Chaque entreprise a au moins un processus qui peut être automatisé. Connaissez-vous la situation où les employés passent la majeure partie de la journée à rédiger des documents et à les envoyer ensuite aux clients ? Ces processus peuvent être automatisés à l'aide de deux règles d'automatisation : Créer un document et Envoyer un message au client. La règle d'automatisation remplacera automatiquement les données de l'élément dans le document et les enverra au client si nécessaire.
De plus, les employés peuvent oublier de répondre au client à temps et les superviseurs n'ont pas toujours le temps de contrôler tous les processus du service. Créez une règle d'automatisation Notifier le superviseur qui notifiera le superviseur des violations. Grâce à cela, vous serez toujours sûr que vos employés respectent les règles de travail et n'oublient pas les clients. Les règles d'automatisation peuvent également vous rappeler d'appeler un client ou de définir une tâche.
Vous pouvez personnaliser l'automatisation pour différents scénarios, car il existe de nombreuses variations dans l'utilisation des règles d'automatisation.
Fonctionnement des règles d'automatisation
Pour ouvrir la page avec les règles d'automatisation, cliquez sur le bouton Règles d'automatisation dans Kanban ou la liste des éléments CRM.
Tous les éléments dans lesquels vous pouvez utiliser des règles d'automatisation ont des étapes. Une règle d'automatisation est déclenchée au moment où un élément CRM passe à l'étape avec la règle d'automatisation.
Chaque règle d'automatisation n'effectue qu'un seul type d'action : modifier le responsable, créer un document, etc. Dans le même temps, plusieurs règles d'automatisation peuvent être ajoutées à une étape, qui fonctionneront simultanément ou dans un certain ordre.
Types de règles d'automatisation
Les règles d'automatisation peuvent être divisées en plusieurs catégories :
- Règles d'automatisation de base - toute règle d'automatisation qui exécute une action. Par exemple, envoyer des SMS, créer un document, etc.
- Règles d'automatisation assistantes - ces règles d'automatisation n'effectuent aucune action, elles interrogent ou créent des données, mais ne génèrent pas le résultat immédiatement. Pour afficher les données qui ont demandé ou créé une règle d'automatisation, vous devez ajouter une règle d'automatisation de base après celle-ci. Cette règle d'automatisation affichera des informations, par exemple, dans une notification ou dans un e-mail.
Pour en savoir plus, consultez l'article - Règles d'automatisation assistantes dans le CRM.
- Règles d'automatisation pour l'employé - les règles d'automatisation effectuent une action dans le CRM ou avec les employés : elles modifient des documents, envoient des notifications aux employés, définissent des tâches.
Lire la suite dans l'article - Règles d'automatisation pour l'employé.
- Règles d'automatisation pour la communication avec le client - elles communiquent avec le client : envoyer un SMS, un message à un canal ouvert ou passer un appel.
Lire la suite dans l'article - Règles d'automatisation pour la communication avec le client.
- Règles d'automatisation personnalisées - des webhooks et des applications du Market qui ajoutent des règles d'automatisation de développeurs tiers.
Lire la suite dans l'article - Scripts de webhooks prêts à l'emploi pour les développeurs.
- Déclencheurs - ils changent l'étape de l'élément en celui sur lequel se trouve le déclencheur.
Lire la suite dans l'article - Déclencheurs du CRM.
- Règles d'automatisation de Bitrix24.Market - les règles d'automatisation créées par les partenaires Bitrix24.
Exemple de configuration de règles d'automatisation
Supposons que vous êtes propriétaire d'une boutique de meubles et que vous avez placé un formulaire web CRM sur votre site web. Toutes les demandes entrent dans la première étape et le temps de traitement approximatif de la transaction est de 15 à 30 minutes. Vous pouvez envoyer un SMS au client indiquant que le manager le contactera dans les 30 minutes pour discuter des détails. Ainsi, le client sera calme, que sa demande n'est pas perdue, et le manager aura suffisamment de temps pour sélectionner l'article pour la demande.
Le manager a contacté le client et il doit maintenant préparer les documents. Il déplace la transaction vers l'étape Préparation des documents, où il existe déjà deux règles d'automatisation. La première règle créera d'abord un document, et la seconde enverra un e-mail avec un lien vers la facture au client.
À l'étape Facture pour prépaiement, ajoutez un déclencheur qui suivra le paiement de la facture et déplacera la transaction à cette étape.
Dans la même étape, ajoutez la règle d'automatisation Créer une tâche, qui créera une tâche pour l'employé de l'entrepôt afin de préparer la commande pour l'expédition.
Ainsi, en quelques minutes, vous avez créé des règles d'automatisation qui optimisent le travail du responsable et accélèrent la conclusion des transactions.