La Base de connaissances 2.0 de Bitrix24 permet de centraliser les procédures, les supports de formation et d’autres ressources dans un espace collaboratif. Vous pouvez créer plusieurs bases de connaissances, organiser les contenus, gérer les accès et collaborer sur les documents avec votre équipe.
Plans tarifaires
Dans cet article, découvrez comment :
Ouvrir la section Base de connaissances 2.0
Dans le menu principal, ouvrez Base de connaissances 2.0.
Ouvrez Menu > Base de connaissances 2.0.
Utiliser le panneau de configuration
Le panneau de configuration permet de naviguer entre les bases de connaissances, de rechercher des documents, de gérer les contenus et de personnaliser l’affichage.
Le panneau se trouve à gauche de l’écran.
Barre de recherche : recherchez des documents à l’aide de mots-clés.
- Saisissez votre requête.
- Sélectionnez un résultat.
- Pour afficher tous les résultats, cliquez sur Afficher tous les résultats ou appuyez sur Entrée.
Plus (+) : créer un document ou une base de connaissances.
Bases de connaissances 2.0 : comment créer et configurer
Partagé avec moi : affiche les documents auxquels vos collègues vous ont donné accès.
Bases de connaissances : affiche toutes les bases auxquelles vous avez accès. Cliquez sur l’onglet pour développer ou réduire la liste.
Archives : contient les bases de connaissances et documents archivés. Vous pouvez les restaurer à tout moment.
Corbeille : contient les documents supprimés pendant 30 jours avant leur suppression automatique.
Droits d'accès : définissez qui peut créer, modifier, consulter ou importer des bases de connaissances.
Configurer les droits d'accès à la Base de connaissances 2.0
Importer une base de connaissances : importez une base depuis une source externe, par exemple Outline.
Icône lune ou soleil : activez le thème sombre ou clair. Ce paramètre s’applique uniquement à votre compte.
Icône flèche : réduisez le panneau pour libérer de l’espace à l’écran.
Dans l’application mobile, vous pouvez :
- créer des bases de connaissances et des documents ;
- rechercher des contenus par mots-clés ;
- activer le thème sombre ou clair.
Appuyez sur Menu (☰) en haut à gauche pour ouvrir le panneau de configuration, puis sélectionnez l’outil ou la section souhaitée.
Gérer une base de connaissances
Développez l’onglet Bases de connaissances puis sélectionnez une base.
Créer un document. Cliquez sur + Créer un document en haut à droite. Le document est ajouté à la base et s’ouvre en mode édition.
Copier le lien. Partagez la base dans un message, une tâche, un tableau ou un autre élément. Les utilisateurs pourront y accéder selon leurs droits d’accès. Cliquez sur l’icône de lien en haut à droite pour copier l’adresse dans le presse-papiers.
Menu de la base de connaissances. Cliquez sur Trois points (...) puis choisissez une action :
- Archiver : déplacer la base vers les Archives ;
- Paramètres : configurer les droits d’accès ;
- Supprimer : déplacer la base vers la Corbeille.
Renommer. Cliquez sur l’icône crayon à côté du nom, saisissez un nouveau nom puis cliquez en dehors du champ. Les modifications sont enregistrées automatiquement.
Structure des documents. Ouvrez l’onglet Tous les documents pour afficher l’ensemble des contenus ou Mes documents pour voir uniquement ceux que vous avez créés.
Développez l’onglet Bases de connaissances puis sélectionnez une base.
Créer un document. Appuyez sur + Créer un document en haut à droite. Le document est ajouté à la base et s’ouvre en mode édition.
Copier le lien. Partagez la base dans un message, une tâche, un tableau ou un autre élément. Les utilisateurs pourront y accéder selon leurs droits d’accès. Appuyez sur l’icône de lien en haut à droite pour copier l’adresse dans le presse-papiers.
Menu de la base de connaissances. Appuyez sur Trois points (...) puis choisissez une action :
- Archiver : déplacer la base vers les Archives ;
- Paramètres : configurer les droits d’accès ;
- Supprimer : déplacer la base et ses documents vers la Corbeille.
Renommer. Appuyez sur l’icône crayon à côté du nom, saisissez un nouveau nom puis appuyez sur Entrée.
Structure des documents. Ouvrez Tous les documents pour afficher l’ensemble des contenus ou Mes documents pour voir uniquement ceux que vous avez créés.
Gérer un document
Modifier. Cliquez sur Modifier en haut à droite.
Comment mettre en forme un document
Copier le lien. Partagez le document dans un message, une tâche, un tableau ou un autre élément. Cliquez sur l’icône de lien en haut à droite pour copier l’adresse dans le presse-papiers.
Menu du document. Cliquez sur Trois points (...) puis choisissez une action :
- Copier : copier le contenu de la page dans le presse-papiers ;
- Archiver : déplacer le document vers les Archives ;
- Paramètres : configurer les droits d’accès ;
- Supprimer : déplacer le document vers la Corbeille.
Dans l’application mobile, vous disposez des mêmes options que dans la version web.
- Ouvrez le document puis choisissez une action : modifier ou copier le lien.
- Appuyez sur Trois points (...) pour :
- copier le contenu de la page ;
- archiver le document ;
- supprimer le document ;
- configurer les droits d’accès.
