Les documents texte, feuilles de calcul, présentations et tableaux blancs dans Bitrix24 permettent aux équipes de collaborer efficacement : planifier des projets, visualiser des idées et documenter les résultats. Pour garantir la sécurité des informations, vous pouvez configurer de manière flexible les accès pour différents utilisateurs. Par exemple, autorisez les employés à modifier les documents tout en accordant aux clients et experts externes un accès en lecture seule. Cela permet d'impliquer des participants externes sans risquer de perte de données ou de modifications non autorisées.

Dans cet article :

• Paramètres d'accès aux tableaux blancs
• Accorder l'accès à un utilisateur externe
• Accorder l'accès à un employé
• Comment fonctionne l'accès aux documents joints

Trouver les paramètres d'accès

Vous pouvez configurer l'accès aux documents et tableaux blancs depuis la liste des éléments ou directement en les utilisant.

Depuis la liste.

1. Accédez à la section Drive, Documents ou Tableaux blancs et localisez le document ou tableau requis.
2. Cliquez sur Menu (≡) - Partager à côté du nom.

• Recevoir le lien public - pour les utilisateurs externes comme les clients, prestataires, etc.,
• Partager avec d'autres utilisateurs - pour les employés.

Dans l'éditeur de document ou tableau blanc. Si vous travaillez déjà sur un document, tableau blanc ou présentation, cliquez sur Partager et choisissez une option :

• Recevoir le lien public
• Partager avec d'autres utilisateurs

Accorder l'accès à un utilisateur externe

Si vous devez partager un document avec un client ou inviter un spécialiste qui n'a pas accès à votre Bitrix24, activez le lien public. Vous pouvez le copier et l'envoyer par SMS, chat ou e-mail.

Par défaut, le lien ouvre le document en mode lecture seule, sans mot de passe ni restrictions de temps. Les utilisateurs externes et les employés peuvent l'utiliser - le document s'ouvre dans un navigateur.

Pour modifier l'accès, accédez à Paramètres (⚙️) :

• Définir la date et l'heure d'achèvement - spécifiez une limite de temps après laquelle le lien cessera automatiquement de fonctionner. Cela permet un accès temporaire sans intervention manuelle.
• Définir le mot de passe - ajoutez un code requis pour ouvrir le document ou tableau. Changez-le après que le prestataire ait terminé son travail pour protéger le résultat final des modifications accidentelles.

Cliquez sur Enregistrer.

Accorder l'accès à un employé

Configurer un accès partagé. Par défaut, tous les employés disposant d'un lien interne vers le document peuvent le modifier. Pour changer cela, cliquez sur le niveau d'accès actuel et sélectionnez celui souhaité :

• Refuser l'accès - seul le propriétaire peut accéder au document.
• Lecture - permet de consulter le document et d'utiliser des outils qui n'affectent pas son contenu, comme activer les curseurs des participants sur leur écran lors du travail sur un tableau blanc.
• Édition - permet de consulter et d'apporter des modifications au document.

Comment utiliser des liens publics et internes de fichiers dans Bitrix24

Configurer un accès personnel. Vous pouvez accorder des niveaux d'accès supérieurs à des employés, départements ou groupes spécifiques.

1. Cliquez sur Ajouter plus.
2. Saisissez le nom de l'employé, du département ou du groupe dans la barre de recherche. Sinon, accédez à l'onglet correspondant et ajoutez des utilisateurs depuis là. Les participants sélectionnés apparaîtront dans la liste.
3. Pour supprimer un employé, groupe ou département de la liste, cliquez sur l'icône en forme de croix.
4. Spécifiez le niveau d'accès - par défaut, le document est ouvert à la modification. Pour changer cela, cliquez sur le niveau d'accès actuel et sélectionnez celui souhaité.

• Lecture - l'employé peut consulter le document et utiliser des outils qui n'affectent pas son contenu, comme changer le thème ou le niveau de zoom lors du travail sur un tableur.
• Éditer - permet de consulter et de modifier le document, comme le renommer ou ajouter et supprimer des éléments.
• Accès administratif complet - inclut tout ce qui précède ainsi que la possibilité de configurer l'accès pour d'autres participants.

Cliquez sur Enregistrer.

Une fois l'accès personnel configuré, l'employé recevra une notification. Selon le type de document, il sera invité à ajouter le tableau à sa liste ou à connecter le fichier à son Drive. Si l'employé :

• Accepter - le document apparaîtra dans sa liste, et il disposera d'un accès étendu.
• Refuser - il conservera le niveau d'accès général. Seul le propriétaire du document ou un utilisateur disposant d'un accès complet peut restaurer l'accès étendu.

Comment fonctionne l'accès aux documents joints

Vous pouvez partager un document avec des collègues en l'attachant à un message, une tâche, une publication dans le fil, etc. Toute personne ayant accès à ces éléments pourra modifier le fichier.

Par exemple, si vous ajoutez un tableur avec un accès restreint à une discussion de groupe, tous les participants à la discussion pourront le modifier. Cela est pratique pour une collaboration rapide sans configurer manuellement l'accès.

Si vous souhaitez conserver les paramètres d'accès au document inchangés, partagez un lien au lieu de l'attacher en tant que fichier.