Les Tableaux blancs en ligne dans Bitrix24 permettent à l'équipe de collaborer efficacement : ils sont parfaits pour visualiser les tâches, les projets et les idées. Pour garder la maîtrise des informations, vous pouvez configurer flexiblement les droits d'accès aux tableaux blancs en ligne pour différents utilisateurs. Par exemple, autorisez les employés à modifier le tableau blanc en ligne, tandis que les clients et les experts externes peuvent uniquement le consulter. Cela vous permet d'impliquer des participants externes sans risquer la perte ou la modification non désirée des données.

Où se trouvent les paramètres d'accès

Vous pouvez configurer l'accès à un tableau blanc en ligne depuis la liste des tableaux ou directement depuis l'éditeur.

Depuis la liste des tableaux blancs en ligne.

1. Accédez à la section Tableaux blancs et trouvez celui qui vous intéresse.
2. À côté du nom, cliquez sur Menu (≡) - Partager.
3. Choisissez une option :

• Partager avec d'autres utilisateurs - pour les employés,
• Recevoir le lien public - pour les utilisateurs externes : clients, prestataires, etc.

Depuis l'éditeur de tableaux blancs en ligne. Si vous travaillez déjà sur un tableau blanc en ligne, cliquez sur Permissions et partage et choisissez une option :

• Partager avec d'autres utilisateurs - pour les employés,
• Obtenir le lien public - pour les utilisateurs externes.

Comment configurer l'accès pour un employé

Ajouter ou supprimer des employés. Vous pouvez accorder l'accès à des employés spécifiques, des départements ou des groupes.

1. Cliquez sur Ajouter plus.
2. Saisissez dans la barre de recherche le nom de l'employé, du département ou du groupe. Vous pouvez également accéder à l'onglet correspondant pour effectuer l'ajout. Les participants sélectionnés apparaîtront immédiatement dans la liste.
3. Pour supprimer un employé, un groupe ou un département de la liste, cliquez sur la croix.

Définir le niveau d'accès. Par défaut, les employés ajoutés bénéficient du droit de modification du tableau blanc en ligne. Pour modifier cela, cliquez sur le niveau d'accès actuel et sélectionnez celui souhaité.

• Lecture - l'employé peut voir le tableau blanc en ligne et les icônes des collaborateurs qui y travaillent actuellement. Il peut masquer ou afficher les curseurs des autres participants sur son écran.
• Éditer - l'employé peut consulter et modifier le tableau blanc en ligne : changer son nom et son design, ajouter, supprimer ou modifier des éléments et leurs connexions.
• Accès administratif complet - l'employé peut effectuer toutes les actions ci-dessus et configurer les droits d'accès pour d'autres participants.

Cliquez sur Enregistrer.

Lorsque vous ouvrez l'accès à un tableau blanc en ligne, l'employé reçoit une notification l'invitant à l'ajouter à sa liste. Il peut choisir :

• Ajouter - le tableau blanc en ligne apparaîtra dans sa liste et il pourra y travailler.
• Annuler - l'employé perdra l'accès au tableau blanc en ligne. Seul le propriétaire du tableau ou un utilisateur avec un accès complet pourra le rétablir.

Comment configurer l'accès pour un utilisateur externe

Pour partager un tableau blanc en ligne avec un client ou un prestataire n'ayant pas accès à votre Bitrix24, générez un lien public. Vous pouvez le copier et l'envoyer par SMS, messagerie instantanée ou e-mail. Par défaut, le lien donne un accès en lecture seule, sans mot de passe ni limite de temps.

Pour modifier ces paramètres, accédez à Paramètres (⚙️).

• Définir une date et une heure d'expiration - définissez une durée de validité pour le lien, après laquelle il sera automatiquement désactivé. L'utilisateur aura un accès temporaire au tableau blanc en ligne, et vous n'aurez pas à le désactiver manuellement.
• Définir le mot de passe - ajoutez un code sans lequel le tableau blanc en ligne ne pourra être ouvert. Changez-le une fois le travail terminé pour protéger le résultat final contre des modifications accidentelles.
• Autoriser l'accès en modification - permettez aux utilisateurs externes d'apporter des modifications : ajouter des éléments, déplacer des blocs, laisser des notes, etc. Une fois le travail terminé, désactivez cette option pour figer le résultat.

Cliquez sur Enregistrer.