Attention ! Outlook 2010 ou toute version plus récente est nécessaire pour une intégration de la totalité des fonctionnalités.
Vous devez exporter les calendriers de Bitrix24 avant de pouvoir synchroniser les événements de ces calendriers avec les calendriers MS Outlook.
- Ouvrez la page Mon calendrier et cliquez sur MS Outlook. Veuillez noter que cette option est réservée aux utilisateurs de Windows.
Sinon, vous pouvez simplement sélectionner le bon calendrier dans le formulaire de connexion à Outlook.
- Cela affichera le pop up MS Outlook avec la requête Connecter le calendrier à Outlook ? . Cliquez sur Oui pour connecter le calendrier, ou sur Avancé si votre calendrier ou le système a besoin de plus d'options de configuration.
- Saisissez le nom du dossier (qui est en fait le nom du calendrier) et la description. Cliquez sur OK.
Une fois la configuration de la connexion terminée, le calendrier apparaît dans MS Outlook, avec les événements directement dans les cases.
Dès qu'un nouvel événement est ajouté au calendrier de MS Outlook, il est automatiquement affiché dans le calendrier Bitrix24.
Exemple
Considérez l'exemple suivant :
1. Choisissez le jour d'un événement et double cliquez sur le jour dans la grille du calendrier de MS Outlook. Le formulaire de nouvel événement s'ouvre.
2. Remplissez les champs : Objet, Heure de début, Heure de fin, Description. Remarque : vous pouvez renseignez les informations dans le champ Localisation. Cependant, cela n'apparaîtra pas dans les événements Bitrix24.
3. Cliquez sur Enregistrer et Fermer.
4. L'événement est maintenant visible dans le calendrier MS Outlook.
1. Choisissez le jour d'un événement et double cliquez sur le jour dans la grille du calendrier de MS Outlook. Le formulaire de nouvel événement s'ouvre.
2. Remplissez les champs : Objet, Heure de début, Heure de fin, Description. Remarque : vous pouvez renseignez les informations dans le champ Localisation. Cependant, cela n'apparaîtra pas dans les événements Bitrix24.
3. Cliquez sur Enregistrer et Fermer.
4. L'événement est maintenant visible dans le calendrier MS Outlook.
Le calendrier Bitrix24 affichera cet événement dès que la synchronisation est terminée.
Dans MS Outlook, double cliquez sur l'événement que vous voulez modifier. Éditez les paramètres de l'événement dans la fenêtre d'édition de l'événement et cliquez sur Enregistrer et Fermer.
Pour supprimer un événement de MS Outlook, sélectionnez-le simplement et choisissez Supprimer dans le menu.
Toute action que vous effectuez sur un événement lance automatiquement une synchronisation, ce qui fait que les calendriers de MS Outlook et de Bitrix24 sont intacts.
Désactiver les synchronisations des calendriers Outlook et Bitrix24
Pour désactiver la synchronisation des calendriers (entre Bitrix24 et Outlook), la connexion doit être désactivée dans Outlook. Ouvrez la section Calendrier d'Outlook, cliquez avec le bouton droit sur le calendrier et choisissez Supprimer dans le menu déroulant.
La synchronisation est désactivée dès que la suppression est confirmée.
Pop up de demande d'autorisation de Bitrix24
Si la demande "Autorisation à Bitrix24" apparaît constamment dans Outlook, essayez d'y saisir vos identifiants Bitrix24 et de cliquez sur "S'en souvenir". Si cela ne change rien, vous devez supprimer complètement toutes les données synchronisées de Outlook et Bitrix24 pour vous assurer que la synchronisation soit arrêtée :
- ouvrez votre Outlook, trouvez le calendrier Bitrix24, et supprimez toutes les tâches de ce calendrier ;
- supprimez ce calendrier Bitrix24 d'Outlook ;
- vérifiez si votre e-mail Outlook est intégré au CRM Bitrix24 (CRM > Paramètres > Intégration d'e-mail). Si oui, supprimez l'intégration.