Utiliser les Archives
Archivez une base de connaissances ou un document pour le retirer temporairement de l’espace de travail. Vous pourrez le restaurer à tout moment.
Les documents d’une base archivée apparaissent séparément dans les Archives, avec le nom de leur base d’origine.
Ouvrez une base ou un document puis cliquez sur Trois points (...) > Archiver.
Pour gérer tous les contenus archivés, ouvrez Archives puis cliquez sur Trois points (...) en haut à droite.
Actions disponibles :
- Tout restaurer : restaurer tous les contenus archivés ;
- Tout supprimer : déplacer tous les contenus vers la Corbeille.
Pour gérer un élément spécifique, ouvrez-le puis cliquez sur Trois points (...) > Restaurer ou Supprimer.
Ouvrez une base ou un document puis appuyez sur Trois points (...) > Archiver.
Ouvrez Archives puis appuyez sur Trois points (...) en haut à droite.
Actions disponibles :
- Tout restaurer : tous les contenus archivés redeviennent accessibles. La structure des bases et les droits d’accès sont conservés.
- Tout supprimer : tous les contenus sont déplacés vers la Corbeille.
Pour gérer un élément spécifique, ouvrez-le puis appuyez sur Trois points (...) > Restaurer ou Supprimer.
Utiliser la Corbeille
Supprimez une base de connaissances ou un document pour le déplacer vers la Corbeille. Les contenus y restent pendant 30 jours avant d’être supprimés automatiquement.
Pendant cette période, vous pouvez les restaurer.
Ouvrez une base ou un document puis cliquez sur Trois points (...) > Supprimer > Oui, supprimer.
Pour gérer tous les contenus supprimés, ouvrez Corbeille puis cliquez sur Trois points (...) en haut à droite.
Actions disponibles :
- Tout restaurer : restaurer tous les contenus supprimés ;
- Vider la corbeille : supprimer définitivement les contenus.
Pour gérer un élément spécifique, ouvrez-le puis cliquez sur Trois points (...) et choisissez Restaurer ou Supprimer définitivement.
Ouvrez une base ou un document puis appuyez sur Trois points (...) > Supprimer > Oui, supprimer.
Ouvrez Corbeille puis appuyez sur Trois points (...) en haut à droite.
Actions disponibles :
- Tout restaurer : restaurer tous les contenus supprimés ;
- Vider la corbeille : supprimer définitivement les contenus.
Pour gérer un élément spécifique, ouvrez-le puis appuyez sur Trois points (...) et choisissez Restaurer ou Supprimer définitivement.
Mettre en forme un document
Ouvrez un document puis cliquez sur Modifier. Ajoutez du texte et appliquez la mise en forme souhaitée. Toutes les modifications sont enregistrées automatiquement.
Annuler et rétablir. Utilisez les flèches pour annuler ou rétablir une action.
Style du texte. Appliquez un texte normal ou des titres de niveau 1 à 4 pour structurer le document.
Mise en forme du texte. Vous pouvez :
- mettre le texte en gras ;
- utiliser l’italique ;
- souligner ;
- barrer ;
- afficher du texte sous forme de code.
Utilisez ces styles pour mettre en valeur des informations importantes. Par exemple, le gras permet de signaler une étape obligatoire et le texte barré d’indiquer une action obsolète.
Citation : ajoute une ligne verticale pour mettre en avant une information importante, une recommandation ou une remarque.
Bloc de code : insère un extrait de code dans un bloc dédié. Pratique pour partager des scripts, des requêtes ou des exemples techniques.
Encadré : met en évidence une information à l’aide d’une couleur et d’une icône. Utilisez-le pour afficher des notes, des conseils, des avertissements ou des informations importantes.
Cliquez sur l’icône d’information puis choisissez un symbole.
Exposant et indice : utiles pour les formules, les symboles chimiques et les notations spécifiques.
Alignement du texte : choisissez un alignement à gauche, centré, à droite ou justifié.
Ligne horizontale : sépare visuellement les sections du document.
Listes : créez des listes à puces, numérotées ou des check-lists.
Couleur du texte et de l’arrière-plan : mettez en évidence les informations importantes grâce à des repères visuels.
Insertion : ajoutez un lien, un tableau, un fichier, une image ou une vidéo jusqu’à 5 Go.
Cliquez sur le Plus (+) dans la barre d’outils puis sélectionnez l’élément à ajouter.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminé pour quitter le mode édition.
Dans l’application mobile, vous disposez des mêmes options de mise en forme que dans la version web.
- Ouvrez le document puis appuyez sur Modifier.
- Ajoutez votre contenu et appliquez la mise en forme souhaitée.
- Maintenez la barre d’outils puis faites-la défiler pour afficher toutes les options disponibles.
- Appuyez sur Terminé pour quitter le mode édition.
Résumé
- La Base de connaissances 2.0 permet de centraliser les contenus et de collaborer sur des documents.
- Le panneau de configuration permet de rechercher des contenus, de créer des documents et de gérer les paramètres.
- Vous pouvez partager des liens, configurer les droits d’accès, archiver ou supprimer des bases de connaissances et des documents.
- Les contenus archivés peuvent être restaurés à tout moment.
- Les contenus supprimés restent dans la Corbeille pendant 30 jours.
- Toutes les modifications sont enregistrées automatiquement.