Dans Bitrix24 Signature électronique pour les RH, vous pouvez créer des discussions avec les employés directement à partir du formulaire de document. Les employés à qui vous avez déjà envoyé le document ou prévoyez de le faire signer sont automatiquement ajoutés à la discussion. Cela aidera à discuter rapidement des questions qui se posent.

Vous pouvez créer des discussions distinctes pour ces statuts de documents :

• En attente de la signature du représentant - les employés avec lesquels le représentant de l'entreprise n'a pas encore signé le document sont ajoutés au chat. Dans une telle discussion, vous pouvez informer que vous envisagez d'envoyer un document et proposer de discuter de toutes les questions.
• Document en attente de signature par les employés - les employés qui n'ont pas encore signé le document, mais qui a déjà été signé par le représentant de l'entreprise, sont ajoutés à la discussion. Vous pouvez rappeler aux employés de le signer.
• Signature annulée - les employés qui ont refusé de signer le document ou dont la signature a été annulée pour d'autres raisons sont ajoutés à la discussion. Vous pouvez discuter des raisons du refus ou de l'annulation dans le chat.

Vous pouvez créer une discussion dans Kanban des documents ou dans le formulaire d'un document spécifique. Cela peut être fait au stade Signature.

Créer une discussion dans Kanban. Sélectionnez le formulaire requis dans Kanban et cliquez sur le bouton Créer une discussion.

Créer une discussion à partir d’un formulaire. Ouvrez le formulaire et cliquez sur Créer une discussion à côté du statut du document souhaité.

Les employés ont été automatiquement ajoutés au chat

Fonctionnalités de discussion

Type de discussion. Une discussion privée est créée à partir de Bitrix24 Signature électronique pour les RH, les informations qu'elle contient ne sont visibles que par les participants.

Administrateur de discussion. Il s'agit de l'employé qui a créé la discussion. Il peut personnaliser le chat : changer l'avatar, les droits d'accès, etc.
Comment choisir un type de discussion

Participants à la discussion. Les employés dont les documents étaient dans le statut requis au moment de la création du chat sont automatiquement ajoutés à la discussion et peuvent être ajoutés ultérieurement.

Par exemple, vous avez envoyé un document à signer à dix employés. Avec trois employés, le document est dans le statut Document en attente de signature par l'employé, et pour les autres, il est dans le statut En attente de signature par le représentant. Lors de la création d'un chat pour le statut Document en attente de signature par l'employé, trois employés seront ajoutés, mais de nouveaux participants peuvent être ajoutés lorsque leurs documents seront signés par le représentant de l'entreprise.

Lorsqu'un employé signe un document, il ne sera pas exclu de la discussion, mais il pourra la quitter de manière indépendante.