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Importation de données dans le CRM Bitrix24

Si vous souhaitez migrer vos données depuis un autre CRM, ou si vous souhaitez simplement télécharger votre base de données CRM dans le système, voici ce que nous pouvons vous proposer :

Voici ce que vous pouvez importer dans le CRM Bitrix24 :
  • base de prospects, de transactions, de contacts ou d'entreprises ;
  • champs que les entités Bitrix24 ne possèdent pas (vous trouvez des informations à ce sujet dans la section Importer des champs personnalisés ci-dessous) ;
  • liste des enregistrements dans Excel (vous devrez d'abord l'enregistrer au format CSV) ;
  • enregistrements de contacts vCard, GMail, Outlook, Yahoo.

En plus de cela, vous pouvez :

  • profiter du contrôle des doublons pendant le processus d'importation ;
  • spécifier la connexion entre le contact et l'entreprise.

Voici ce que vous ne pouvez pas importer dans le CRM Bitrix24 :

  • journaux d'activité CRM (tâches, e-mails, réunions, etc.) ;
  • fichiers CRM enregistrés (vous pouvez les télécharger dans le lecteur Bitrix24) ;
  • enregistrement des dossiers de communication des agents de vente.
Important : la liste des enregistrements CRM que vous importerez dans Bitrix24 doit être au format CSV. Si vous disposez d'un fichier Excel, vous devez d'abord l'enregistrer au format CSV.

Importer des prospects, des transactions, des contacts et des entreprises

Vous pouvez utiliser des processus d'exportation-importation pour transférer vos données vers le CRM Bitrix24, c'est-à-dire pour exporter les données de votre CRM précédent et les télécharger dans votre CRM Bitrix24.

Veuillez noter que vous pouvez actuellement importer la liste des prospects, transactions, contacts, entreprises ou produits. Les activités CRM ne peuvent pas être importées.

Voici comment vous pouvez importer des prospects, des transactions, des contacts ou des entreprises :

  • Créez d'abord la liste des entités CRM (prospects, transactions, contacts, entreprises) au format CSV. Vous pouvez également utiliser le fichier exporté de votre ancien CRM.
  • Ouvrez votre compte Bitrix24 et accédez à la section CRM. Utilisez l'option Importation en cliquant sur le bouton Icône d'engrenage.
  • Dans le cas des contacts, vous trouverez plusieurs options d'importation - si vous n'importez pas vos données depuis Gmail, Outlook, Yahoo, etc., utilisez l'option Importer un fichier CSV personnalisé.

  • Ouvrez le formulaire d'importation et téléchargez votre fichier.
  • Veuillez prendre en compte les recommandations suivantes :
    • téléchargez le fichier d'exemple à partir de la page d'importation ;
    • assurez-vous d'avoir enregistré votre fichier d'importation au format CSV ;
    • n'oubliez pas de remplir les champs obligatoires pour chaque élément CRM pour que la procédure d'importation soit réussie :
      • Prospects – nom ;
      • Transactions - nom de la transaction ;
      • Contacts - nom complet (prénom + nom) ;
      • Entreprises - nom de l'entreprise.
    • importez d'abord les entreprises, puis les contacts ; alors vous pouvez les lier.
  • Cliquez sur le bouton Continuer. Dans l'onglet Correspondance des champs, faites correspondre les champs de votre fichier avec les champs correspondants dans Bitrix24. Notez que si Bitrix24 n'a pas certains champs que vous souhaitez importer, vous devrez d'abord les créer à partir de la section CRM – Paramètres - Paramètres des formulaires et des rapports - Champs personnalisés.
  • Dans l'onglet Contrôle des doublons, vous pouvez spécifier l'action que le système entreprendra lors de la recherche de doublons pendant le processus d'importation : Importer tous, Remplacer existants, Fusionner, Ignorer.
  • Tout est prêt ! Dans l'onglet Importation, vous trouverez le nombre d'enregistrements qui ont été importés avec succès.

Importer des produits

Vous pouvez importer des produits dans le catalogue Bitrix24 à partir de la section CRM - Produits, cliquez sur le bouton Icône d'engrenage et choisissez l’option Importer des produits.

En savoir plus sur l'importation de produits dans l'article - Comment importer des produits dans le CRM.

Importer des champs personnalisés

Si votre fichier d'importation contient des champs qui n'apparaissent pas parmi les champs par défaut de Bitrix24, vous pouvez les créer en tant que champs personnalisés pour les éléments CRM appropriées. Cela aidera la procédure d'importation réussie.

Pour ajouter un champ personnalisé au CRM Bitrix24, accédez à la section CRM – Paramètres - Paramètres des formulaires et des rapports - Champs personnalisés, cliquez sur Ajouter un champ pour l'élément souhaité.

Précisez les paramètres du champ nouvellement créé (son nom, son type, s'il s'agit d'un champ multiple ou obligatoire, s'il doit apparaître dans le filtre et dans la liste des champs). N'oubliez pas d’enregistrer les paramètres. Vous pouvez en savoir plus sur la création de champs personnalisés ici.

Si vous avez défini le type de champ Liste, n'oubliez pas d'ajouter toutes les valeurs possibles que vous avez dans votre fichier. Sinon, le champ correspondant sera importé avec la valeur Non sélectionne.

Pour faire apparaître le champ personnalisé parmi les autres champs d’élément CRM, allez dans le formulaire d’élément et cliquez sur Sélectionner un champ et choisissez le champ créé.

Ouvrez votre fichier d'importation et donnez à votre champ personnalisé le même nom que ce champ dans Bitrix24 (cette étape n'est pas obligatoire, mais elle vous aidera à éviter toute confusion lors de l'importation de vos données).

Lors du processus d'importation, dans le deuxième onglet Champs, associez les champs de votre fichier aux champs correspondants de Bitrix24.

Contrôle des doublons

Actuellement, le contrôle des doublons lors du processus d'importation est effectué pour les prospects, les contacts et les entreprises. Veuillez noter que cette option n'est disponible que pour les abonnés des plans commerciaux Bitrix24.

Spécifier la connexion entre le contact et l'entreprise

Tout d'abord, veuillez importer des entreprises. Ensuite, lors de l'importation des contacts, choisissez le champ correspondant Entreprise :

Dans ce cas, la connexion entre le contact et l'entreprise sera établie automatiquement.

Échec de l'importation

Si vous voyez des caractères étranges et/ou des points d'interrogation une fois l'importation terminée, vérifiez l'encodage du fichier CSV : il doit être en UTF-8.

Vous pouvez également utiliser des programmes spéciaux pour changer l'encodage de votre fichier en UTF-8.

La meilleure façon de réussir l'importation est de télécharger notre exemple de fichier d’importation, de le remplir avec vos données et de l'importer. Vous pouvez également exporter vos prospects/transactions/contacts/entreprises et les remplacer par des données que vous souhaitez importer.
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