Les solutions automatisées sont une section dédiée aux processus intelligents, permettant d'automatiser le travail de n'importe quel département d'une entreprise. Dans Bitrix24, des paramètres distincts de droits d'accès aux solutions automatisées ont été introduits.
Comment créer un processus intelligent pour une solution automatisée
Vous pouvez créer des rôles avec des droits différents pour les départements et les employés. Par exemple, le département des RH aura un accès complet à la solution automatisée pour le recrutement, tandis que les managers n'auront qu'un accès en lecture seule aux éléments.
Par défaut, les droits d'accès sont configurés par l'administrateur de Bitrix24, qui peut les attribuer à d'autres employés. Les droits d'accès peuvent être configurés pour tous les processus intelligents de la solution automatisée ou seulement pour certains d'entre eux.
Les droits d'accès peuvent être configurés pour :
- les solutions automatisées,
- tous les processus intelligents de la solution automatisée,
- des processus intelligents spécifiques.
Droits d’accès aux solutions automatisées
1. Accédez à la section Automatisation - Solutions automatisées.
2. Sélectionnez une solution automatisée.
3. Ouvrez un processus intelligent de cette solution automatisée.
4. Accédez à la section Droits d’accès.
6. Sélectionnez Solutions automatisées et indiquez les employés qui pourront créer et configurer des solutions automatisées.
Modifier les solutions d'automatisation - la possibilité de créer des solutions automatisées dans le CRM et de modifier l’association des processus intelligents au CRM.
Modifier les paramètres - la possibilité de configurer les droits d’accès au CRM.
Droits d'accès pour tous les processus intelligents de la solution automatisée
1. Accédez à la section Automatisation - Solutions automatisées.
2. Sélectionnez une solution automatisée.
3. Ouvrez n'importe quel processus intelligent de cette solution.
4. Accédez à la section Droits d'accès. Une liste de tous les processus intelligents et des pipelines s'ouvrira.
Droits d'accès pour un processus intelligent spécifique
1. Accédez à la section Automatisation - Solutions automatisées.
2. Sélectionnez une solution automatisée.
3. Ouvrez le processus intelligent souhaité de cette solution.
4. Choisissez le pipeline pour lequel vous souhaitez configurer les droits. Si le processus intelligent contient plusieurs pipelines, les droits doivent être configurés séparément pour chaque pipeline.
5. Accédez à Paramètres (⚙️) - Droits d'accès.
Configurer les rôles
Un rôle est un ensemble de droits d'accès attribués à un utilisateur. Vous pouvez créer et configurer les rôles nécessaires.
Les rôles créés dans les paramètres des droits d'accès dans le CRM seront automatiquement transférés aux paramètres des droits des solutions automatisées.
Vous pouvez créer des rôles, les copier et modifier leur visibilité. Pour cela faire, cliquez sur Trois points (...) et sélectionnez l'action souhaitée.
Créer un rôle. Sélectionnez Ajouter un nouveau rôle et indiquez son nom.
Copier le rôle. Ceci est utile si vous devez créer un nouveau rôle avec des modifications mineures.
- Cliquez sur Cloner le rôle.
- Sélectionnez le rôle que vous voulez copier.
- Toutes les configurations des droits seront copiées dans le nouveau rôle.
Afficher le rôle dans la liste. Vous pouvez ne garder dans la liste que les rôles nécessaires et masquer les autres. Cela est pratique lorsque vous devez comparer ou modifier plusieurs rôles. Cliquez sur Afficher/masquer les rôles et cochez les rôles souhaités.
Les rôles « Administrateur » et « Manager » sont affichés dans la liste, tandis que les autres sont masqués.
Configurer un rôle spécifique. Cliquez sur Trois points (...) à droite du nom du rôle et sélectionnez :
- Sélectionner toutes les autorisations - le rôle sélectionné bénéficiera de droits complets sur les processus intelligents.
- Désélectionner toutes les autorisations - fermer l'accès à tous les processus intelligents.
- Renommer - modifier le nom du rôle.
- Cloner - créer une copie du rôle sélectionné.
- Supprimer - supprimer le rôle avec toutes ses configurations.
Configurer les droits
Pour chaque rôle, vous pouvez configurer les droits d'accès pour les actions sur les éléments des processus intelligents. Par exemple, autoriser la consultation de tous les éléments, mais ne permettre la modification que de ses propres éléments.
Actions sur les éléments des processus intelligents :- Lire - consultation des éléments du processus intelligent.
