Les clients peuvent réserver des services soit via un formulaire en ligne, soit avec l'aide d'un agent de réservation.
Quelle que soit l'option choisie, Bitrix24 leur envoie automatiquement des messages pour réduire les absences et s'assurer qu'ils n'oublient pas leur rendez-vous.
Les messages sont envoyés via WhatsApp. Le moment, la fréquence et le format de ces notifications dépendent de vos paramètres personnalisés. Vous pouvez facilement ajuster le calendrier d'envoi, choisir des modèles de messages et désactiver les rappels inutiles.
Les agents de réservation reçoivent également des notifications, leur permettant de suivre le statut des réservations et de contacter les clients si nécessaire.
Informations sur la réservation
Lorsqu'un client crée une nouvelle réservation, Bitrix24 lui envoie un message contenant la date, l'heure et les informations sur la ressource. Vous pouvez choisir d'envoyer le message immédiatement ou de le retarder de 10 minutes ou 1 heure.
Dans le formulaire de l'élément CRM, la chronologie affiche l'activité Réservation en ligne ainsi que l'historique des messages, y compris les statuts envoyés et lus.
Confirmation de réservation
Par défaut, les clients reçoivent un message avec un lien pour confirmer la réservation un jour avant la visite.
Sur le tableau de planification, une icône en forme d'horloge apparaît à côté des réservations qui n'ont pas encore été confirmées.
Vous pouvez suivre les confirmations de réservation et l'historique des messages en temps réel dans le CRM.
Si le client ne confirme pas la réservation via le lien, un compteur rouge apparaît sur le tableau de planification.
Le système crée également une activité CRM pour l'agent responsable. Par défaut, cela se produit 3 heures avant le rendez-vous afin qu'il puisse contacter le client et clarifier ses intentions.
Si votre client change ses plans, il peut utiliser le même lien pour annuler la réservation.
Lorsqu'une réservation est annulée, l'agent est notifié et le créneau horaire redevient disponible sur le tableau de planification.
Rappel de réservation à venir
Le système envoie automatiquement un rappel au client à l'heure définie, comme le matin du jour de sa réservation.
Rappel de réservation presque manquée
Si un client ne se présente pas à l'heure et que l'agent n'a pas marqué la visite comme confirmée, Bitrix24 envoie un message de suivi. Vous pouvez choisir de l'envoyer 5 ou 10 minutes après l'heure de début prévue.
Sur le tableau de planification, la réservation devient orange et un compteur apparaît à droite pour signaler l'attention.
Si la réservation n'est toujours pas confirmée, une activité CRM est automatiquement créée pour rappeler à l'agent de contacter le client.
Si le client ne confirme pas la réservation, le créneau horaire sera automatiquement libéré pour une autre réservation.
L'agent recevra une notification et le créneau horaire redeviendra disponible sur le tableau de planification.
Astuce
Le client et l'agent de réservation peuvent tous deux annuler une réservation :
Si le client annule, l'agent recevra une notification.
Si l'agent annule, le client ne sera pas automatiquement notifié.
Dans les deux cas, nous recommandons de contacter le client pour proposer un nouvel horaire.