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Contrôle des doublons

Évaluation:
La gestion des enregistrements en double peut être aussi importante que remporter ou perdre une transaction. Un prospect ou un contact peut demander le travail de plusieurs employés, c'est pourquoi il est important que les informations liées au client soient regroupées dans un seul enregistrement. 

Même s'il n'y a qu'un commercial, il est impossible de se souvenir de tous les clients qui ont été inscrits. Les correspondances répétées et la confusion lors des communications peut entraîner une perte de temps et d'énergie. 

La CRM de Bitrix24 fournit un vérificateur de doublons de niveau 2 :

1.  Quand de nouveaux objets sont créés (disponible pour tous les utilisateurs de Bitrix24, quelle que soit la version) :




Quand un nouvel objet est créé (prospect, contact ou société), le système indique si un enregistrement similaire a déjà été ajouté et précise les informations concernant les champs de données en commun (prénom ou nom, nom de la société, e-mail et/ou numéro de téléphone). 

Duplicate Control_1.png

Si un commercial saisit des données qui correspondent à un objet auquel il n'a pas accès, le système présentera tout de même certains informations de base accompagnées d'un lien vers le responsable de l'objet existant pour qu'une discussion puisse être initiée au sujet du client donné. 

Duplicate Control_2.png

Si vous êtes certain que les correspondances ne sont pas des doublons, vous pouvez ignorer la suggestion et enregistrer l'objet.


2. Contrôle de doublons sur une base d'enregistrements existante (réservé aux abonnés aux offres commerciales) :




Ouvrez le menu au-dessus de vos prospects, contacts ou sociétés et choisissez Contrôle des duplicatas.

Duplicate Control_3.png

Trois boîtes sont disponibles, nom complet/nom de la société, e-mail et téléphone, pour vous permettre de rechercher des doublons, soit un par un, soit tous en même temps.

Duplicate Control_4.png

Une fois la recherche effectuée, le système vous affiche la liste des enregistrements en double. Vous pouvez soit laisser passer (marquer comme non doublon) soit fusionner (voir ci-dessous). 

Important : quand vous ajoutez de nouveaux contacts, le contrôle des doublons est disponible pour tous les abonnements de Bitrix24. Mais le Contrôle de doublons avancé (dans les contacts une fois qu'ils sont dans le système) est réservé aux abonnés aux offres Plus*, Standard et Professional.

Fusion des doublons

Quand vous fusionnez des entités en double, le CRM de Bitrix24 détermine d'abord quel prospect, contact ou société doit être considéré comme entité principale et lesquels sont secondaires, et donc sont supprimés une fois la fusion terminée. 

Pour déterminer l'entité principale, plusieurs facteurs sont pris en considération : 
  • L'indice de présence. L'indice de présence est calculé en fonction de la manière de travailler sur l'enregistrement du gestionnaire CRM et sur le nombre de connexions qu'il a avec les transactions, activités, devis et factures. Plus l'enregistrement est connecté et travaillé, plus l'indice de présence est élevé.
  • Date. L'entité CRM dotée des modifications les plus récentes est mieux classée que celles sans modifications récentes.
  • Profil. Les profils remplis sont mieux classés que ceux incomplets.
  • Droits d'accès. Les droits d'accès déterminent l'ordre dans lequel les entités sont affichées. Les entités en lecture seule sont affichées en bas. 
Actions :
  • Fusion : les données des enregistrements en double secondaires sont transférées vers l'enregistrement principal. 
  • Passer : utilisez cette action pour indiquer que les enregistrements ne sont pas des doublons. Dans ce cas, ces enregistrements n'apparaissent plus comme doublons. 
Important : vous ne pouvez pas renverser ou annuler la fusion d'entrées en double, c'est pourquoi cette opération ne doit être effectuée que par une personne en mesure de comprendre le processus et quelles informations/droits d'accès seront perdus/altérés à la suite de la fusion.


Qu'arrive-t-il une fois les doublons fusionnés

Une fois la fusion opérée, les données des doublons sont transférées sur l'enregistrement principal :
  • les valeurs des champs multiples se complètent
  • les champs vides de l'enregistrement principal reçoivent les données des doublons
  • si les enregistrements principaux et secondaires ont les mêmes champs remplis (et que ces champs ne sont pas multiples), les données ne sont pas fusionnées. Seule la valeur de l'enregistrement principal reste. C'est pourquoi il est important de déterminer quel enregistrement est le principal et le ou lesquels sont les secondaires. 
  • les transactions, sociétés, factures ou activités connectées seront reconnectées à l'enregistrement principal. 
  • les messages de flux à propos de la création d'une nouvelle facture ou activité ne sont pas transférés du doublon à l'enregistrement principal.
  • les droits d'accès restent dans l'enregistrement principal, étant donné que tous les doublons sont automatiquement supprimés. 

Recherche de doublons et droits d'accès au CRM


Le CRM de Bitrix24 est doté de droits d'accès flexibles. Cela signifie généralement que, quand plusieurs gestionnaires travaillent avec le CRM, chacun n'a accès qu'à ses prospects, contacts et clients.

Important : chaque directeur des ventes peut effectuer une recherche de doublons uniquement sur ses propres enregistrements et sur ceux auxquels il a accès. Le contrôle des doublons n'est disponible que si vous disposez des permissions de suppression des enregistrements.

Un administrateur du CRM pourra cependant fusionner les doublons, peu importe à qui les enregistrements ont été affectés. 

Paramètres de contrôle des doublons

Si nécessaire, vous pouvez désactiver le système de détection des doublons dans CRM>Paramètres>Autre - onglet Contrôle des duplicatas. 

Duplicate Control_5.png

*L'abonnement PLUS a été disponible pour les utilisateurs de Bitrix24 du 10 janvier 2016 au 18 mars 2019. Cette option a été archivée et n'est plus disponible pour les nouveaux utilisateurs de Bitrix24, ce qui signifie que les comptes Bitrix24 Cloud créés après le 18 mars 2019 qui ne sont jamais été activés comme un abonnement commercial, ne peuvent pas être mis à niveau vers l'abonnement PLUS. Les mises à niveau ou rétrogradations d'autres abonnements commerciales vers l'abonnement PLUS deviennent également indisponibles après le 18 mars 2019. Si votre compte Bitrix24 Cloud a été créé avant le 18 mars 2019 et que vous utilisez actuellement l'abonnement PLUS, vous pouvez continuer à renouveler cet abonnement. Sauf si vous décidez de rétrograder ou de "mettre à niveau" votre compte vers une autre option d'abonnement disponible ou si votre compte Bitrix24 a été rétrogradé vers une option d'abonnement gratuit suite à un non paiement.

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