les contacts
  • Les entreprises 
  • Les transactions
  • Les devis
  • Les factures
  • Les formulaires CRM 
  • Les widgets du site
Les droits d'accès CRM de Bitrix24 ne permettent pas de configurer l'accès des utilisateurs au Catalogue des produits. Par défaut, seul l'administrateur du compte Bitrix24 peut ajouter des produits au catalogue.
Plusieurs niveaux d'accès sont disponibles :
  • Accès refusé
  • Personnel
  • Personnel et service
  • Personnel, service et sous-département
  • Tout ouvert
  • Tous
Veuillez noter que vous pouvez accorder/refuser un accès à un enregistrement CRM tout entier, mais pas à ses parties. Par exemple, si vous voulez donner un accès à un prospect, toutes les données associées seront accessibles, dont les activités du prospect, les messages, etc. Vous ne pouvez pas uniquement donner/refuser l'accès aux activités du prospect, ou à des champs en particulier.
L'accès doit être configuré individuellement pour chaque action :
  • Lecture
  • Ajout
  • Mise à jour
  • Suppression
  • Exportation
  • Importation
Veuillez noter que le système accorde un accès en suivant cette règle : si un utilisateur reçoit plusieurs rôles (par ex. : il appartient à un groupe de travail et à un service dotés de rôles différents), il reçoit toujours le plus haut niveau d'accès autorisé par ses différents rôles.

Comment configurer

Ouvrez CRM > Plus > Paramètres >Permissions > Droits d'accès.

Access Permissions in CRM_1.png

La page des droits d'accès vous permet de sélectionner des utilisateurs et des groupes via Ajouter des droits d'accès et d'assigner des Rôles d'accès. Cliquez sur Ajouter pour ajouter un nouveau rôle, ou cliquez sur Éditer pour en configurer un existant.

Access Permissions in CRM_2.png

Sur la page de gestion des rôles, définissez le niveau d'accès pour chaque action avec chaque type d'enregistrement CRM. Les accès aux formulaires CRM en ligne et aux widgets du site peuvent également être configurés ici.

Access Permissions in CRM_3.png

Veuillez noter que l'accès peut être configuré individuellement pour chaque statut de prospect, étape de transaction et pipeline. Cliquez sur l'icône + pour tout dérouler :
Access Permissions in CRM_4 (1).png


Le niveau d'accès est différent de ce que j'ai configuré

Si vous avez configuré des droits d'accès pour votre employé dans CRM > Paramètres > Droits d'accès, mais que le niveau d'accès de l'employé est différent de ce que vous avez paramétré (par ex. : l'utilisateur voit ce qu'il ne devrait pas pouvoir voir), la raison en est peut-être que l'utilisateur est également membre d'un groupe ou d'un département dans les Droits d'accès.

Par exemple : Mon entreprise : Le groupe Employés dispose des accès d'administrateur complets, alors qu'un employé individuel a le rôle accès limité. Dans ce cas, nous avons un conflit de droits d'accès.
Veuillez noter que, dans ce genre de cas, le système accorde un accès en suivant cette règle : si un utilisateur reçoit plusieurs rôles (par ex. : il appartient à groupe de travail et à un service dotés de rôles différents), il reçoit toujours le plus haut niveau d'accès autorisé par ses différents rôles.

Droits d'accès pour les équipes commerciales

Si plusieurs de vos équipes commerciales travaillent indépendamment, vous pouvez configurer les droits d'accès pour que chaque membre de chaque équipe ait uniquement accès aux enregistrements de son équipe. En d'autres termes, une équipe n'aura pas accès aux avis des autres équipes.

Le Catalogue des produits de Bitrix24 est commun à toutes les équipes commerciales et responsables d'un même compte Bitrix24.
Voici comment configurer les droits d'accès pour les équipes commerciales :

  • Allez dans CRM > Paramètres > Permissions> Droits d'accès  et cliquez sur Ajouter un rôle.
  • Définissez le niveau d'accès Personnel et service (ou Personnel, service et sous-département) pour les entités CRM dont vous voulez limiter l'accès. Veuillez vous assurer d'avoir également vérifié les accès aux étapes de transaction et aux statuts des prospects (cliquez sur + pour dérouler). Enregistrez.
  • Cliquez sur Ajouter des droits d'accès, sélectionnez les utilisateurs et définissez le rôle (que vous venez de créer) pour eux.

Les équipes commerciales et les superviseurs peuvent avoir des rôles différents. Pour cela, vous devez créer un autre rôle et le nommer Superviseur des ventes. 

Par exemple, les simples commerciaux peuvent avoir "Accès lecture = personnel et service", mais "Accès édition = Personnel", ce qui indique que l'utilisateur peut voir tous les enregistrements de l'équipe commerciale, mais ne peut éditer que les siens. Le superviseur d'une équipe commerciale peut recevoir des droits étendus. Par exemple, le responsable d'une équipe commerciale peut avoir les enregistrements sur "Édition et suppression = Personnel et service" "Affichage = Tout". Dans ce cas, le superviseur de l'équipe commerciale peut consulter tous les enregistrements de toutes les équipes, mais ne peut ajouter et éditer que ceux de son propre service.

Qui peut accéder aux paramètres CRM

Par défaut, seuls les administrateurs Bitrix24 peuvent accéder à l'intégralité des paramètres CRM de Bitrix24. Mais ils peuvent utiliser la page des Droits d'accès pour accorder à de simples utilisateurs l'accès aux paramètres CRM. Veuillez noter que cela permet uniquement d'accès aux paramètres du module CRM, pas à ceux des autres fonctionnalités Bitrix24.

Cet accès devrait être accordé à un rôle de permission d'accès en particulier (CRM > Paramètres > Permissions > Droits d'accès > ouvrir le rôle > activer l'option L'utilisateur peut éditer les paramètres.

Access Permissions in CRM_5.png

Option Accessible pour tous

L'option Accessible pour tous peut être activée depuis le formulaire d'enregistrement CRM et est utilisée par le système pour régler les droits d'accès sur "Tout ouvert". Cela signifie que si les commerciaux ont le droit d'accès de prospect Lecture = Tout ouvert, le commercial voit tous les prospects dotés de cette option activée. Comparé à l'accès = Tous, l'option Tout ouvert permet de limiter la disponibilité à ces enregistrements quand le responsable en a autorisé l'accès (quand il a activé l'option Disponible pour tous).

Access Permissions in CRM_6.png
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