Base de connaissances 2.0 vous permet de créer des espaces de documentation pour stocker des instructions, des procédures et d’autres ressources utiles.
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez :
- créer un nombre illimité de bases de connaissances pour chaque département ou activité ;
- organiser le contenu avec des sections, sous-sections et documents imbriqués ;
- configurer précisément les droits d'accès pour chaque base de connaissances et chaque document ;
- modifier des documents avec vos collègues en temps réel ;
- ajouter des fichiers, des photos, des vidéos, des tableaux et des liens.
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Dans cet article, découvrez comment :
Comment créer une base de connaissances
Par défaut, tous les employés peuvent créer des bases de connaissances. L’administrateur Bitrix24 peut limiter cet accès.
Comment configurer les droits d'accès dans la section Base de connaissances 2.0
Vous pouvez créer une base de connaissances vide ou une base avec un document déjà créé.
Ouvrez le menu puis accédez à la section Base de connaissances 2.0.
Créer une base vide. Cette option est pratique si vous souhaitez d’abord configurer les droits d'accès.
- Cliquez à côté de la barre de recherche sur Plus (+) > Base de connaissances.
- Saisissez un nom. Il sera affiché dans la liste et visible par les employés ayant accès à la base.
- Définissez les droits d'accès pour des employés, projets ou départements spécifiques.
- Cliquez sur Créer.
Créer une base avec un document. Cette option est pratique si vous souhaitez commencer à remplir la base immédiatement. Vous pourrez configurer les droits d'accès plus tard.
- Cliquez à côté de la barre de recherche sur Plus (+) > Document > Ajouter.
- Saisissez le nom de la base puis cliquez sur + Créer une base de connaissances.
- Le document s’ouvrira et la base sera ajoutée en haut de la liste dans le panneau de gauche.
- Accédez à Menu > Base de connaissances 2.0.
- Appuyez en haut à gauche sur Menu (☰) pour ouvrir le panneau de gestion avec la liste des bases de connaissances.
Créer une base vide. Cette option est pratique si vous souhaitez d’abord configurer les droits d'accès.
- À côté de la barre de recherche, appuyez sur Plus (+) > Base de connaissances.
- Définissez les droits d'accès pour des employés, projets ou départements spécifiques.
Comment configurer les droits d'accès à une base de connaissances - Appuyez sur Créer.
Une base de connaissances vide s’ouvrira.
Créer une base avec un document. Cette option est pratique si vous souhaitez commencer à remplir la base immédiatement. Vous pourrez configurer les droits d'accès plus tard.
- À côté de la barre de recherche, appuyez sur Plus (+) > Document > Ajouter.
- Saisissez le nom de la base puis appuyez sur + Créer une base de connaissances.
- Le document s’ouvrira en mode édition et la base sera ajoutée à la liste.
Comment ajouter un document
Les documents sont stockés dans une base de connaissances. Vous pouvez les imbriquer pour créer une hiérarchie de sections et de sous-sections.
Vous pouvez ajouter un document depuis le panneau de gestion ou directement depuis la liste des bases de connaissances.
Depuis le panneau de gestion. Cette option est pratique si vous avez beaucoup de bases de connaissances et que vous souhaitez ajouter rapidement un document.
- À côté de la barre de recherche, cliquez sur Plus (+) > Document > Ajouter.
- Commencez à saisir le nom puis sélectionnez une base de connaissances dans la liste.
- Cliquez sur Créer.
- Le document sera ajouté à la base et s’ouvrira en mode édition.
Depuis la liste des bases de connaissances. Cette option permet d’ajouter un document directement dans la section souhaitée.
- Développez la liste en cliquant sur Bases de connaissances.
- Cliquez sur le Plus (+) à côté de la base ou de la section souhaitée.
Autre méthode : ouvrez la base souhaitée puis cliquez sur + Créer un document.
Le document sera ajouté à la base et s’ouvrira en mode édition.
Appuyez en haut à gauche sur Menu (☰).
Depuis le panneau de gestion. Cette option est pratique si vous avez beaucoup de bases de connaissances et que vous souhaitez ajouter rapidement un document.
- À côté de la barre de recherche, appuyez sur Plus (+) > Document > Ajouter.
- Commencez à saisir le nom puis sélectionnez une base de connaissances dans la liste.
- Le document sera ajouté à la base et s’ouvrira en mode édition.
Depuis la liste des bases de connaissances. Cette option permet d’ajouter un document directement dans la section souhaitée.
