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Règles et déclencheurs de l'automatisation du CRM

Évaluation:

Les nouvelles règles d'automatisation de Bitrix24 ont été conçues pour vous aider à automatiser le travail avec les enregistrements CRM (prospects et transactions). Utilisez les règles d'automatisation afin de faciliter le processus de gestion des clients et d'aider les employés à adhérer à l'algorithme de traitement des clients potentiels. Les règles d'automatisation vont effectuer toutes seules certaines actions : envoyer des e-mails, passer des appels , etc.

Règles d'automatisation

Une règle d'automatisation est liée à un certain statut. Dès qu'une entrée CRM obtient un nouveau statut, une règle d'automatisation spécifique à ce statut est activée. Les règles d'automatisation peuvent contenir l'heure d'activation et une action : tâche, notification, e-mail, appel ou toute autre action de votre choix.
Vous pouvez configurer les règles d'automatisation une fois. Tout ce dont vos commerciaux auront besoin pour effectuer les tâches et les activités sera paramétré par le système.


Exécuter - ce paramètre clé indique quand une règle doit être appliquée et quand une action doit être effectuée.

●  Immédiatement - l'action doit être effectuée dès que l'enregistrement CRM change son statut. Si vous configurez plusieurs règles avec le paramètre "Immédiatement", elles s'appliqueront toutes en même temps dès que le statut de l'enregistrement changera.

● Dans  - le délai avant application de la règle, à partir du changement de statut de l'enregistrement CRM. Ce paramètre est probablement le plus populaire dans la mesure où il aide à construire un traitement de l'enregistrement CRM à partir d'un statut. Par exemple, dès qu'un e-mail est envoyé à un client (statut de la transaction = e-mail envoyé), rappeler 1 jour plus tard si le client est intéressé par la proposition. Dans 2 jours, envoyer un autre e-mail, etc. La chaîne d'action peut contenir plusieurs règles d'automatisation, et chaque règle peut déclencher une activité particulière après un temps défini (minutes, heures, jours).


●  Avant - la règle sera appliquée à la période spécifiée avant la date indiquée dans l'enregistrement CRM (prospect ou transaction). Par exemple, cela peut permettre d'envoyer un rappel de paiement un jour avant la date limite.

●  Après une règle d'automatisation précédente - ce paramètre vous aide à construire une chaîne d'actions logique pour faire en sorte qu'une règle ne puisse être activée avant qu'une précédente ne soit appliquée. Par exemple, vous pouvez avoir envie d'appeler un client après lui avoir envoyé un e-mail pour vérifier que ce dernier ait bien été reçu et lu. Si l'e-mail n'est pas envoyé, l'appel n'est pas programmé.

Types de règles d'automatisation

Tous les outils d'automatisation sont répartis en 4 catégories : pour les employés, pour la communication avec les clients, pour la publicité, personnalisés.

CRM Automation Rules And Triggers_2.png

1. Pour les employés:

  • Activité - cette règle crée automatiquement une activité pour l'utilisateur.
  • Ajouter un message au Flux d'activités - un autre moyen d'informer votre équipe des ventes des actions qu'ils doivent effectuer ensuite, mais cette fois le message est ajouté au Flux d'activités, ce qui donne la possibilité de démarrer une conversation et de commenter la notification. L'heure et les destinataires peuvent être configurés dans les paramètres de la règle. 
  • Changer de responsable - une règle simple qui change le responsable d'un enregistrement CRM.
  • Changer le statut(étape) - si votre méthode de traitement des prospects est assez simple, alors vous pouvez encore plus l'automatiser : changez le statut (ou étape) de votre enregistrement (prospect ou transaction) dès que certaines conditions sont remplies.
  • Contrôle - cette règle vous aide à contrôler la progression de l'enregistrement CRM dans l'entonnoir des ventes ou le pipeline des transactions. Par exemple, vous pouvez définir une règle pour que le prospect reste sans affectation (statut = non affecté) pendant un maximum de 3 jours. Vous pouvez ajouter une règle à ce statut pour vous informer qu'un commercial n'a pas encore modifié le statut de son prospect. Ce type de règle vous permet de contrôler chaque étape/statut de vos enregistrements CRM (prospect ou transaction), et vous informe automatiquement quand votre équipe prend du retard. 
  • Créer à partir de la source - pour les prospects, le système peut créer automatiquement une transaction (dans le pipeline sélectionné), un contact ou une société à partir du prospect. Pour les transactions, des devis et des factures peuvent être créés. 
  • Supprimer l'enregistrement CRM - la règle supprime l'enregistrement CRM (prospect ou transaction) quand elle est appliquée. En général, cette règle est utilisée pour les prospects sans qualification, généralement considérés comme vains. 
  • Envoyer un e-mail - le système envoie un e-mail au responsable. Vous pouvez également ajouter plus de destinataires.
  • Notification - ce paramètre très utile peut être configuré pour envoyer à vos commerciaux un rappel des actions à effectuer pendant le traitement du prospect. Vous pouvez ajouter une description à la notification (par exemple, ce qui doit être effectué à cette étape) et configurer qui sera présenté comme auteur de la notification. Veuillez noter que la règle de notification est généralement configurée.pour tous les types d'enregistrements CRM (par exemple, pour tous les prospects). Il est plus pratique de laisser le champ du destinataire = responsable. Dans ce cas, le système identifie le responsable de l'enregistrement et lui envoie automatiquement la notification.
  • Éditer le document - cette règle modifie les champs de l'enregistrement CRM. Par exemple, quand votre prospect atteint le statut final "prospect terminé", il peut être enregistré comme "converti". Le nombre de conditions que vous pouvez ajouter est illimité. 
  • Programmer un appel - la règle programme automatiquement un appel et informe votre commercial qu'il doit appeler le client.
  • Programmer une réunion - la règle programme automatiquement une réunion, l'ajoute aux activités du commercial et à son calendrier personnel. Cela facilite l'organisation de vos commerciaux, ce qui leur permet d'effectuer simplement les activités indiquées dans le système sans craindre d'oublier quoi que ce soit. 
  • Envoyer un SMS - la règle envoie automatiquement un sms au responsable ou à d'autres employés.
  • Tâche - la règle crée automatiquement une tâche pour l'utilisateur.
  • Attendre - la règle permet de laisser des commentaires et des instructions pour les prospects/transaction inactifs quand une activité est supprimée de leur côté, ou pour les nouveaux prospects/transactions.
2. Pour la communication avec les clients :
  • Appel de robot - l'appel téléphonique utilise un composeur automatique informatisé pour envoyer un message pré-enregistré, comme si c'était un robot. 
  • Envoyer un SMS - le système envoie un sms au client (avec texte prédéfini) via le fournisseur Marketplace.
  • Envoyer un e-mail - cette règle envoie automatiquement des e-mails aux clients. Ajoutez simplement un titre et un texte.
  • Envoyer via canal ouvert - (apprenez-en plus sur les canaux ouverts ici)
3. Pour la publicité : ces règles permettent d'envoyer automatiquement les données des clients aux audiences ciblées et listes de marketing de divers réseaux publicitaires. Veuillez noter que cette règle n'envoie que les informations à propos du client (e-mail ou téléphone). Vous devez d'abord avoir configuré la publicité depuis la plateforme publicitaire sélectionnée. Vous devez ajouter vos informations de connexion au réseau publicitaire dans la page des paramètres de la règle Bitrix24 et configurer les paramètres disponibles. 
  • Annonces via Facebook - apprenez-en plus ici
  • Annonces via Google AdWords
4. Règles d'automatisation personnalisées

