Les règles d'automatisation et déclencheurs permettent d'automatiser divers scénarios de travail avec les clients et les employés. Les règles d'automatisation effectuent des tâches répétitives : assignation de tâches, envoi de notifications, création de documents, etc. Les déclencheurs surveillent les actions des clients et des employés : consultation d'un e-mail, création et signature d'un document, etc. Lorsqu'une action spécifiée se produit, le déclencheur déplace l'élément vers une autre étape.
Règles d'automatisation et déclencheurs dans Bitrix24

Grâce aux règles d'automatisation et déclencheurs, il est possible d'automatiser le processus de signature des documents avec les employés. Ils sont disponibles dans les solutions automatisées. Cela est pratique lorsque les documents RH sont traités non seulement par le service des ressources humaines. Par exemple, un responsable de formation peut, depuis sa solution automatisée, envoyer automatiquement un avenant de formation aux employés.
Solution automatisée : comment automatiser le travail de n'importe quel département

Cet article explique les règles d'automatisation et déclencheurs pour la signature des documents avec les employés :

• règle d'automatisation « Signer le document avec l'employé »,
• déclencheur « Approuver le document »,
• déclencheur « Remplir les champs »,
• déclencheur « Signature du document commencée »,
• déclencheur « Signature du document terminée ».

Comment ajouter des règles d'automatisation et des déclencheurs

1. Accédez à la section Automatisation - Solutions automatisées.
2. Sélectionnez la solution automatisée et le processus intelligent souhaités.
3. Cliquez sur Règles d'automatisation.
4. Sélectionnez Créer.
5. Indiquez l'étape à laquelle la règle d'automatisation doit être configurée.
6. Cliquez sur Documents.
7. Choisissez la règle d'automatisation ou déclencheur nécessaire.
Interface pour ajouter des règles d'automatisation et des déclencheurs

Signer le document avec l'employé

Fonctionnement. Lorsque l'élément du processus intelligent atteint une étape spécifique, la règle d'automatisation crée un document à partir d'un modèle et l'envoie pour signature au représentant de l'entreprise, puis à l'employé.

Utilisation. Pour envoyer automatiquement des documents à signer aux employés.

Paramètres de la règle d'automatisation. Pour que la règle d'automatisation génère le document et l'envoie aux employés concernés, remplissez les champs dans les paramètres.

Examinons les paramètres de la règle d'automatisation en détail.

Ajoutez un modèle de document ou créez-en un nouveau. Sélectionnez un document dans la liste des modèles ou créez-en un nouveau.
Créer un modèle de document pour une entreprise dans eSignature RH

Employés signataires (Employé qui signera le document).

1. Cliquez sur Sélectionner.
2. Accédez à l'onglet Rôles.
3. Choisissez le rôle souhaité. Cet onglet affiche les champs du processus intelligent avec le type de données Lien vers un employé.
4. Si aucun champ de type Lien vers un employé n'est disponible, il doit être créé dans les paramètres du processus intelligent.
   Champs personnalisés dans les factures et les processus intelligents

Représentant de l'entreprise. Sélectionnez l'employé qui signera le document au nom de l'entreprise, comme le directeur ou le responsable RH.

Approbateur. Choisissez la personne qui vérifiera l'exactitude des informations dans le document, par exemple, le superviseur de l'employé.

Éditeur de champs. Indiquez qui complétera le document si des informations manquent, comme un gestionnaire RH ou un employé du service des ressources humaines.

Attendre la fin du processus d'entreprise. Activez cette option si un processus d'entreprise ou une chaîne de règles d'automatisation successives est configuré à cette étape. Les règles d'automatisation suivantes ne s'exécuteront pas tant que le processus de signature initié par la règle d'automatisation « Signer le document avec l'employé » ne sera pas terminé.

Les employés responsables de la signature, de la validation et du remplissage du document sont automatiquement assignés dans les paramètres de la règle d'automatisation en fonction du modèle sélectionné. Vous pouvez choisir d'autres employés dans la règle d'automatisation sans modifier le modèle de document.

Approuver le document

Fonctionnement. Le déclencheur modifie l'étape de l'élément du processus intelligent lorsque la validation du document commence.
Approuver les documents à l'aide de la signature électronique pour les RH

Utilisation. Le gestionnaire RH est informé que le document est en cours de validation, par exemple, par le superviseur de l'employé.

Remplir les champs

Fonctionnement. Le déclencheur modifie l'étape de l'élément du processus intelligent lorsque le remplissage du document commence.
Remplir des documents dans Signature électronique pour les RH

Utilisation. Le gestionnaire RH est informé que le document est entre les mains de la personne responsable de sa vérification.

Signature du document commencée

Fonctionnement. Le déclencheur modifie l'étape de l'élément du processus intelligent lorsque le document est envoyé pour signature au représentant de l'entreprise.

Utilisation. Le gestionnaire RH est informé que le document est en cours de signature par le représentant de l'entreprise, puis par l'employé.

Signature du document terminée

Fonctionnement. Le déclencheur modifie l'étape de l'élément du processus intelligent lorsque tous les employés ont signé ou refusé de signer le document.

Utilisation. Le gestionnaire RH est informé que le document a été signé ou que la signature a été annulée.

Particularités. Sélectionnez le résultat de signature à suivre : tous, signé ou annulé.