- Maintenez appuyé le document ou la base souhaitée. Le bouton Plus (+) apparaîtra à droite du nom.
- Appuyez sur Plus (+).
Autre méthode : ouvrez la base de connaissances puis appuyez sur Créer un document.
Le document sera ajouté à la base et s’ouvrira en mode édition.
Comment configurer la structure
Dans la section Base de connaissances 2.0, les documents sont organisés sous forme d’arborescence et peuvent contenir du texte, des fichiers et d’autres pièces jointes.
Lorsqu’un document est ajouté dans un autre document, le document parent devient une section avec son propre contenu et une liste de pages imbriquées.
Pour modifier la structure :
- Maintenez un document dans le panneau de gauche.
- Faites-le glisser vers l’emplacement souhaité dans la même base de connaissances ou dans une autre section.
Cette fonctionnalité est disponible uniquement dans la version ordinateur de Bitrix24.
Comment configurer les droits d'accès
Les paramètres avancés permettent de gérer l’accès aux informations à différents niveaux.
Configurer l’accès à la section Base de connaissances 2.0. L’administrateur Bitrix24 peut définir qui peut créer, consulter, modifier et importer des bases de connaissances.
- Cliquez sur Paramètres (⚙️).
- Cliquez sur Plus (+) sous le nom du rôle puis sélectionnez des employés, départements ou projets.
- Cliquez sur Plus (+) dans la dernière colonne pour créer un nouveau rôle.
- Définissez les droits pour chaque rôle puis enregistrez les modifications.
Configurer l’accès à une base de connaissances ou à un document. Vous pouvez partager une base de connaissances entière ou uniquement certains documents. Par exemple, une base sur les processus internes peut être accessible à tous les employés, tandis que les instructions de validation des contrats peuvent être réservées au département juridique. Un accès rapide aux bonnes informations aide les nouveaux employés à prendre leurs repères plus vite et permet à l’équipe de travailler selon des règles communes.
Par défaut, seule la personne qui a créé la base de connaissances y a accès.
- Ouvrez une base de connaissances ou un document puis cliquez en haut à droite sur Trois points (...).
- Choisissez :
- pour une base de connaissances : Paramètres ;
- pour un document : Droits d'accès au document.
- Pour chaque niveau d’accès, sélectionnez des employés, projets ou départements.
- Administration : accès complet à la base de connaissances : suppression, configuration des droits et gestion de tous les documents.
- Modification : permet de modifier les documents, d’ajouter des blocs et des fichiers.
- Consultation : permet de lire les documents et de télécharger les fichiers joints.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Ouvrez une base de connaissances ou un document puis appuyez en haut à droite sur Trois points (...).
- Choisissez :
- pour une base de connaissances : Paramètres ;
- pour un document : Droits d'accès au document.
- Configurez les droits d'accès. Dans le champ correspondant au niveau d’accès souhaité, appuyez sur Ajouter puis sélectionnez des employés, projets ou départements.
- Administration : accès complet à la base de connaissances : suppression, configuration des droits et gestion de tous les documents.
- Modification : permet de modifier les documents, d’ajouter des blocs et des fichiers.
- Consultation : permet de lire les documents et de télécharger les fichiers joints.
- Appuyez sur Enregistrer.
Résumé
- Base de connaissances 2.0 dans Bitrix24 permet de stocker des instructions, des procédures et d’autres ressources de travail dans un espace en ligne structuré. Vous pouvez créer des bases distinctes pour différents départements, configurer la structure et les droits d'accès, ainsi que modifier des documents en équipe.
- L'outil Base de connaissances 2.0 est disponible sur ordinateur et dans l’application mobile Bitrix24.
- Pour créer une base de connaissances sur ordinateur, ouvrez Base de connaissances 2.0 > Plus (+) > Base de connaissances. Saisissez un nom, configurez les droits d'accès puis cliquez sur Créer.
- Pour créer une base de connaissances dans l’application mobile, ouvrez Menu > Base de connaissances 2.0 > Plus (+) > Base de connaissances. Saisissez un nom, configurez les droits d'accès puis appuyez sur Créer.
- Pour ajouter un document, ouvrez une base de connaissances puis cliquez sur Créer un document.
- Les documents peuvent être imbriqués pour créer une hiérarchie de sections et de sous-sections.
- Pour configurer les droits d'accès, ouvrez une base de connaissances ou un document puis choisissez Paramètres ou Droits d'accès au document dans le menu Trois points (...). Pour chaque niveau d’accès, sélectionnez des employés, un projet ou un département.