Dans Bitrix24, un employé peut être créateur, responsable, participant ou observateur d'une tâche. Ces rôles définissent sa participation à la tâche, mais pas ses autorisations.

Les droits d'accès déterminent ce que chaque utilisateur peut faire : créer, modifier, supprimer ou gérer les tâches, les modèles et les autres outils de Tâches et projets. Ils permettent d'éviter les modifications accidentelles et de mieux organiser le travail.

Par défaut, seuls les administrateurs Bitrix24 peuvent configurer les droits d'accès. Ils peuvent toutefois déléguer cette autorisation à d'autres employés.

Pour ouvrir les paramètres, accédez à Tâches et projets > Plus > Droits d'accès.

Utiliser les rôles standard

Trois rôles sont disponibles par défaut.

• Accès complet : attribué par défaut à l'administrateur Bitrix24. Les utilisateurs ayant ce rôle peuvent gérer toutes les tâches, modifier tous les paramètres et configurer les droits d'accès. L'administrateur peut attribuer ce rôle à d'autres employés.
• Superviseur : ce rôle est automatiquement attribué aux responsables de département. Les superviseurs peuvent gérer les tâches de leur département, mais ne peuvent pas modifier les rôles ni les droits d'accès. Ils voient toujours les tâches de leurs subordonnés, même si cette option est désactivée dans les paramètres.
• Employé : ce rôle est attribué automatiquement à tous les employés. Les utilisateurs travaillent uniquement avec leurs propres tâches et ne voient pas celles de leurs collègues.

Créer et configurer des rôles personnalisés

Si les rôles standard ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez créer un nouveau rôle ou copier un rôle existant.

Créer un rôle. Créez un rôle personnalisé avec les droits d'accès adaptés aux processus de votre entreprise.

1. Cliquez sur Créer un rôle.
2. Saisissez un nom.
3. Activez les autorisations souhaitées.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Copier un rôle. Cette option permet de repartir d'une configuration existante.

1. Cliquez sur Copier à partir du rôle.
2. Sélectionnez le rôle à copier.
3. Saisissez un nom.
4. Modifiez les autorisations si nécessaire.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les droits d'accès

Chaque rôle possède ses propres autorisations pour les différents outils de Tâches et projets.

Tâches

Ces autorisations contrôlent les actions disponibles sur les tâches.

Droits du responsable :

• Modifier la tâche : modifier le titre, la description, les échéances et les autres paramètres de la tâche. Un superviseur peut toujours modifier les tâches de ses subordonnés, même si cette autorisation est désactivée.
• Déléguer la tâche : transférer une tâche à un autre employé. Un superviseur peut toujours déléguer les tâches de ses subordonnés. Dans les autres cas, cette action est possible uniquement si l'utilisateur est autorisé à attribuer des tâches à cet employé.
• Ajouter un participant : ajouter des participants à une tâche. Cette action nécessite l'autorisation d'attribuer des tâches à l'employé sélectionné.
• Changer le responsable : désigner un autre responsable. Par défaut, vous pouvez sélectionner un employé de votre département. Pour choisir un superviseur ou un employé d'un autre département, vous devez être autorisé à lui attribuer des tâches.
• Modifier la liste de contrôle : modifier ou supprimer les éléments d'une liste de contrôle. Les utilisateurs peuvent toujours cocher les éléments terminés, quel que soit ce paramètre.
• Ajouter de nouveaux éléments à la liste de contrôle : ajouter de nouveaux éléments et modifier ceux que vous avez créés. Les éléments créés par d'autres utilisateurs ne peuvent pas être modifiés.

Droits du créateur :

• Modifier une tâche terminée : modifier une tâche une fois que le responsable l'a terminée.
• Supprimer la tâche : supprimer les tâches que l'utilisateur a créées.

Droits dans son département :

• Assigner une tâche aux employés de son propre service
• Assigner une tâche au superviseur de son propre service
• Afficher les tâches de son propre service
• Modifier les tâches disponibles de son propre service
• Modifier les tâches terminées de son propre service
• Supprimer les tâches disponibles de son propre service

Droits dans les autres départements :

• Assigner une tâche au superviseur des autres services
• Assigner une tâche aux employés des autres services
• Afficher les tâches des autres services
• Modifier les tâches disponibles des autres services
• Modifier les tâches terminées des autres services
• Supprimer les tâches disponibles des autres services

Droits généraux :

• Exporter les tâches accessibles
• Importer des tâches dans Bitrix24 à partir d'un fichier

Modèles

Ces autorisations définissent les actions que les utilisateurs peuvent effectuer sur les modèles de tâches. Elles permettent de standardiser les processus et de protéger les modèles contre les modifications accidentelles.
Créer et utiliser des modèles de tâches

• Créer des modèles de tâche : créer de nouveaux modèles.
• Afficher les modèles de son propre service : afficher les modèles créés par les employés de leur département.
• Afficher les modèles des autres services : afficher les modèles créés par les employés des autres départements.
• Modifier les modèles de son propre service : modifier les modèles créés par les employés de leur département.
• Modifier les modèles des autres services : modifier les modèles des autres départements auxquels ils ont accès.
• Supprimer les modèles accessibles : supprimer les modèles auxquels ils ont accès.

Flux

Les flux permettent de regrouper des tâches similaires créées par différents employés au même endroit. Les droits d'accès permettent de définir qui peut créer de nouveaux flux. Cette autorisation est généralement accordée aux superviseurs ou aux employés chargés d'organiser les processus.
Bitrix24 Flux : bien démarrer

Règles d'automatisation

Les règles d'automatisation exécutent certaines actions automatiquement, par exemple envoyer une notification ou créer une tâche. Par défaut, tous les employés peuvent créer des règles d'automatisation. Vous pouvez limiter cette autorisation si nécessaire afin d'éviter les automatisations inutiles et de garder une configuration claire.
Règles d'automatisation et déclencheurs : comment automatiser le travail avec les tâches

Droits d'accès

Cette autorisation définit qui peut modifier les paramètres des droits d'accès aux tâches. Par défaut, seul l'administrateur Bitrix24 peut gérer ces paramètres, mais il peut déléguer cette autorisation à d'autres employés.

Ajouter des employés

Cliquez sur Plus (+) sous le nom du rôle, puis choisissez les utilisateurs auxquels l'attribuer.

Vous pouvez sélectionner :

• Récents : employés, départements et groupes recherchés récemment dans Bitrix24.
• Groupes : groupes d'utilisateurs prédéfinis, par exemple Superviseurs ou Superviseurs adjoints. Ces groupes ne peuvent pas être modifiés.
• Mes groupes : groupe de travail ou projet.
• Employés et départements : utilisateur ou département de la structure de l'entreprise.
• Recherche : recherchez un employé en saisissant son nom.