  • Webhook - cette règle aide à envoyer des données à un autre système (manuel webhook).
  • Applications24 - cette option vous renvoie sur la page des applications Marketplace où vous pouvez ajouter un bot CRM. 
Permissions d'accès aux règles d'automatisation

Cliquez sur CRM>Paramètres>Permissions>Droits d'accès pour configurer les droits d'accès des utilisateurs.


CRM Automation Rules And Triggers_3.png

Choisissez le rôle dont vous voulez éditer les permissions d'accès et sélectionnez les actions que ce rôle peut effectuer - Mettre à jour ou Lire.

CRM Automation Rules And Triggers_4.png

Vous pouvez donner aux utilisateurs différentes permissions d'accès aux règles d'automatisation des prospects et des transactions.

Les règles d'automatisation des prospects sont disponibles pour tous les abonnés aux offres commerciales. Les règles d'automatisation des transactions sont réservées aux abonnés aux offres Standard et Professional.

Apprenez-en plus sur les offres et tarifs de Bitrix24.

Déclencheurs

Déclencheurs - les actions côtés clients qui vont faire avancer le traitement d'un statut. Quand un déclencheur est activé, l'enregistrement CRM obtient un statut requis, ce qui à son tour active les règles d'automatisation adéquates.
Les déclencheurs ne respectent pas les statuts qu'un enregistrement CRM a pu avoir auparavant. Déplacer un enregistrement CRM vers un statut supérieur n'active pas les déclencheurs liés aux statuts inférieurs, même s'ils n'ont jamais été activés pour un enregistrement CRM actuel.

CRM Automation Rules And Triggers_5.png

Les déclencheurs suivants sont disponibles pour le moment :

  • E-mail reçu
  • Appel reçu
  • Envoi de formulaire CRM
  • Webhook (apprenez-en plus sur les webhooks ici)
  • Visite
  • Retour d'un visiteur
  • Message de canal ouvert reçu (apprenez-en plus sur les canaux ouverts ici)
  • Déclencheurs d'application

Fonctionnement

Tout d'abord, vous ajoutez un déclencheur à une étape (statut) en particulier, puis vous définissez ce qui arrive quand le déclencheur se déclenche.

Par exemple, quand vous recevez un nouveau prospect, l'objectif de vos commerciaux est de pousser ce prospect à s'inscrire à un événement (un formulaire web de la CRM est conçu pour cet événement). Dès que le prospect apparaît dans la CRM, les règles d'automatisation configurées le déplacent entre les statuts de l'entonnoir de vente. Il peut arriver que le client remplisse le formulaire web CRM de l'événement dès le premier statut de l'entonnoir de vente. Et après ? Dans ce cas, les règles d'automatisation qui doivent être appliquées sur les statuts suivants sont inutiles puisque l'objectif - remplir le formulaire web CRM de l'événement - est atteint. Voilà donc pourquoi vous avez besoin de déclencheurs. Vous pouvez ajouter le déclencheur = "Envoi de formulaire CRM" au statut final du prospect. Dès que le client remplit le formulaire CRM, le déclencheur réagit et déplace de le prospect dans son statut final. Dans ce cas, les règles d'automatisation "entre les statuts" ne sont pas activées.


Automatisez facilement les processus de vente grâce à la CRM de Bitrxi24 !

Les options d'automatisation du marketing sont disponibles avec les offres Plus (mais limitées aux prospects), Standard et Professional (prospects, transactions). Veuillez noter que l'option Éditer dans le créateur de flux de travail pour les règles d'automatisation est réservée aux abonnés à l'offre Professional.

 



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