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Vue d'ensemble de la gestion des enregistrements - Listes

Évaluation:


La gestion des enregistrements, ou Listes, vous aide à gérer les données basées sur les enregistrements. Les répertoires des fournisseurs, les catalogues des produits, les éléments de dépense, etc.


Capacités :

  • construction de champs de données pour n'importe quel type d'objet, fichiers compris ;
  • paramètres d'accès pour chaque liste ;
  • filtres, tri, affichage de colonne, édition de groupe, affectation facile des droits d'accès, importation et exportation, etc.
  • n'importe quelle structure hiérarchique pour stocker des objets peut être implémentée ;
  • nombre illimité de listes ;
  • listes dans les groupes de travail ;
  • intégration des processus d'entrepriseExemple de gestion des enregistrements avec un processus d'entreprise de Bitrix24.

Création de liste

Comme vous pouvez deviner, l'onglet vert Ajouter une liste permet de créer une nouvelle liste :

Records Management Overview - Lists_1 (1).png

Le formulaire de création de nouvelle liste est composé de trois sections principales : 

  • Paramètres : affiche les paramètres généraux de la liste, comme le nom, la description, l'organisation et l'image. Le seul champ requis, sur cette page, est le nom de la liste. Les autres champs peuvent être laissés vides :
Records Management Overview - Lists_2.png
Important : l'option Activer les processus d'entreprise vous permet d'exécuter des flux de travail basés sur cette liste.
  • Signatures : les signatures des sections et des éléments de la liste peuvent être personnalisés ici. La section Signatures est utile quand vous avez besoin que vos noms correspondent au contenu. Considérez l'exemple suivant : quand vous créez une liste des partenaires de votre société, vous pouvez renommer les titres des éléments et des actions en fonction de vos partenaires :
Records Management Overview - Lists_3.png
  • Accès : vous pouvez sélectionner ici les utilisateurs, groupes et services, et configurer leurs droits d'accès. Choisissez qui pourra lire, éditer ou accéder intégralement à la liste.  
Records Management Overview - Lists_4.png

 Bien entendu, ce sont les paramètres les plus généraux. Cliquez sur Sauvegarder pour créer une nouvelle liste.

Personnalisation des champs de la liste

La prochaine étape, une fois la liste créée, est de configurer les champs de la liste. Ouvrez la liste et allez dans Actions>Personnaliser les champs :

Records Management Overview - Lists_5.png

Sur la page Configuration des champs, vous trouverez le seul champ par défaut : Nom(vous pouvez l'éditer si vous voulez). Utilisez l'onglet Ajouter le champ pour ajouter de nouveaux champs à la liste :

Records Management Overview - Lists_6.png

Le formulaire Ajouter un champ ne contient qu'un champ obligatoire, le champ du nom :

Records Management Overview - Lists_7.png

Les paramètres suivants sont disponibles :

  • Trier : plus la valeur est basse, plus le champ est haut dans la liste 
  • Obligatoire : indique que le champ doit exister (vous ne pouvez pas ajouter un nouvel élément à la liste si ce champ n'est pas renseigné) ;
  • Multiple : vous pouvez affecter plusieurs valeurs à ce champ (si activé) ;
  • Entité : indique le type de valeur du champ (liste, chaîne, liée à l'utilisateur, date, etc.) ;
Records Management Overview - Lists_8.png

Quand vous sélectionnez un type de champ, un nouvel onglet est automatiquement créé. Ouvrez-le pour ajouter des valeurs :

Records Management Overview - Lists_9.png

Pour quitter la page de configuration des champs, utilisez l'option Revenir à la liste :

Records Management Overview - Lists_10.png

Ajout de nouveaux éléments à la liste

Une fois les champs des paramètres de la liste configurés, vous pouvez commencer à a ajouter de nouveaux éléments et sections à la liste :


Records Management Overview - Lists_11.png

Ajouter de nouvelles sections est facile : cliquez simplement sur Ajouter une section et fournissez un nom. 

Pour ajouter de nouveaux éléments à la liste, cliquez sur Ajouter un élément (dans notre exemple, le titre Ajouter un élément a été remplacé par Ajouter une région). Le formulaire de nouvel élément de la liste vous montre les champs que vous avez configurés pour la liste, onglet Section (renommé Partenaire dans notre exemple), Accès et processus d'entreprise. 

Records Management Overview - Lists_12.png

Allez dans l'onglet Section pour attribuer une section à cet élément de liste (si nécessaire) :

Records Management Overview - Lists_13.png
 
Vous pouvez basculer entre les affichages de Afficher les sections pour faciliter la navigation :

Records Management Overview - Lists_14.png

Voici à quoi ressemble l'option Afficher section une fois activée :

Records Management Overview - Lists_15.png

Grille de liste

Les colonnes Grille de liste reflètent les champs que vous avez configurés pour la liste. Vous pouvez définir quels champs sont affichés dans la Grille grâce à l'icône Paramètres située en haut à gauche de la liste :

Records Management Overview - Lists_16.png

Sélectionnez les champs que vous voulez voir apparaître dans la Grille de liste, puis cliquez sur Appliquer. 

Utilisez Appliquer pour tous les utilisateurs pour enregistrer la configurer Grille de liste pour tous les utilisateurs du compte. 

Pour réinitialiser les paramètres, utilisez l'option Par défaut.

Filtre et recherche

Pour facilement parcourir les éléments de la liste, utilisez facilement les filtres situés au-dessus de la liste :


Records Management Overview - Lists_17.png

Vous pouvez ajouter des champs au widget de filtre grâce à l'onglet Ajouter. Définissez la valeur du champ et cliquez sur Rechercher

Si vous voulez enregistrer la configuration du filtre pour tous les utilisateurs du compte, cliquez sur l'icône Paramètre à l'intérieur du filtre et utilisez Appliquer pour tous les utilisateurs.

Vous pouvez utiliser ensemble des filtres et la recherche pour obtenir de meilleurs résultats :

Records Management Overview - Lists_18.png 

Exporter la liste

Vous pouvez exporter la liste au format Excel. Pour ce faire, ouvrez la liste et aller dans Actions>Exporter vers Excel:

Records Management Overview - Lists_19.png
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