Grâce aux règles d'automatisation, vous pouvez automatiser différents scénarios de travail avec les clients : envoyer un SMS avec une confirmation de commande, un e-mail avec une offre commerciale, planifier un appel ou une réunion avec le client.
Règles d'automatisation dans le CRM
Pour configurer des règles d'automatisation, accédez à la section CRM, sélectionnez l'élément souhaité, puis cliquez sur l'onglet Règles d'automatisation.
Interface pour ajouter des règles d'automatisation et des déclencheurs
Les règles d'automatisation sont réparties en groupes en fonction des tâches qu'ils résolvent. Dans cet article, nous parlerons du groupe de règles d'automatisation « Ventes répétées ».
Créer un prospect répété
Lorsqu'une transaction atteint une certaine étape, une règle d'automatisation crée un prospect répété. Par exemple, une fois la transaction terminée, vous pouvez proposer au client des services supplémentaires ou rappeler la conclusion du contrat de service.
Prospects répétés
Paramètres de règle d'automatisation « Créer un prospect répété »
Créez une règle d'automatisation à l'étape « La transaction est conclue ». Six mois après la conclusion de la transaction, la règle créera un nouveau prospect pour rappeler au client de prolonger le contrat de service.
Nom du prospect. Saisissez le nom du nouveau prospect. Vous pouvez ajouter des informations à partir des champs du formulaire CRM, telles que le nom du client ou le nom de l'entreprise.
Responsable. Sélectionnez un employé qui sera responsable du nouveau prospect.
Lorsque vous avez déplacé la transaction à l'étape « La transaction est conclue », la règle d'automatisation a démarré, mais a retardé l'action de six mois.
Copier la transaction
Lorsqu'une transaction atteint une certaine étape, une règle d'automatisation en crée une copie à une autre étape ou dans un autre pipeline. Toutes les données des champs sont transférées dans une copie de la transaction. Par exemple, lorsque vous clôturez avec succès une vente de matériel, une règle d'automatisation la copie dans le pipeline d'installation du matériel.
Paramètres de règle d'automatisation « Copier la transaction »
Créez une règle d'automatisation dans le pipeline « Vente de matériel » à l'étape « La transaction est conclue ». Lorsque la transaction atteint cette étape, la règle la copiera dans la première étape du pipeline « Installation du matériel ». Les informations sur le client et la commande seront transférées vers le formulaire de transaction.
Nom de la transaction. Indiquez le nom de la nouvelle transaction. Par défaut, le nom de la transaction d'origine est copié et le mot « Copie » est ajouté. Vous pouvez spécifier n'importe quel nom.
Déplacer dans le pipeline. Sélectionnez le pipeline dans lequel la règle d'automatisation copiera la transaction. Vous pouvez laisser la transaction dans le pipeline actuel.
Étape initiale. Sélectionnez l'étape du pipeline sélectionné vers laquelle la règle d'automatisation copiera la transaction.
Responsable. Sélectionnez qui sera responsable de la nouvelle transaction.
Voyons comment la règle d'automatisation a fonctionné. Lorsque la transaction est passée à l'étape « La transaction est conclue », la règle l'a copiée dans la première étape du pipeline « Installation du matériel ». Toutes les données de la transaction initiale ont été transférées vers les champs de la nouvelle transaction.
Planifier une activité
Lorsqu'un élément CRM atteint une certaine étape, la règle d'automatisation planifie l'activité : réunion, appel, préparation de documents. Cela aide le manager à ne pas oublier de contacter le client.
Activité universelle dans le CRM
Paramètres de règle d'automatisation « Planifier une activité »
Créez une règle d'automatisation dans les transactions à l'étape « Approbation de contrat ». Lorsque la transaction atteint cette étape, la règle planifiera une activité permettant au responsable d'appeler le client et de discuter des termes du contrat. La règle d'automatisation fonctionnera après la règle précédente « Envoyer un e-mail au client », qui enverra au client un fichier avec le contrat.
Règles d'automatisation dans le CRM : communication avec le client
Choses à faire. Écrivez ce que le manager doit faire. Vous pouvez ajouter des informations depuis les champs de transaction : nom du client, adresse, commentaires importants.
Date. Choisissez le jour pour lequel programmer l'activité. Par exemple, demain à 14h00.
Configuration de l'heure dans les règles d'automatisation
Responsable. Sélectionnez pour quel employé la règle d'automatisation planifiera l'activité. Par défaut, il s'agit de l'employé responsable de la transaction ; vous pouvez sélectionner un autre utilisateur.
Terminer automatiquement l'activité lorsque l'entité passe à une autre étape. Par exemple, lorsqu'une transaction passe de l'étape « Approbation de contrat » à l'étape « Paiement de facture », l'activité se termine automatiquement. Si le manager doit clôturer l'activité manuellement, il n'est pas nécessaire d'activer l'option.
Voyons comment la règle d'automatisation a fonctionné. Lorsque la transaction a atteint l'étape « Approbation de contrat », la règle d'automatisation a planifié l'activité pour le manager. La chronologie affiche une description et la date de l'activité.
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