La réservation en ligne est un outil qui permet aux clients de prendre rendez-vous avec des spécialistes ou de réserver du matériel et des équipements. Vous pouvez suivre la disponibilité des employés, envoyer des rappels aux clients et enregistrer les données dans le CRM. Cet article répond aux questions fréquemment posées sur la réservation en ligne.

Avantages de la réservation en ligne

La réservation en ligne automatise la gestion des demandes. Les clients choisissent eux-mêmes un créneau et un service via un formulaire, ou contactent un manager qui enregistre la réservation dans le calendrier. L'entreprise bénéficie d'un planning à jour, évite les chevauchements et les créneaux vides, tandis que les employés sont libérés des appels répétitifs.

Cet outil convient à divers secteurs d'activité, tels que :

• Centres médicaux - prise de rendez-vous pour consultations, diagnostics et procédures.
• Salons de beauté - réservation pour coiffure, maquillage et autres services.
• Location de locaux - réservation de coworkings, studios photo, etc.
• Location de matériel - réservation de voitures et équipements spécialisés.
• Services de conseil - consultations juridiques ou autres.

Qu'est-ce qu'une ressource

Les ressources regroupent tout ce qui est nécessaire pour fournir un service : spécialistes, locaux, équipements, etc. Chaque ressource est définie par un type, un planning et une durée de réservation. Par exemple :

• Dans un centre médical - un médecin et une salle équipée.
• Dans un club de fitness - un coach et une salle d'entraînement.
• Dans un garage automobile - un box, un mécanicien et un pont élévateur.
• Dans un coworking - une salle de réunion.
• Dans une agence de location - des voitures ou autres véhicules.

Réservation en ligne : comment créer une nouvelle ressource

Comment un client peut-il réserver un service

Un client peut réserver un service de deux manières :

Via un manager. Si le client appelle ou écrit, le manager sélectionne un créneau et enregistre la réservation dans le planning. Par exemple, un administrateur de clinique prend rendez-vous pour un patient, ou un gestionnaire d'atelier automobile réserve un créneau pour une réparation.

Via un formulaire CRM. Dans Bitrix24, vous pouvez configurer un formulaire de réservation en ligne permettant aux clients de choisir eux-mêmes un créneau. Trois types de formulaires CRM sont disponibles :

• Sélection automatique de la ressource - le système attribue automatiquement le prochain créneau disponible et un spécialiste. Idéal pour les urgences où le choix du spécialiste est secondaire, par exemple, un client souffrant d'une douleur dentaire qui peut être pris en charge par n'importe quel dentiste de garde.
• Sélectionner parmi les ressources disponibles - le client consulte tous les créneaux disponibles pour une date donnée et sélectionne celui qui lui convient. Utile lorsque la date et l'heure sont prioritaires, par exemple pour réserver un créneau pour un changement de pneus dans un garage.
• Sélectionner parmi toutes les ressources - le client choisit d'abord le spécialiste, puis la date et l'heure. Ce type de formulaire est adapté lorsque le choix du professionnel est important, par exemple, un client d'un salon de coiffure souhaitant être pris en charge par son coiffeur habituel.

Comment créer un formulaire d'inscription des clients aux services

Quels rappels peut-on configurer

La réservation en ligne permet de configurer des rappels automatiques pour le client et le manager :

• Nouvelle réservation - le client reçoit un message avec la date, l'heure et le service immédiatement après la réservation.
• Demander une confirmation de réservation - le client reçoit un lien pour confirmer la réservation, et le manager est averti en l'absence de confirmation.
• Rappel de réservation - le client reçoit un rappel avant le rendez-vous, par exemple le matin même.
• Rappel en cas de retard du client - le client reçoit un message, et le manager un rappel si le client est en retard.

Ces rappels réduisent les rendez-vous manqués et les créneaux inutilisés. Les clients sont moins susceptibles d'oublier leurs rendez-vous, et les managers peuvent anticiper les annulations et réagir rapidement.
Réservation en ligne : modèles de messages pour les clients

Peut-on réserver plusieurs clients au même créneau

La réservation en ligne propose une option de surréservation (overbooking) permettant d'accepter deux réservations pour un même créneau. Si un client annule ou reporte son rendez-vous, l'autre reste inscrit. Cette fonctionnalité est utile en cas d'annulations fréquentes : le planning reste optimisé, les employés sont occupés, et l'entreprise ne perd ni temps ni clients.
Comment inscrire un client à un service

Comment gérer une réservation lorsque l'agenda est complet

Si tous les créneaux sont occupés, vous pouvez ajouter le client à une liste d'attente. Lorsqu'un créneau se libère, le manager peut le proposer en priorité aux clients en attente. Cela permet d'éviter les créneaux vides et de fidéliser la clientèle.

Par exemple, un club de fitness peut utiliser une liste d'attente pour les entraînements personnels, et une clinique pour les consultations médicales.
Réservation en ligne : comment ajouter un client en liste d'attente

Peut-on réserver des clients depuis le CRM

Un client déjà enregistré dans le CRM peut être réservé de deux manières :

Depuis un formulaire CRM. Accédez à la section CRM et sélectionnez l'élément souhaité (un contact ou une transaction, par exemple). Dans la chronologie, cliquez sur Réservation et choisissez un créneau pour la ressource concernée.
Inscrire un client à un service directement depuis le formulaire CRM

Depuis la section Réservation en ligne. Lors de la création d'une nouvelle réservation, cliquez sur Ajouter un client. Dans le champ Nom du contact, commencez à saisir le nom du client et sélectionnez-le dans la liste. La réservation sera automatiquement liée au formulaire correspondant dans le CRM.