Les collabs sont un espace de collaboration avec des équipes externes et des clients. Créez et signez des documents électroniques avec les participants de la collab en un seul endroit. Les invités pourront les signer depuis leur téléphone mobile.
Signature de Bitrix24 est une signature électronique et non numérique. Chaque pays a ses propres lois et exigences pour l'utilisation des signatures électroniques. Dans certains pays, un accord particulier doit être signé avec le client pour utiliser une signature électronique. De plus, cette méthode de signature n'est pas autorisée pour tous les types de documents. Par conséquent, si vous n'êtes pas sûr que Signature électronique soit adapté à la signature de votre document, consultez des avocats. La confiance dans ces signatures relève de la responsabilité de la personne qui accepte le document.
Qu'est-ce que Signature électronique de Bitrix24
Si vous êtes un invité invité dans la collab, consultez la section Comment un invité peut signer des documents électroniques dans la collab.
Comment les employés peuvent travailler avec des documents électroniques dans la collab
1. Accédez à la section Messenger.
2. Cliquez sur Collabs et sélectionnez celle dont vous avez besoin.
3. Cliquez sur Trombone - Document à signer.
Préparer un document
Choisissez un modèle que vous avez téléchargé précédemment ou ajoutez un nouveau fichier. Remplissez les champs :
- Personne à signer comme expéditeur (votre partie) - indiquez le nom de l'employé qui signera le document de votre côté.
- Expéditeur - remplissez les informations de votre entreprise avec tous les détails requis.
- Destinataire - ajoutez les coordonnées de l'invité de la collab avec lequel vous souhaitez signer le document ou sélectionnez un contact dans le CRM.
Configurez la position du cachet et des signatures dans le document et ajoutez des éléments supplémentaires, tels que le numéro de contrat ou les détails requis.
Envoyer le document
Vérifiez les données et envoyez le document pour signature. Une notification apparaîtra dans la discussion de la collab. Le document doit d'abord être signé par l'employé responsable de votre entreprise, puis par la contrepartie. Une fois que toutes les parties auront signé le document, il apparaîtra dans la discussion et dans les fichiers de la collab.
Comment créer et envoyer un document électronique pour signature
Comment le directeur de la première partie signe un document électronique
Comment un invité peut signer des documents électroniques dans la collab
Lorsque le directeur de l'entreprise signe le document, vous recevrez un SMS ou un e-mail. Pour signer le document, accédez-y via le lien dans le SMS ou ouvrez l'e-mail.
Voici à quoi ressemble le document reçu par e-mail
Remplissez les champs et signez le document de l'une des trois manières suivantes :
- Créer à partir du nom - indiquez votre nom de famille et vos initiales pour générer une signature.
- Signature manuelle - utilisez une souris ou signez à la main avec une tablette ou un téléphone mobile.
- Télécharger une image - prenez une photo de votre signature et téléchargez-la depuis un ordinateur ou un téléphone mobile.
Après la signature, le document apparaîtra dans la discussion de la collab.
Comment le client signe un document électronique
Résumé
- Dans la collab, vous pouvez créer et signer des documents électroniques avec des employés et des partenaires externes.
- Le processus de signature se compose de trois étapes : un employé crée le document et l'envoie pour signature, le directeur de l'entreprise le signe, puis le document est envoyé pour signature au partenaire externe ou au client.
- Les documents signés peuvent être trouvés dans les fichiers de la collab.
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