Documents font partie intégrante du travail de toute entreprise. Selon la variété et la spécificité des contrats, des factures et d'autres documents, leur nombre peut être très élevé.
Avec Bitrix24, vous simplifiez et accélérez le processus de travail avec des papiers. Créez des documents basés sur des transactions, remplissez-les sur un modèle, imprimez-les et partagez-les avec vos clients en un seul clic.
Comment créer un document
Dans le formulaire de transaction, de prospect ou de contact, cliquez sur le bouton Document et sélectionnez le modèle requis.
Le document sera automatiquement généré dans un fichier PDF et ajoutera les données souhaitées de la transaction. Dans cet exemple, nous avons sélectionné le modèle Facture (FR) et Bitrix24 a rempli les données du fournisseur, de l'acheteur et de la liste des articles.
Vérifiez que toutes les données du document sont correctes et modifiez-les si nécessaire. Pour cela faire, cliquez sur Éditer le document. Vous pouvez également modifier un modèle existant ou en ajouter un nouveau.
Si le fichier se compose de plusieurs pages, utilisez la fonction de pagination. Pour agrandir le texte, modifiez l'échelle du document.
Comment enregistrer et imprimer un document
Pour enregistrer le document sur votre ordinateur, cliquez sur le bouton Télécharger et sélectionnez le format PDF ou DOCX.
Pour imprimer un document, cliquez sur le bouton correspondant dans le menu.
Comment envoyer un document à un client
Partagez des documents avec votre client en un clic. Pour cela faire, utilisez l'une des méthodes suivantes :
- Vous pouvez copier le lien du document et l'envoyer au client. Le document sera disponible pour téléchargement ou impression au format PDF.
- Envoyez le document via différents canaux de communication. Configurez un ou plusieurs outils de communication proposés. Si l'un des canaux de communication est déjà connecté, son accessibilité sera reflétée dans le menu.
Dans les paramètres du bloc d'envoi de documents, vous pouvez modifier la position des canaux de communication et masquer ceux qui ne sont pas nécessaires. Pour cela faire, cliquez sur le bouton Icône d'engrenage.
Comment créer un document
Dans le formulaire CRM, cliquez sur + dans le coin inférieur droit.
Cliquez ensuite sur Créer un document.
Sélectionnez le modèle de document souhaité dans la liste.
Le système générera automatiquement le document.
Comment ouvrir un document créé précédemment dans un formulaire CRM
Dans le formulaire CRM, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit.
Sélectionnez l'option Documents.
Sélectionnez le document souhaité dans la liste.
Le système générera instantanément le document.
Comment modifier un document
Ouvrez le document dans le formulaire CRM de l'application mobile Bitrix24. En mode aperçu, vous pouvez consulter le document et le modifier si nécessaire. Pour cela faire, cliquez sur l'icône Crayon dans le menu du bas du document.
Modifiez les champs obligatoires et enregistrez les modifications.
Si votre entreprise ou l'entreprise du client a plusieurs entités juridiques, vous pouvez sélectionner celles dont vous avez besoin dans la liste. Pour ce faire, cliquez sur « ... » dans le coin supérieur droit. Dans le même menu, vous pouvez ajouter un cachet et une signature au document s'ils sont téléchargés dans les détails de votre entreprise.
Comment envoyer un document à un client
Ouvrez le document souhaité dans le formulaire CRM et dans le coin inférieur droit, cliquez sur Envoyer.
Utilisez l'une des méthodes pour envoyer le document au client. Il peut s'agir de canaux de communication connectés ou d'un lien de document normal.
En plus des actions ci-dessus avec les documents, vous pouvez également :
- Télécharger le document sur votre smartphone au format .DOCX ou .PDF ;
- Imprimer un document à l'aide d'une imprimante.
