Une fois qu'une tâche dans Bitrix24 est définie, le processus de travail avec elle dépend du rôle de l'employé dans la tâche et dans l'entreprise dans son ensemble.
Opportunités pour les superviseurs :
- créer des tâches pour les employés, assigner des responsables et fixer des délais d'exécution ;
- surveiller le processus d'exécution des tâches et recevoir des notifications sur l'état de chacune d'entre elles ;
- analyser les tâches accomplies, les rapports et les statistiques pour évaluer la performance des employés ;
- suivre le processus d'exécution des tâches, fixer des priorités et marquer les tâches comme terminées.
Opportunités pour les employés :
- créer et assigner des tâches à lui-même et à d'autres collègues à exécuter ;
- suivre le processus d'exécution des tâches, fixer des délais, des priorités et marquer les tâches comme terminées ;
- commenter et discuter des tâches avec des collègues, joindre des fichiers et partager des informations ;
- recevoir des notifications sur les nouvelles tâches et les modifications apportées aux tâches existantes.
Le responsable de la tâche est dans la plupart des cas responsable du travail sur elle et rend compte des résultats de son exécution. Le créateur surveille les étapes du travail et prend le résultat sur les tâches. Les observateurs et les participants peuvent aider dans le travail des étapes spécifiques ou simplement se tenir au courant de la tâche en cours d'exécution.
Comment la personne responsable travaille avec la tâche
Une fois la tâche définie, le responsable peut consulter sa description et la date limite pour évaluer la charge de travail. Il est également important de faire attention si la tâche est marquée du signe Priorité élevée.
Lorsque l'employé est prêt à démarrer la tâche, il peut démarrer l'exécution ou lancer le time tracking au cas où le créateur aurait fixé une date limite pour la tâche. Cela est nécessaire pour que les parties prenantes puissent voir si le responsable travaille sur la tâche et à quel stade elle se trouve.
Dans le cas où, pour une raison quelconque, la tâche doit être reportée, vous pouvez suspendre le travail ou mettre en pause.
Si une liste de contrôle est ajoutée à la tâche, elle vous aidera à effectuer les tâches étape par étape et à ne pas manquer les points importants. Dès que l'un des éléments de la liste de contrôle est terminé, il suffit de le marquer dans la liste. Si nécessaire, vous pouvez également ajouter vous-même de nouveaux éléments de liste de contrôle si de nouvelles étapes de travail apparaissent dans la tâche.
Vous pouvez répondre à toutes les questions sur la tâche dans les commentaires. Mais si certains points nécessitent une discussion plus approfondie, vous pouvez commencer à communiquer avec vos collègues via des actions rapides directement dans la tâche :
- Ouvrir le chat - créez un chat séparé en fonction de la tâche. Le nom d'un tel chat sera tiré du nom de la tâche.
- Démarrer un appel vidéo - démarrez un appel vidéo et un chat sera automatiquement créé, où tous les participants à la tâche seront invités.
- Publier sur les Actualités - créez une publication dans le flux d'actualités en fonction de la tâche, les destinataires seront tous les participants à la tâche.
- Créer un évènement - créez une réunion basée sur une tâche et spécifiez le lieu et l'heure de la réunion. Tous les participants à la tâche seront invités à la réunion.
Afin de ne pas oublier la tâche dans le flux de travail, définissez un rappel à ce sujet et vous recevrez une notification au bon moment.
Une fois la tâche terminée, vous pouvez laisser un commentaire avec les résultats et terminer la tâche.
Si la tâche nécessite un rapport de travail, sélectionnez l'un des commentaires et marquez-le comme résumé du statut de tâche.
Comment le créateur travaille avec la tâche
En cours de travail sur une tâche, le créateur peut vérifier la qualité de sa mise en œuvre et, si nécessaire, la modifier. Par exemple : ajouter des employés ou spécifier de nouvelles données.
Si, lors de la création d'une tâche, vous définissez la fonction Un résumé du statut de tâche est requis, l'employé responsable pourra marquer son commentaire comme résultat du travail. Une fois la tâche terminée, elle sera envoyée au créateur pour vérifier le résultat.
Si l'option Vérifier la tâche une fois terminée a été activée lors de l'établissement de la tâche, le créateur peut valider la tâche ou le renvoyer pour révision en cliquant sur le bouton Renvoyer au responsable.
De plus, le créateur peut évaluer le travail de la personne responsable de la tâche : positive, négative ou laissée sans évaluation.
Comment la personne responsable travaille avec la tâche
Une fois la tâche définie, le responsable peut consulter sa description et la date limite pour évaluer la charge de travail.
Lorsqu'un employé est prêt à démarrer une tâche, il peut commencer son exécution. Cela est nécessaire pour que les parties prenantes puissent voir si le responsable travaille sur la tâche et à quel stade elle se trouve.
Si, pour une raison quelconque, la tâche doit être reportée, vous pouvez suspendre le travail.
Si une liste de contrôle est ajoutée à la tâche, elle vous aidera à effectuer les tâches étape par étape et à ne pas manquer les points importants. Dès que l'un des éléments de la liste de contrôle est terminé, il suffit de le marquer dans la liste. Si nécessaire, vous pouvez également ajouter vous-même de nouveaux éléments de liste de contrôle si de nouvelles étapes de travail apparaissent dans la tâche.
Vous pouvez répondre à toutes les questions sur la tâche dans les commentaires.
Une fois la tâche terminée, vous pouvez laisser un commentaire avec les résultats et terminer la tâche.
Si la tâche nécessite un rapport de travail, sélectionnez l'un des commentaires, maintenez-le et marquer comme résumé du statut de tâche.
Comment le créateur travaille avec la tâche
En cours de travail sur une tâche, le créateur peut vérifier la qualité de sa mise en œuvre et, si nécessaire, la modifier. Par exemple : ajouter des employés ou spécifier de nouvelles données.
Si, lors de la création d'une tâche, vous définissez la fonction Le rapport de tâche est requis, l'employé responsable pourra marquer son commentaire comme résultat du travail. Une fois la tâche terminée, elle sera envoyée au créateur pour vérifier le résultat.
Si l'option Vérifier la tâche une fois terminée a été activée lors de l'établissement de la tâche, le créateur peut valider la tâche ou le renvoyer pour révision en cliquant sur le bouton Renvoyer au responsable.
De plus, le créateur peut évaluer le travail de la personne responsable de la tâche : positive, négative ou laissée sans évaluation.
