Conflit des droits d'accès dans le CRM

Auteur : Nicolas Courtois

Dernière mise à jour : 17 juin 2022

Le conflit survient lorsque différents droits d'accès ont été attribués au même employé. Un utilisateur peut travailler dans plusieurs services en même temps ou il dispose de droits d'accès personnels différents des droits d'accès de son service. Dans ce cas, les droits d'accès attribués ne peuvent pas fonctionner correctement.

Pour plus d'informations sur les droits d'accès dans le CRM et comment les configurer, consultez l'article - Droits d'accès dans le CRM.

Rôles dans le CRM

Les rôles dans le CRM peuvent être divisés en 2 groupes :

Rôles personnels - attribués à un employé spécifique. Peu importe dans quel département l'utilisateur travaille.

Rôles de groupe - sont attribués à un groupe d'utilisateurs, par exemple, un service de la structure de l'entreprise ou des membres d'un groupe/projet.

Droits d'accès dans le CRM

Les droits d'accès peuvent être divisés en 2 groupes : Détaillés et Hérités.

Les droits d'accès détaillés sont surlignés en noir. Ils peuvent être utilisés pour tous les éléments et étapes.

Les droits d'accès hérités sont marqués en gris et ne peuvent être utilisés que pour les étapes des éléments.

Par défaut, tous les droits de l'étape sont hérités. Si l'option Tous est sélectionnée dans la ligne Deal (Transaction), et Hériter sur les étapes, alors l'accès sera donné à toutes les étapes.

Comment fonctionnent les droits d'accès en cas de conflits

Les droits détaillés sont plus importants que les droits hérités, et parmi les droits hérités, ceux qui ont plus d'autorisations s'appliquent. Si un employé dispose de droits détaillés qui interdisent l'accès aux transactions et que les droits hérités l'autorisent, l'accès est refusé.
Parmi les droits personnels et les droits d'accès de groupe, ceux qui donnent plus de pouvoir s'appliqueront. Si les droits hérités personnels d'un employé interdisent l'accès et que les droits hérités de groupe l'autorisent, l'accès sera accordé.

Examinons en détail l'exemple suivant :

Exemple. L'employé travaille dans 2 services avec des droits d'accès différents. Pour le premier département, l'accès aux transactions est refusé, pour le deuxième département - autorisé. Dans le premier cas, les droits d'accès sont détaillés, dans le second cas - hérités.

Dans ce cas, l'utilisateur n'a pas accès aux transactions, car les droits d'accès détaillés sont plus importants que ceux hérités.

Toutes les transactions et les prospects sont à certaines étapes, par conséquent, ce sont les droits à l'étape qui sont pris en compte.

Comment éviter les conflits de droits d'accès

Les conseils suivants peuvent vous aider à définir correctement les droits d'accès :

Si un petit nombre d'employés travaillent avec le CRM, configurez des droits personnels et non des droits de groupe.

Commencez à configurer les droits d'accès de haut en bas. D'abord pour les départements, puis pour les sous-départements.

Configurez les rôles pour chaque département séparément. Évitez d'utiliser les rôles Tous les employés du service et des sous-services. Prenez un peu plus de temps, mais configurez des rôles distincts pour les sous-services.

Essayez de ne pas utiliser le rôle Employé et ses superviseurs. Pour cette raison, les chefs de service ont souvent des conflits de droits d'accès.

Si les droits à l'étape dupliquent les droits sur l'élément, choisissez l'héritage et ne définissez pas les droits manuellement. Avec un grand nombre d'utilisateurs, de rôles et de droits, une charge accrue peut être créée et le CRM fonctionnera plus lentement.

Si vous avez déplacé un employé dans un autre service, réenregistrez ses éléments. Après cela, les droits d'accès seront mis à jour et commenceront à fonctionner correctement. Lire la suite dans l'article - Problèmes d'accès après modification de la structure de l'entreprise.