Dans Bitrix24, vous pouvez communiquer avec les clients par e-mail à partir du formulaire CRM. L'historique de la correspondance est conservé dans le formulaire du client et vous pouvez rapidement trouver l'e-mail nécessaire. Cet article rassemble des réponses aux questions fréquemment posées sur la messagerie dans le CRM.
Cet article vous aidera à comprendre :
- pourquoi les e-mails ne sont pas automatiquement sauvegardés dans le CRM,
- qui peut créer des prospects et des transactions à partir des e-mails,
- s'il est possible de lier un e-mail à une autre transaction,
- qui peut être responsable d'un e-mail dans le formulaire CRM,
- pourquoi le même e-mail a des horaires différents dans la messagerie et le CRM,
- pourquoi un employé ne voit pas l'e-mail dans le formulaire CRM.
Pourquoi les e-mails ne sont-ils pas automatiquement sauvegardés dans le CRM
Si les e-mails ne sont pas automatiquement sauvegardés dans le CRM, mais que l'employé peut le faire manuellement, vérifiez les paramètres de la boîte de réception.
1. Accédez à la section Messagerie - Paramètres (⚙️) - Paramètres de messagerie.
2. Sélectionnez Configurer les dossiers pour la synchronisation.
3. Vérifiez ce qui est indiqué dans l'option Déplacer le spam vers le dossier. Si le dossier Boîte de réception est sélectionné, alors tous les e-mails entrants ne seront pas automatiquement sauvegardés dans le CRM.
4. Sélectionnez un autre dossier pour le spam, par exemple Spam. Après cela, les e-mails entrants seront enregistrés dans CRM.
Qui peut créer des prospects et des transactions à partir des e-mails
Si l'intégration avec le CRM est activée dans les paramètres de la boîte de réception, les prospects ou les transactions sont créés automatiquement.
Si l'intégration est désactivée, un employé ayant accès à la boîte de réception peut sauvegarder manuellement l'e-mail dans le CRM. Pour cela faire, dans la liste des e-mails entrants, cliquez sur CRM à côté de l'e-mail nécessaire.
Est-il possible de lier un e-mail à une autre transaction
Pour lier un e-mail à une autre transaction, l'employé doit avoir le droit de modifier ces transactions. Les droits d'accès au CRM peuvent être configurés par l'administrateur Bitrix24 et un employé disposant du droit Laisser modifier les paramètres CRM.
Droits d'accès dans le CRM
- Ouvrez une transaction à laquelle est joint un e-mail. Dans la chronologie à côté de l'e-mail, cliquez sur Ouvrir.
- Cliquez sur Plus - Changer de transaction.
Si le bouton Changer de transaction n'existe pas, il sera impossible de rattacher l'e-mail à une autre transaction. Cela se produit après la conversion du prospect en transaction - l'e-mail est attaché non seulement à la transaction, mais aussi au prospect.
Le champ « Documents connectés » est inactif - il est impossible de changer la transaction dans celui-ci.
Qui peut être responsable d'un e-mail dans le formulaire CRM
Le responsable de l'e-mail dans le formulaire CRM est l'employé qui est responsable du formulaire lui-même. Toutes les tâches et activités liées à l'e-mail lui sont automatiquement assignées.
Lorsqu'un e-mail est sauvegardé dans le formulaire CRM, en plus de l'activité planifiée, une entrée système concernant un nouvel e-mail apparaît dans la chronologie. À côté de cette entrée, l'avatar de l'employé qui a connecté la boîte de réception est affiché. Cet employé peut modifier les paramètres d'intégration de la messagerie avec le CRM.
Pourquoi un même e-mail a-t-il des horaires différents dans la messagerie et le CRM
Un e-mail peut avoir trois heures différentes :
- quand l'e-mail a été effectivement reçu,
- quand l'e-mail est arrivé dans le CRM,
- quand une activité a été créée à partir de l'e-mail dans le formulaire CRM.
Comment afficher l'en-tête technique d'un e-mail
Lorsque l'e-mail est reçu. Allez dans la section Messagerie et ouvrez l'e-mail nécessaire. L'heure réelle de réception de l'e-mail est indiquée dans le coin supérieur droit.
Lorsque l'e-mail est arrivé dans le CRM. Cette heure peut être consultée dans la chronologie du formulaire.
Lorsqu'une activité est créée à partir d'un e-mail. Le temps prévu pour l'activité indiquera quand l'e-mail est arrivé dans le CRM. Si l'activité est terminée, l'heure de sa fin sera indiquée.
Exemple d'une activité terminée dans le formulaire CRM
Pourquoi un employé ne voit-il pas l'e-mail dans le formulaire CRM
Pour qu'un employé puisse voir un e-mail dans le formulaire CRM, il doit avoir les droits pour consulter les éléments auxquels cet e-mail est associé. Par exemple, si l'e-mail est lié à une transaction et à un contact, mais que l'employé n'a pas accès au contact, il ne verra pas cet e-mail dans le formulaire de la transaction non plus.
Les droits d'accès peuvent être configurés par l'administrateur Bitrix24 et par un employé ayant le droit Laisser modifier les paramètres CRM.
Droits d'accès dans le CRM