Les formulaires des éléments CRM et des processus intelligents disposent d'une chronologie - c'est la partie droite du formulaire, où vous pouvez planifier des activités avec les clients, laisser des commentaires à vos collègues, suivre les changements des étapes, etc.
Formulaire CRM : fonctionnalités et paramètres

Désormais, la chronologie affiche les événements des processus d'entreprise. Vous pouvez effectuer des affectations et lire des commentaires directement dans le formulaire CRM, et les statuts indiqueront à quelle étape se trouve le processus d'entreprise.

Dans cet article, nous vous indiquerons :

• quels événements de processus sont affichés dans la chronologie,
• comment effectuer une affectation de processus dans le formulaire CRM,
• clôturer les activités avec des affectations,
• déléguer une affectation de processus,
• consulter les commentaires du processus,
• voir le résultat du processus,
• voir les statuts des processus dans Kanban CRM.

Quels événements apparaissent dans le formulaire CRM

Dans la chronologie du formulaire CRM, les enregistrements système des processus d'entreprise et les actions nécessitant l'attention du responsable sont affichés.

Actions du responsable. Ce sont des affectations que le responsable doit accomplir. Par exemple, approuver un document, consulter des commentaires ou le résultat d'un processus.

Pour de telles actions, des activités sont automatiquement créées dans le CRM. Elles sont affichées sur un fond jaune dans la section Choses à faire.

Actions système. Elles ne nécessitent pas la participation du responsable. Grâce aux enregistrements système, le responsable peut voir dans le formulaire quand et quelle action a eu lieu avec l'élément CRM. Par exemple, si un processus d'entreprise est lancé automatiquement et que le responsable n'y participe pas.

Ces actions sont affichées dans la chronologie sur un fond blanc.

Effectuer l'affectation du processus

Lorsqu'un responsable doit effectuer une affectation de processus d'entreprise, une activité est automatiquement créée dans la chronologie du formulaire CRM. Elle indique le nom du processus et de l'affectation, le statut, la date limite et d'autres informations. Depuis la chronologie, il est possible d'ouvrir le formulaire du processus et d'effectuer l'affectation.

Affectations sans date limite. Si aucune date limite n'est spécifiée dans les paramètres de l'affectation, le responsable peut commencer à l'exécuter à tout moment.

Pour effectuer l'affectation, cliquez sur Démarrer ou Ouvrir. Prenez connaissance de l'affectation et réalisez-la.

Affectations avec date limite. Si une date limite est spécifiée dans les paramètres de l'affectation, la date et l'heure d'exécution s'affichent dans la chronologie.

Lorsqu'il reste moins d'une heure avant la date limite, un compteur rouge apparaît dans le CRM. Vous pouvez configurer des rappels supplémentaires, par exemple un jour et 30 minutes à l'avance. Cela aidera à ne pas manquer l'affectation et à l'effectuer à temps.
Compteurs dans le CRM

Affectations séquentielles. Si le responsable a plusieurs affectations séquentielles, la suivante apparaîtra automatiquement dans la chronologie après l'exécution de la première.

Affectations parallèles. Si le responsable doit effectuer des affectations parallèles, elles apparaîtront toutes les deux dans la chronologie. Il est possible de choisir l'affectation souhaitée et de l'exécuter, puis de passer à la suivante.

Clôturer des activités avec des affectations

Par défaut, après l'exécution d'une affectation, l'activité doit être clôturée manuellement dans le formulaire CRM. L'employé peut décider lui-même quand terminer l'activité - immédiatement ou plus tard. Par exemple, pour suivre l'exécution d'autres affectations de ce processus.

Pour clôturer l'activité, cochez la case.

Si le processus d'entreprise comporte d'autres affectations, il est possible de ne pas clôturer l'activité afin de contrôler l'exécution du processus. Lorsque le processus d'entreprise sera terminé, l'activité pourra être clôturée.

Pour que les activités se clôturent automatiquement, désactivez l'option L'utilisateur doit effectuer manuellement les affectations dans les paramètres de Bitrix24.
Paramètres Bitrix24

Déléguer une affectation de processus d'entreprise

Depuis la chronologie du formulaire CRM, il est possible de déléguer une affectation à un autre employé. Par exemple, si le responsable est en congé ou occupé par d'autres tâches.

Pour déléguer une affectation :

1. Ouvrez le formulaire du processus.
2. Cliquez sur le bouton Déléguer.
3. Sélectionnez l'employé qui exécutera l'affectation.

Afficher les commentaires sur le processus

Lorsqu'un collègue laisse un nouveau commentaire sur une affectation de processus, une activité est créée dans le formulaire CRM. Cela aide le responsable à ne pas manquer les discussions importantes.

Dans la chronologie, vous pouvez ouvrir le formulaire de l'affectation, lire le commentaire et y répondre.

Ne clôturez pas l'activité si vous attendez une réponse de vos collègues, afin que de nouvelles activités ne soient pas créées dans la chronologie pour chaque commentaire. Lorsque la discussion est terminée, clôturez l'activité.

Pour que les activités se clôturent automatiquement après la lecture des commentaires, désactivez l'option L'utilisateur doit compléter manuellement l'activité en fournissant des commentaires dans les paramètres de Bitrix24.

Afficher le résultat du processus

Si le responsable lance ou participe à un processus d'entreprise, une activité avec le résultat est créée dans la chronologie une fois le processus terminé. Par exemple, dans un processus d'approbation d'une offre commerciale, le résultat est un fichier contenant l'offre, qui peut être ouvert ou téléchargé.

L'activité planifiée aide l'employé à ne pas manquer le résultat et à l'utiliser dans le travail avec le client. Une fois que vous avez pris connaissance du résultat, clôturez l'activité.

Si le responsable n'a pas lancé ou participé au processus d'entreprise, il y aura seulement une entrée système concernant l'achèvement du processus dans le formulaire CRM.

Statuts et compteurs des processus d'entreprise dans Kanban

Pour voir à quelle étape se trouvent les processus d'entreprise dans différents éléments, les statuts suivants sont affichés dans Kanban CRM :

• En attente - le responsable de l'affectation ne l'a pas encore exécutée.
• Commentaires ajoutés - de nouveaux commentaires sont apparus dans le formulaire du processus d'entreprise et doivent être lus.
• Terminé - le processus d'entreprise est achevé.

Les compteurs CRM aident le responsable à ne pas manquer les affectations et les nouveaux commentaires :

• Compteur rouge - il reste moins d'une heure avant la date limite de l'affectation.
• Compteur vert - un nouveau commentaire est apparu dans le formulaire du processus d'entreprise.