Le processus de configuration se produit dans Kanban et se compose de trois parties : étapes, affectations et règles de l'automatisation. Pour commencer la modification, accédez à la section Automatisation robotisée des processus (RPA) et cliquez sur le processus souhaité.
Configuration des étapes
Chaque étape est le statut que traverse le processus. Cela peut être l'approbation du superviseur ou la préparation des documents par un comptable. Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des étapes dans Kanban.
Pour ajouter une nouvelle étape, cliquez sur le signe +. Pour modifier une étape, placez le curseur dessus et cliquez sur l'icône en forme de crayon.
Exemple d'utilisation : la plupart des processus au sein de l'entreprise nécessitent une coordination avec les superviseurs ; créez une étape pour chaque coordination.
Configuration des affectations
Les affectations affichent aux responsables quelle action est requise dans l'étape actuelle. Par exemple, approuver un document ou demander des informations supplémentaires.
Cliquez sur Ajouter l'affectation.
Il existe 4 modèles d’affectation : Approuver ou refuser, Demander des informations, Examiner les informations, Déplacer à l’étape. Sélectionnez l'option appropriée.
Il y a deux onglets dans la fenêtre de création de l’affectation :
- Général - indiquez le nom de l’affectation, le texte, la file d'attente des utilisateurs qui effectuent cette affectation, ainsi que l'étape à laquelle l’affectation terminée passera.
- Afficher les champs - sélectionnez les champs à afficher pour l'employé qui exécute cette affectation.
Exemple d'utilisation : montrez ce que l'employé doit faire à l'étape actuelle - fournir des documents pour la comptabilité ou négocier le paiement de la facture.
Configuration des règles de l'automatisation
En plus des affectations, vous pouvez placer des règles d’automatisation dans les étapes de Kanban. Elles vous permettent d'interagir non seulement avec la personne responsable à ce stade, mais aussi avec d'autres employés. Les règles d’automatisation peuvent envoyer des notifications, des e-mails aux employés, des messages au Flux d’activité ou créer des tâches.
Cliquez sur l'onglet Règles d’automatisation dans Kanban.
Ajoutez les règles d’automatisation nécessaires à l'étape du processus d’affaires.
Exemple d'utilisation : une excellente solution serait d'informer l'employé lorsque le superviseur a accepté sa demande de congé.
