Nous constatons que l'approche de la gestion des tâches évolue. Les équipes discutent de plus en plus des activités directement dans les chats : négociations, planification des étapes et documentation des décisions.

Nous avons repensé les tâches dans Bitrix24 pour s'adapter à ce format. Désormais, une tâche n'est plus seulement un formulaire avec des champs et des commentaires, mais un espace unifié où tout le travail se déroule : discussions, actions et résultats. Le chat de la tâche est devenu le centre de communication et de gestion des processus : l'équipe passe des appels, échange des fichiers et prend des décisions sans perdre le contexte ni perdre de temps à naviguer entre différents outils.

Nous avons mis à jour le formulaire de tâche pour refléter cette nouvelle réalité. La communication n'est plus seulement une partie du travail, mais son principal outil. Découvrons ensemble ces changements et leur impact sur l'accélération du travail.

Le nouveau formulaire de tâche - tout au même endroit

L'interface du formulaire de tâche a évolué. Les informations sont organisées en sections : description, participants, fichiers, listes de contrôle, résultats, et plus encore. Ce format permet de comprendre rapidement ce qui doit être fait, d'identifier les conditions supplémentaires et de se concentrer sur l'exécution.

Le formulaire intègre désormais un chat. Il conserve tout le contexte des discussions : vous pouvez voir les changements récents, passer des appels, clarifier des détails et prendre rapidement des décisions sans quitter la tâche.
Chats de tâches

Avantages du nouveau formulaire de tâche :

• Création rapide de tâches - ajoutez uniquement l'essentiel, comme une description, une date limite, un responsable et une liste de contrôle. Les autres sections restent masquées, rendant le formulaire compact et pratique.
• Interface unifiée pour la création et la consultation - le formulaire de tâche présente la même interface lors de la création et pendant le travail. Cela permet de gagner du temps dans la recherche des champs.
• Communication et décisions accélérées - le chat de tâche facilite les interactions : l'équipe discute des problèmes de manière naturelle, comme dans un messenger. Les décisions sont prises plus rapidement, les retours sont immédiats, et la tâche avance sans délai.
• Collaboration sur les fichiers - les tâches disposent désormais d'un espace dédié aux documents. Tous les participants peuvent y joindre et consulter des fichiers. Rien ne se perd. Le document nécessaire est facile à trouver et à ouvrir directement dans la tâche. Si quelque chose nécessite une discussion rapide, vous pouvez partager le fichier directement dans le chat de la tâche.
• Contrôle des délais et discipline d'exécution - par défaut, les nouvelles tâches sont créées avec une date limite de cinq jours ouvrés pour éviter qu'elles ne soient oubliées. Le créateur peut spécifier qui peut modifier la date limite et dans quelles conditions, comme restreindre les modifications ou exiger une justification pour les ajustements.
• Résultats et étapes intermédiaires - la tâche comprend une section dédiée aux "Résultats". Vous pouvez y ajouter non seulement le résultat final, mais également des étapes intermédiaires et importantes dans le processus de travail. Ainsi, le superviseur et les collègues peuvent suivre les progrès et fournir des retours en temps utile.

Chats intégrés aux tâches

Le chat de tâche est devenu le centre de communication. C'est ici que l'équipe interagit, valide les résultats, suit les changements et conserve un historique des échanges. Grâce au format de chat familier, la gestion des tâches est plus pratique : toutes les actions sont effectuées dans une seule interface sans avoir à alterner entre différents outils.

Dans le chat de tâche, vous pouvez :

• Discuter des détails - communiquez avec vos collègues directement dans la tâche sans passer par des chats ou onglets séparés. Tout se fait rapidement : posez une question, obtenez une réponse et convenez d'une solution en temps réel. Cela accélère l'exécution des tâches et réduit les retards.
• Passer des appels - démarrez des appels audio et vidéo directement depuis le chat de tâche pour discuter rapidement et prendre des décisions. Après l'appel, CoPilot Follow-up génère immédiatement une transcription et un résumé des conclusions.
  CoPilot Follow-up : Analytique vocale des appels vidéo avec IA
• Échanger des fichiers - partagez des documents, images et autres fichiers pour que vos collègues reçoivent immédiatement les ressources nécessaires.
• Suivre les modifications - chaque étape est enregistrée dans le chat : modifications des dates limites ou mises à jour du statut. Cela permet de surveiller rapidement ce qui a changé et l'état actuel de la tâche.
• Mettre en évidence les points importants - épinglez ou ajoutez des messages clés aux favoris pour y accéder rapidement ultérieurement.
• Préserver le contexte - tout l'historique des discussions, actions et appels est stocké au même endroit. L'équipe travaille toujours avec des informations à jour.