- Ajouter - création d'éléments du processus intelligent. Un employé ne verra pas l'élément après sa création s'il n'a pas le droit de lecture.
- Modifier - édition des éléments du processus intelligent.
- Supprimer - suppression des éléments du processus intelligent.
- Exporter - droit d'exporter les éléments du processus intelligent depuis Bitrix24.
Comment exporter des données du CRM - Importer - droit d'importer des éléments du processus intelligent dans Bitrix24.
Importer des éléments CRM sans mentions - Autoriser le formulaire de vue personnalisée - possibilité de configurer le formulaire du CRM. Si un employé n'a pas ce droit, seule la vue du formulaire configurée par l'administrateur est disponible.
Formulaire CRM : fonctionnalités et paramètres - Règles d'automatisation - possibilité de configurer, modifier ou consulter les règles d'automatisation. Ce droit d'accès apparaît si les règles d'automatisation sont activées dans les paramètres du processus intelligent.
Règles d'automatisation dans le CRM - Montant dans les étapes kanban - masque ou affiche la somme totale sur les étapes du Kanban. Ce droit d'accès apparaît si Kanban est activé dans les paramètres du processus intelligent.
Comment créer un processus intelligent pour une solution automatisée - Déplacer à l'étape - spécifiez vers quelles étapes un employé peut déplacer les éléments du processus intelligent - toutes ou seulement certaines.
- L'utilisateur peut modifier les préférences - possibilité de configurer les droits d'accès aux solutions automatisées.
Niveaux de droits d'accès. Pour chaque processus intelligent, vous pouvez choisir un niveau de droits :
- Accès - permet d'accorder des droits complets ou de fermer l'accès à une action sélectionnée. Par exemple, accorder des droits pour modifier tous les éléments du processus intelligent.
- Éléments de l'utilisateur - accès aux éléments dont l'employé est responsable.
- Éléments du département de l'utilisateur - accès aux éléments des employés de son département.
- Éléments du sous-département du département de l'utilisateur - accès aux éléments des employés de tous les sous-départements de son département.
- Tous les éléments marqués comme "Accessible pour tous" - inclut tous les droits précédents ainsi que l'accès aux éléments avec l'option Accessible à tout le monde activée.
- Tous les éléments - accès à tous les éléments du processus intelligent.
- Hériter - peut être configuré uniquement pour les étapes. Pour les étapes d'un élément du processus intelligent, les droits définis pour l'élément lui-même s'appliquent. Par exemple, si vous choisissez l'accès Tous les éléments pour la lecture d'un élément, toutes les étapes permettront de consulter tous les éléments du processus intelligent. Si nécessaire, vous pouvez configurer des droits spécifiques pour chaque étape.
Ajouter des employés
Cliquez sur Plus (+) sous le rôle souhaité et sélectionnez un employé, un département ou un groupe. Par exemple, un superviseur pourra modifier et supprimer des éléments du processus intelligent, tandis que les managers pourront uniquement les consulter.
Utilisation de la recherche
Pour configurer rapidement les droits sur un élément spécifique ou trouver l'action souhaitée, utilisez la barre de recherche.
Via la barre de recherche, vous pouvez rechercher :
- Processus intelligents - saisissez le nom du processus intelligent ou du pipeline. Tous les droits d'accès pouvant être configurés pour eux seront affichés.
- Étapes des éléments du processus intelligent - pour configurer les droits sur une étape spécifique, saisissez son nom. Par exemple, vous pouvez trouver tous les processus ayant une étape En cours.
- Actions sur les éléments des processus intelligents - par exemple, afficher uniquement le droit Lire pour tous les processus intelligents.
Résumé
- Dans Bitrix24, des paramètres distincts de droits d'accès aux solutions automatisées ont été introduits. Vous pouvez choisir qui pourra consulter, créer et modifier les éléments des processus intelligents.
- Vous pouvez créer des rôles, les copier et modifier leur visibilité.
- Par défaut, un nouveau rôle est créé sans droits. Configurez-le vous-même.
- Pour chaque rôle, vous pouvez configurer les droits d'accès pour les actions sur les éléments des processus intelligents. Par exemple, un superviseur pourra modifier et supprimer des éléments du processus intelligent, tandis que les managers pourront uniquement les consulter.
- Si un utilisateur a plusieurs rôles avec des niveaux de droits différents, en cas de chevauchement, il bénéficiera des droits qui offrent le plus de possibilités. Par exemple, si dans un rôle un employé n'a pas accès à la consultation des éléments des processus intelligents, mais qu'il y a accès dans un autre rôle, il pourra tout de même les consulter.