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Droits d'accès dans le CRM

Pourquoi les droits d'accès sont-ils nécessaires ?

Les droits d'accès dans le CRM sont nécessaires pour séparer les domaines de responsabilité lorsque vous travaillez avec les clients. L'employé ne perdra pas de temps à traiter les prospects d'autres personnes, ne pourra pas « accidentellement » modifier les informations de l'entreprise ou exporter la base de clients.

Les droits d'accès dans le CRM ne peuvent pas être configurés sur tous les plans tarifaires Bitrix24. Vous pouvez en savoir plus sur la page des tarifs.

Les droits d'accès dans le CRM sont configurés comme suit : vous créez un rôle dans le CRM, puis l'affectez à un employé, un département ou un groupe d'employés. Après cela, modifiez les droits d'un rôle spécifique.

Comment configurer des rôles dans le CRM

Un rôle dans le CRM est un ensemble spécifique de droits que vous pouvez attribuer à un ou plusieurs employés, départements ou groupes.

Imaginez que le service commercial soit composé de 20 managers qui doivent avoir les mêmes droits dans le CRM. Vous n'êtes pas obligé de définir les mêmes droits 20 fois dans Bitrix24. Vous créez un rôle, par exemple un directeur des ventes, le configurez une fois et l'affectez à tous les employés nécessaires. Cette méthode vous permet d'attribuer et de modifier rapidement des droits dans le CRM.

Accédez à la section CRM - Paramètres - Autorisations - Droits d'accès.

Une liste de rôles s'affiche sur le côté droit de l'écran. Par défaut, deux rôles sont disponibles : Manager et Administrateur. Si nécessaire, vous pouvez créer des rôles supplémentaires ou supprimer des rôles inutiles.

Comment créer et supprimer un rôle

Il n'est pas nécessaire de créer un rôle distinct pour chaque employé. Plus il y a de rôles, plus il est difficile de les configurer et de les maintenir à jour.

Cliquez sur Ajouter sous la liste des rôles.

Spécifiez un nom pour le rôle et enregistrez les paramètres.

Si vous souhaitez supprimer un rôle, cliquez sur la croix.

Le côté gauche affiche une liste des employés auxquels des rôles ont été attribués dans le CRM.

Un employé ne pourra pas entrer dans le CRM si lui ou le département dont il est membre n'a pas de rôle spécifié.

Cliquez sur Ajouter le droit d'accès sous la liste des employés.

Vous pouvez sélectionner un utilisateur spécifique, un département d'entreprise ou des membres d'un groupe/projet. Choisissez l'option qui vous convient.

Spécifiez le rôle dans le CRM pour l'employé ou le groupe d'employés que vous avez sélectionné.

Essayez d'éviter les conflits de droits. Il se produit lorsque des droits d'accès différents, souvent opposés, sont accordés au même employé. Par exemple, pour un département, les droits minimaux sont définis, et personnellement pour un employé, les droits maximaux.
Pour en savoir plus, lisez l'article - Conflit des droits d'accès dans le CRM.

Comment configurer les droits d'accès pour les rôles

Chaque rôle a un ensemble de droits. Les droits déterminent les actions qu'un employé peut effectuer sur les éléments CRM.

Sélectionnez le rôle que vous souhaitez personnaliser et cliquez sur le crayon.

Sur le côté gauche du tableau se trouve la liste des éléments auxquels les droits s'appliquent. La liste des actions possibles se trouve en haut et les droits d'action sur les éléments en bas.

Configurez les droits pour le rôle sélectionné et enregistrez les modifications.

Liste des éléments

Pour les prospects et les transactions, vous pouvez personnaliser les droits pour chaque étape. Dans la liste, Deal signifie le pipeline principal des transactions.

Actions avec des éléments

Tout droit donne la permission d'effectuer une seule action spécifique. Le droit de modifier les transactions ne donne pas le droit d'en créer de nouvelles ou de supprimer celles existantes.
  • Lire - afficher uniquement l'élément CRM, sans possibilité de modification ou de suppression.
  • Ajouter - vous permet de créer des éléments. Si en même temps il n'y a pas de droit de lecture, alors l'employé ne pourra pas voir l'élément après la création.
  • Mettre à jour - vous permet de modifier les éléments que l'employé peut voir.
  • Supprimer - vous permet de supprimer des éléments que l'employé peut voir.
  • Exporter - vous permet d'exporter des éléments CRM. Des instructions détaillées se trouvent dans l'article - Exporter les données du CRM.
  • Importer - vous permet d'importer des éléments CRM. Des instructions détaillées se trouvent dans l'article - Importation de données dans le CRM Bitrix24.
Tous les employés peuvent consulter la section Automatisation. Et le droit Mettre à jour permet également de supprimer les règles d'automatisation.

Droits d'action

  • Accès interdit - l'accès à toutes les actions possibles avec des éléments est refusé.

  • Personnel - il n'y a accès qu'aux éléments dont l'employé est responsable.

  • Personnel et service - le même que Personnel, en plus des éléments des employés de leur département.

  • Personnel, service et sous-département - le même que Personnel et service, en plus des éléments des employés de leur sous-département.

  • Tout ouverts - les mêmes que Personnel, service et sous-département, en plus tous les éléments pour lesquels l'option Accessible pour tous est activée.

  • Tous - accès à tous les éléments du CRM.
L'option Laisser modifier les paramètres donne des droits complets sur tous les paramètres dans le CRM, y compris les processus d'affaires, les intégrations, les produits, etc. Nous ne recommandons pas de l'activer pour les employés ordinaires.
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