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Champs personnalisés dans les éléments CRM

Chaque élément CRM a un certain nombre de champs standard, mais chaque entreprise a ses propres spécificités et informations pertinentes qui doivent être sauvegardées. Vous pouvez créer des champs personnalisés supplémentaires à cet effet.

Les champs personnalisés fonctionnent de la même manière que tous les champs standard du formulaire CRM. Toutes les options sont disponibles pour eux : créer, supprimer, masquer, filtrer, etc.

Seuls les employés disposant des droits d'accès appropriés peuvent créer et modifier des champs personnalisés.

L'option Laisser modifier les paramètres doit être activée dans les droits d'accès.

Pour en savoir plus, lisez l'article - Droits d'accès dans le CRM.

Créer des champs personnalisés

Le moyen le plus rapide de créer un champ personnalisé est directement dans le formulaire d'un élément CRM. Sélectionnez l'option Créer un champ.

Tout d'abord, sélectionnez le type du nouveau champ.

Entrez le nom du champ. Vous pouvez également rendre le champ obligatoire ou multiple. De plus, vous pouvez rendre ce champ visible uniquement par les utilisateurs sélectionnés.

Pour en savoir plus, lisez les articles : Configurer les champs obligatoires pour chaque étape et CRM : Rendre un champ personnalisé visible uniquement pour les utilisateurs sélectionnés.

Tout est prêt ! Enregistrez vos paramètres et le nouveau champ apparaîtra dans le formulaire de l'élément.

Vous pouvez également ajouter un champ personnalisé et voir la liste de tous les champs créés dans la section CRM – Paramètres - Paramètres des formulaires et rapports - Champs personnalisés.

Pour créer un nouveau champ personnalisé, cliquez sur Ajouter un champ sous l'élément.

Ajoutez un nouveau champ.

  • Classification - détermine l'ordre du champ.
  • Définir des noms pour toutes les langues - cochez cette option pour pouvoir saisir le nom dans d'autres langues.
  • Remarque : dans ce cas, les champs sont obligatoires pour toutes les langues disponibles dans le système.
  • Dénomination - le nom du nouveau champ.
  • Obligatoire - activez le paramètre si vous souhaitez que le champ soit obligatoire. Lors de la création de l'élément CRM correspondant, il vous sera demandé de remplir tous les champs obligatoires afin de pouvoir enregistrer l'élément.

    Si vous créez le champ personnalisé directement dans l'élément CRM, vous pouvez également spécifier les étapes pour lesquelles le champ est obligatoire.

  • Multiple - dans ce cas, vous pouvez saisir plusieurs valeurs dans le champ.
  • Vous ne pouvez pas modifier ce paramètre après avoir enregistré le champ.
  • Montrer dans le filtre - sélectionnez l'option pour pouvoir filtrer les éléments CRM par ce champ.
  • Afficher en liste - sélectionnez cette option pour afficher ce champ en mode d'affichage Liste.
  • Type - indiquez le type du nouveau champ.
  • La liste des paramètres dépend du type de champ.
Vous ne pouvez pas modifier le type de champ sélectionné après l'enregistrement du champ.

Types de champs

Chaîne

Pour ce type de champ, vous spécifiez également Lignes par boîte de texte. Le paramètre détermine la hauteur du champ. Si le nombre de caractères du champ est plus grand que le nombre de lignes spécifiées, alors une barre de défilement s'affichera.

Liste

Pour ce type, vous devez spécifier plusieurs paramètres supplémentaires.

Le premier est Aspect extérieur. Choisissez l’aspect extérieur de la liste :

Ici, vous pouvez sélectionner l’option Coché ou l’option Liste à sélections multiples.

Dans le paramètre Utiliser la légende quand la valeur est vide, vous pouvez saisir un texte qui sera affiché si aucune autre valeur n'a été sélectionnée.

Les valeurs de la liste sont définies dans l'onglet Liste.

Entrez la valeur et cliquez sur Ajouter. Les flèches vertes vous aident à changer l'ordre des valeurs dans la liste.

Le lien Importer sous forme de liste ouvre un champ de texte dans lequel vous pouvez saisir des valeurs pour la liste. Chaque ligne devient un élément de liste, ce qui est très pratique lorsque vous souhaitez créer des listes avec un grand nombre d'éléments.

Vous pouvez également spécifier une valeur par défaut en cliquant sur le lien approprié.

Date/Heure

Par exemple, vous pouvez spécifier la date et l'heure de création de l'élément.

Deux paramètres supplémentaires sont définis pour ce type : Valeur par défaut et Valeur.

Cliquez sur la flèche à côté du champ Valeur par défaut et sélectionnez l'une des options suivantes :

  • Non - par défaut, aucune valeur n'est spécifiée.
  • Heure actuelle - l'heure actuelle est automatiquement affichée.
  • Valeur de consigne - dans ce cas, la date et l'heure peuvent être saisies manuellement.

Rattachement à l'utilisateur

Ce champ vous permet de lier n'importe quel utilisateur du système à un élément CRM.

Fichier

Le champ Fichier vous permet de télécharger des fichiers. Par exemple, vous pouvez ajouter un contrat ou une photo à un élément.

Si vous téléchargez une image, une prévisualisation sera disponible directement dans le formulaire. Pour les autres types, un lien de fichier sera affiché.

Le format et la taille des fichiers attachés aux éléments ne sont pas limités, mais le volume total de ces fichiers peut dépasser l'espace disponible sur le cloud.

Rattachement aux sections/élements des blocs d'information

Vous pouvez utiliser ce champ pour lier un élément, par exemple, au département ou à processus d'entreprise spécifique.

Montrer seulement les éléments actifs - dans ce cas, seuls les blocs qui ont été spécifiés comme actifs par l'administrateur du compte sont affichés.

Lier aux éléments du CRM

Ce champ vous aide à lier l'élément actuel à un autre élément CRM - le prospect, le client, l’entreprise ou la transaction.

Supprimer les champs personnalisés

Pour supprimer des champs personnalisés, accédez à la section CRM – Paramètres - Paramètres des formulaires et des rapports - Champs personnalisés. Sélectionnez un formulaire d'élément CRM pour lequel vous voulez supprimer des champs personnalisés - cliquez sur Correspondance des champs.

Pour supprimer un champ spécifique, sélectionnez l'option Supprimer dans le menu contextuel.

Pour supprimer plusieurs champs en même temps, sélectionnez-les et cliquez sur Supprimer.

Important : les champs personnalisés peuvent contenir des informations importantes qui ne peuvent pas être restaurées si vous supprimez un champ personnalisé.
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