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Utilisation de la liste universelle

En utilisant des listes universelles dans Bitrix24, vous pouvez enregistrer des documents, établir un registre des certificats, enregistrer une liste de documents d'information d'entreprise - en général, préparer des listes de tous les objets. Considérons l'exemple de création d'une liste de matériaux promotionnels.

Différences entre la liste universelle de Bitrix24 et la liste d'Excel

Dans Bitrix24, ces listes peuvent être mises à jour par plusieurs employés. Et vous pouvez distribuer les droits d'accès à ces listes.

Les listes de Bitrix24 peuvent stocker une variété d'informations : les noms de textes, les descriptions, les dates ou, par exemple, les fichiers, etc.

Certaines données dans les listes peuvent être renseignées automatiquement : le nom de l'employé qui a ajouté l'élément à la liste ou l'a modifié, la date de modification, etc.

De plus, les listes prennent en charge le traitement automatique des documents à l'aide de processus d'affaires que vous pouvez configurer vous-même !

Réalisation d'un exemple

Vous pouvez créer une liste séparément ou dans un groupe de travail. Si la liste est créée séparément, les droits d'accès sont configurés dans les paramètres de la liste (pour permettre aux employés d'accéder à cette liste, vous devez configurer les paramètres supplémentaires). Si la liste est créée dans un groupe, par défaut, les droits d'accès sont les mêmes que ceux définis dans le groupe (tous les utilisateurs du groupe de travail auront accès à cette liste).

Dans notre exemple, nous allons créer une liste en dehors d'un groupe de travail. Accédez à la section Employés - Listes, puis cliquez sur Ajouter une liste.

Spécifiez le nom de la liste et la description. Si vous voulez automatiser le travail avec cette liste, cochez la case Activer le support pour les processus d'affaires.

Afin de faciliter l'ajout de nouveaux éléments à tous les employés dans le processus de travail avec du matériel publicitaire, il est préférable de les nommer - matériaux (vous pouvez les configurer dans l'onglet Signatures).

Dans l’onglet Accès, sélectionnez tous les employés du département de Marketing :

Donnez le droit Addition sur le panneau (le personnel du département sera en mesure d'ajouter des éléments à la liste, mais ne sera pas en mesure de les supprimer).

Enregistrez les modifications. Dans la liste, vous voyez un nouveau bloc - Matériaux promotionnels.

Maintenant, vous devez déterminer les informations du matériel promotionnel. Ouvrez à nouveau cette liste et choisissez l'action Personnaliser les champs.

Ici, il y a déjà un premier champ - Dénomination. Il ne peut pas être supprimé, car il est obligatoire pour n'importe quelle liste, mais il peut être modifié. Dans cet exemple, remplacez-le par Nom de la ressource publicitaire. Pour cela faire, vous pouvez cliquer sur le nom ou cliquer deux fois sur n'importe quel endroit dans ce champ ou ouvrir le menu dans l'icône à gauche avec un clic gauche de la souris.

Par exemple, vous devez prendre en compte la quantité de matériaux dans les entrepôts de deux bureaux - à Paris et à Lyon. Cliquez sur Ajouter le champ pour ajouter le champ Quantité dans l'entrepôt de Paris et sélectionnez le type de champ Chiffre.

Spécifiez les options Afficher dans le formulaire d'ajout et Afficher dans le formulaire d'édition si vous voulez que ces informations soient demandées lors de l'ajout d'un nouveau matériel aux listes.

Créez le même champ pour l'entrepôt de Lyon.

Il est important de savoir quels employés ajoutent du matériel promotionnel à la liste et qui fait les changements. Pour cela faire, ajoutez le champ Créé par.

Les paramètres de base de la liste des matériaux promotionnels sont effectués. Vous pouvez ajouter des matériaux. Pour cela faire, vous devez cliquer sur le bouton Ajouter un matériel et remplissez les champs que vous avez créés :

Les informations sur les personnes qui ont ajouté des dépliants à la liste apparaîtront automatiquement.

Chaque employé (qui a accès à cette liste) peut personnaliser son affichage. Pour cela faire, cliquez sur le bouton Icône d'engrenage sur le côté gauche et sélectionnez les champs souhaités de la liste.

Vous pouvez ajouter vos champs à la liste et, à l'avenir, configurer la notification automatique des modifications apportées à la liste à l'aide des Processus d'affaires de Bitrix24.

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