Les tâches dans Bitrix24 offrent un espace unique pour organiser le travail d’équipe, des petites missions aux projets plus complexes. Les collaborateurs peuvent y discuter des détails dans le chat et y enregistrer les résultats.

Les tâches vous permettent de suivre l’avancement du travail, de respecter les délais et de répartir clairement les responsabilités. Par exemple, un responsable crée la tâche « Lancer une campagne publicitaire ». Il y indique l’objectif, la date limite et les responsables. Le marketeur et le designer discutent dans le chat de la tâche et joignent les documents nécessaires. Le responsable suit ainsi l’avancement, sans avoir besoin d’échanges ou de réunions supplémentaires.
Nouveau formulaire de tâche : optimisez votre efficacité

Simplifier et optimiser le travail avec les tâches

Les tâches regroupent des outils qui vous aident à garder le travail sous contrôle, à mieux coordonner l’équipe et à respecter les délais. Ces fonctionnalités rendent le travail d’équipe plus transparent : le responsable suit l’avancement, les participants comprennent clairement leur rôle et les informations ne se perdent plus entre les chats et les e-mails.

Liste de contrôle. Faites une liste des étapes afin de voir celles qui ont déjà été complétées. Vous pouvez ajouter des sous-éléments à la liste de contrôle, leur attribuer des personnes responsables et joindre des fichiers.
Listes de contrôle dans les tâches

Balises. Utilisez des balises prêtes à l'emploi ou créez les vôtres pour combiner des tâches sur des sujets communs. Cela vous permettra de filtrer les tâches et de trouver rapidement celles dont vous avez besoin.
Tags dans les tâches

Rappels. Configurez des rappels sur les tâches sous forme de notifications dans Bitrix24 ou de messages par e-mail. De cette façon, vous pouvez terminer les tâches à temps et respecter les délais.
Rappels dans les tâches

Suivi du temps. Lancez le minuteur lorsque vous commencez à travailler sur une tâche pour suivre le temps que vous y consacrez.
Suivi du temps de travail des tâches

Résultat de la tâche. Marquez le résultat du travail pour éviter au superviseur de le chercher dans les discussions. Pour cela, ajoutez un rapport dans la section « Un résumé du statut de la tâche est requis » ou envoyez un message dans le chat de la tâche, puis marquez-le comme résumé du statut.
Résumé du statut de tâche

Modèles. Pour les missions qui se répètent fréquemment, créez un modèle avec la structure de la tâche, les rôles, la date limite et les documents. Par exemple, pour préparer un rapport ou valider un contrat.
Vous pourrez ainsi créer rapidement de nouvelles tâches, et les collaborateurs comprendront immédiatement ce qu’ils doivent faire.
Modèles de tâches

Trouver rapidement une tâche

Bitrix24 dispose de filtres qui vous aident à trouver rapidement les tâches dont vous avez besoin.

• Champ de recherche - recherchez des tâches à l'aide de mots ou d'expressions présents dans le titre ou dans la description de la tâche.
• Rôles - filtrez les tâches en fonction de votre rôle : en cours, j'assiste, j'assigne et j'observe.
• Filtres - créez vos propres filtres ou utilisez des filtres prêts à l'emploi : en cours, terminées, différées, en retard et presque en retard.
Comment utiliser le filtre de tâches

Utiliser les différents modes d’affichage

Il existe cinq modes de travail avec les tâches :

• Liste - toutes les tâches sont regroupées au même endroit. Vous pouvez suivre les modifications et trier les tâches selon les critères nécessaires.
• Date limite - montre quand chaque tâche doit être terminée. Cela aide à mieux planifier et à répartir le travail.
• Planificateur - permet d’organiser les tâches selon vos critères : délais, priorité, statut, etc.
• Calendrier - permet de visualiser les dates limites des tâches et la charge de travail sur différentes périodes.
• Gantt - une vue sous forme de calendrier qui montre la durée de chaque tâche et la date à laquelle elle doit être terminée.

Comment travailler avec des tâches en mode « Liste »
Comment travailler avec des tâches en mode « Date limite »
Comment travailler avec des tâches en mode « Planificateur »
Comment travailler avec des tâches dans la vue « Calendrier »
Diagramme de Gantt : comment établir un lien entre les tâches

Automatiser les tâches

Configurez des règles d'automatisation et des déclencheurs pour créer automatiquement de nouvelles tâches, ajouter des participants et suivre les délais.

Les règles d'automatisation automatisent les actions de routine : elles envoient des notifications et assignent des tâches aux exécuteurs. Les déclencheurs suivent les modifications, telles que l'approche de la date limite, et mettent à jour le statut de la tâche.
Règles d'automatisation et déclencheurs : comment automatiser le travail avec les tâches

Configurer les droits d’accès

Les droits d’accès permettent de définir les actions que les employés peuvent effectuer sur les tâches, les modèles et les règles d’automatisation. Vous pouvez créer des rôles avec des droits spécifiques, par exemple autoriser la modification ou interdire la suppression des tâches, puis les attribuer à des employés ou à des groupes précis.
Droits d'accès dans les tâches

Travailler avec les tâches dans les autres outils

Les tâches dans Bitrix24 sont liées aux autres outils. Si un superviseur confie une mission dans une discussion, vous pouvez transformer son message en tâche en deux clics. Le texte du message devient la description de la tâche, vous êtes désigné comme responsable et les participants à la discussion deviennent observateurs.

Collaboration. Vous pouvez créer une tâche depuis la messagerie, le calendrier, le fil d’actualités, le CRM, un groupe de travail ou un projet.
Création d'une tâche à partir d'un message de flux d'actualités
Comment créer une tâche ou une réunion à partir d'un message

CRM. Les tâches dans le CRM aident à simplifier la communication entre les services. Par exemple, le service commercial peut confier une tâche à des avocats pour préparer des documents pour un client. Les responsables commerciaux verront les statuts des tâches dans la vue Kanban sans ouvrir la fiche CRM.
Tâches dans le CRM