Les commentaires précédents de l'ancien formulaire de tâche peuvent être consultés dans le chat. Ils sont disponibles en mode lecture seule.

Tous les chats de tâches dans une liste dédiée

Nous avons ajouté une nouvelle section Chats de tâches. Ce n'est pas seulement une liste de chats, mais une nouvelle façon de communiquer et de gérer les tâches directement dans le messenger.

• Travaillez dans un format familier - comme dans un messenger classique : à gauche, une liste de tâches avec les derniers messages ; à droite, le chat de la tâche sélectionnée.
• Répondez instantanément - discutez des tâches directement dans le chat. Les nouveaux messages apparaissent immédiatement dans la liste des chats. Inutile d'ouvrir chaque tâche pour vérifier les mises à jour. Sélectionnez le chat et répondez à l'endroit approprié.
• Accédez rapidement à la tâche nécessaire - toutes les tâches actives auxquelles vous participez sont regroupées dans une liste. Les chats avec de nouveaux messages remontent en haut, comme dans un messenger, ce qui permet de voir où votre intervention est requise. Pour ouvrir la tâche elle-même, cliquez sur le lien dans l'en-tête du chat.
• Suivez l'avancement - les responsables peuvent surveiller les mises à jour, les superviseurs peuvent examiner plusieurs discussions, et les observateurs peuvent rester informés des changements.

Vous pouvez accéder à la liste des chats de tâches dans la section Messenger - Tâches et dans Tâches et projets - Chats de tâches.

Chats de tâches dans la section Messenger

Chats dans la section Tâches et projets

Compteurs et notifications - pour rester informé

Le nouveau système de notifications combine les compteurs de tâches et les notifications de chat. Cela permet de s'assurer que les événements importants ne passent pas inaperçus, comme les nouveaux messages, les modifications de dates limites, les éléments de liste de contrôle terminés, et plus encore.

Lorsqu'une tâche est modifiée :

1. Un nouveau message apparaît dans le chat de tâche, et une notification est envoyée, comme dans un messenger - un compteur s'affiche dans la liste des chats.
2. La section Tâches et projets affiche un compteur. Il indique où se trouvent les mises à jour non lues.

Comment suivre les changements :

• Surveillez les compteurs dans la section Tâches et projets ou l'onglet Tâches du messenger. Ils indiquent le nombre total de nouveaux événements et mettent en évidence les tâches avec des mises à jour.
• Ouvrez la liste des chats de tâches pour examiner séquentiellement tous les nouveaux messages et changements.

Chaque participant à une tâche reçoit des notifications et des compteurs en fonction de son rôle :

• Responsables et participants - reçoivent des notifications pour tous les changements dans leurs tâches.
• Créateurs des tâches - reçoivent des notifications sur les événements clés, comme l'achèvement des tâches, les mises à jour des listes de contrôle ou les résultats ajoutés.
• Observateurs - voient les notifications concernant les changements de statut des tâches, comme lorsqu'une tâche est créée ou terminée.

Si un membre de l'équipe est mentionné dans le chat, il reçoit également une notification et voit un compteur.

Compteurs dans la section Tâches et projets

Compteurs dans les chats de tâches

Les nouvelles tâches ne sont pas seulement une mise à jour, mais une nouvelle façon de travailler. Désormais, tout ce qui est nécessaire pour leur réalisation est rassemblé au même endroit. Le chat de tâche est devenu le centre de gestion des tâches. C'est ici que l'équipe discute des détails, prend des décisions et suit les changements en temps réel. Le travail avance plus rapidement, et Bitrix24 vous aide à mener les tâches à bien.