Le Kanban est un tableau avec des colonnes et des cartes qui aide à suivre les clients dans le pipeline de vente. Les cartes correspondent aux éléments CRM : prospects, transactions, factures. Les colonnes sont des étapes de travail avec un client ; dans Bitrix24, elles sont appelées étapes.

Dans le Kanban des transactions, vous pouvez suivre leur nombre et leur montant à chaque étape, surveiller la charge de travail des responsables et repérer les transactions sans activité.

Accédez à la section CRM, sélectionnez l'élément souhaité et ouvrez Kanban.

Configurer le Kanban pour les transactions

Considérons les paramètres Kanban sur l'exemple des transactions.

Configurer les étapes. Les étapes sont les étapes du travail avec les clients. Les étapes permettent de suivre le processus de vente depuis le premier contact jusqu'à la fin de la transaction. Les étapes peuvent être configurées dans Kanban ou dans États et listes déroulantes du CRM.
États et listes déroulantes dans le CRM

Par défaut, les transactions comportent plusieurs étapes. Vous pouvez les utiliser, les modifier ou en créer de nouveaux.

• Étape initiale : la première étape du travail avec un client ; les nouvelles transactions entrent dans cette étape. L'étape initiale ne peut pas être supprimée, mais elle peut être renommée.
• Étapes supplémentaires : préparation des documents, envoi d'une facture, signature d'un accord. Vous pouvez créer n'importe quel nombre d'étapes.
• Étapes finales : une transaction réussie ou infructueuse. Il peut y avoir plusieurs étapes infructueuses ; cela permettra d'analyser les raisons du refus d'un achat.

Pour modifier le nom, la couleur ou supprimer une étape, cliquez sur Crayon. Si vous devez ajouter une nouvelle étape, cliquez sur Plus (+).

Configurer les champs du formulaire de création de transaction. Les transactions peuvent être créées automatiquement, par exemple à partir d'un e-mail d'un client, ou elles peuvent être créées manuellement directement dans le Kanban. Pour aider les responsables à créer rapidement une transaction manuellement, sélectionnez les champs à remplir. Par exemple, nom, données client, montant de la transaction. Les champs restants peuvent être remplis ultérieurement.

Cliquez sur Paramètres (⚙️) - Paramètres Kanban - Configurer les champs du formulaire de création, sélectionnez les champs souhaités et enregistrez vos modifications.

Pour créer rapidement une transaction, cliquez sur Plus (+) à l'étape souhaitée. Remplissez les champs et cliquez sur Enregistrer.
Comment créer une nouvelle transaction

Configurer les champs du formulaire d'affichage de transaction. Pour vous assurer que le Kanban n'affiche pas tous les champs, mais uniquement les informations importantes, configurez un formulaire d'affichage. Chaque employé peut le personnaliser lui-même. Par exemple, il est important qu’un manager voie le nom du client, le montant de la transaction et l’état du paiement. Le reste des informations peut être consulté si vous ouvrez une transaction.

Cliquez sur Paramètres (⚙️) - Paramètres Kanban - Configurer les champs du formulaire d'affichage, sélectionnez les champs et enregistrez les modifications.

Comment les avatars des employés sont affichés dans le formulaire de transaction. Par défaut, le Kanban affiche l’avatar du responsable de la transaction. Au cours du travail sur la transaction, l’avatar peut automatiquement changer et afficher celui d’un autre employé si celui-ci :

• a laissé un commentaire dans la chronologie ;
• est responsable d’un appel entrant ou manqué, d’un e-mail entrant ou d’un chat ;
• est responsable de l’activité pour laquelle un rappel automatique a été déclenché.

Par exemple, 15 minutes avant la date limite d’une activité, le Kanban affiche l’avatar de la personne responsable de cette activité.

Travailler avec des transactions dans le Kanban

Déplacer les transactions à travers les étapes. Déplacez les transactions d'une étape à l'autre au fur et à mesure que vous travaillez avec le client. Par exemple, lorsque vous avez conclu une transaction, déplacez-la de l'étape Nouvelle transaction à l'étape En cours, et lorsque vous avez vendu le produit, à l'étape La transaction est conclue. Pour cela, prenez la transaction avec la souris et déplacez-la vers une autre colonne.

Planifier des activités. Afin de ne pas oublier de contacter le client, planifiez une activité - un appel, une réunion, la préparation d'un accord. Pour cela, cliquez sur + Activité, remplissez le formulaire et cliquez sur Enregistrer.
Activité universelle dans le CRM

La carte de transaction affiche un compteur d’activités. Le chiffre indique le nombre d'activités entrantes et planifiées, et la couleur indique les dates limites. Par défaut, le compteur devient rouge 15 minutes avant la date limite de l'activité. Cette heure peut être modifiée.
Comment fonctionnent les compteurs dans les activités CRM

Pour afficher les informations sur l'activité, cliquez sur le compteur.

Contacter le client. Pour consulter rapidement ses coordonnées, lui écrire ou l'appeler immédiatement, survolez son nom. Un mini-profil s'affichera avec les informations principales : type de client, entreprise, téléphone et e-mail. Vous pouvez également accéder depuis cet aperçu au formulaire complet pour modifier les données.

Actions de groupe dans le Kanban

Les actions de groupe permettent de gérer plusieurs éléments CRM en une seule fois. Par exemple, vous pouvez modifier le responsable de plusieurs transactions ou relancer les règles d’automatisation.

Sélectionnez les éléments nécessaires dans le Kanban : un panneau d’actions apparaît en haut de l’écran.
Actions de groupe dans le CRM

Supprimer. Les éléments supprimés restent dans la corbeille pendant 30 jours. Ils ne sont pas pris en compte dans les rapports analytiques.

Ajouter aux exceptions. Ajoute les contacts sélectionnés à la liste des exceptions. Bitrix24 ne créera plus automatiquement de prospects ni de transactions pour ces contacts.

Cette option permet d’éviter les données inutiles dans le CRM, par exemple :

• le spam ;
• les appels non qualifiés ;
• les campagnes publicitaires non pertinentes.

Liste des exceptions

Modifier l'étape. Déplace plusieurs éléments vers une autre étape du pipeline. Par exemple, vous pouvez déplacer des transactions de l’étape En cours vers Facture finale.

Désigner un responsable. Modifie le responsable de plusieurs éléments en même temps.

Pratique pour :

• redistribuer la charge de travail ;
• transférer des éléments à un autre employé ;
• réorganiser une équipe commerciale.

Comment changer la personne responsable dans le CRM

Créer une tâche. Crée une tâche liée aux éléments CRM sélectionnés. Cette option facilite la collaboration entre équipes. Par exemple, un commercial peut créer une tâche pour le comptable : Préparer une facture pour plusieurs transactions.

Créer une liste d'appels. Planifie une campagne d’appels pour plusieurs transactions.

Vous pouvez :

• définir le sujet ;
• ajouter une tâche ;
• choisir l’heure de l’appel ;
• attribuer un responsable.

Appels automatiques dans le CRM

Fusionner. Fusionne plusieurs éléments CRM en un seul. Choisissez la fiche principale vers laquelle les données seront transférées. Si certaines valeurs diffèrent entre les fiches, sélectionnez celles à conserver.
Comment fusionner les doublons dans le CRM

Redémarrer les règles d’automatisation. Relance les règles d’automatisation pour les éléments sélectionnés. Une mention du redémarrage est ajoutée dans chaque fiche CRM.
Règles d'automatisation dans le CRM