Un rapport de travail est un document contenant les informations sur le travail effectué par un employé pendant une période définie. Un rapport de travail est généralement demandé par le chef de l'employé et résume le travail de ce dernier.
Dans Bitrix24, les rapports de travail se trouvent dans Rapports et temps > Rapports de travail. Un administrateur Bitrix24 peut y configurer les rapports de travail pour les employés du compte. Choisissez un type de rapport :
- quotidien
- hebdomadaire
- mensuel
- facultatif
Les rapports de travail peuvent être configurés pour tout un service ou pour chaque employé du service.
Comment configurer un rapport de travail
Vous pouvez configurer les rapports de travail des utilisateurs du compte depuis Rapports et temps > Rapports de travail > Paramètres. Cliquez sur l'icône Paramètres en haut à droite. D'autres icônes Paramètres apparaissent à côté de chaque nom de service et d'employé. Cela signifie que vous pouvez configurer des rapports de travail pour tous les utilisateurs d'un service en même temps via les paramètres du service (les employés héritent des paramètres des rapports de travail du service) ou pour chaque employé.
Vous pouvez choisir l'option de fréquence des rapports : quotidiens, hebdomadaires, mensuels. Vous pouvez aussi les désactiver grâce à l'option facultatif.
Par exemple, vous pouvez faire en sorte que le rapport de travail apparaisse tous les vendredis à 18h50. Pour ce faire, réglez la période des rapports sur hebdomadaire et sélectionnez mardi comme jour de la semaine.
Utilisez l'icône Paramètres située à côté du nom de la société (ligne au-dessus de la liste des employés) pour configurer les rapports de travail pour tous les employés du compte en même temps. Si vous avez besoin de désactiver les rapports pour tous les utilisateurs, sélectionnez Facultatif.
Vous pouvez choisir l'option de fréquence des rapports : quotidiens, hebdomadaires, mensuels. Vous pouvez aussi les désactiver grâce à l'option facultatif.
Par exemple, vous pouvez faire en sorte que le rapport de travail apparaisse tous les vendredis à 18h50. Pour ce faire, réglez la période des rapports sur hebdomadaire et sélectionnez mardi comme jour de la semaine.
Utilisez l'icône Paramètres située à côté du nom de la société (ligne au-dessus de la liste des employés) pour configurer les rapports de travail pour tous les employés du compte en même temps. Si vous avez besoin de désactiver les rapports pour tous les utilisateurs, sélectionnez Facultatif.
Comment remplir et envoyer un rapport de travail
Deux différents outils de rapport de travail sont disponibles : Résumé/Plan du jour et Rapport de travail quotidien (hebdomadaire/mensuel). La principale différence est que le Résumé/Plan du jour est un outil d'organisation personnel pour utilisateurs disponible à tout moment de la journée. Il peut être rempli et édité. Le Formulaire de rapport de travail apparaît, quant à lui, automatiquement tous les jours (toutes les semaines/tous les mois), à une heure spécifique (en fonction de la configuration effectuée par un administrateur). Dès que l'utilisateur clique sur Envoyer, le formulaire apparaît dans la section Rapports de travail des administrateurs, sous Temps et rapports.
Les utilisateurs peuvent ajouter à l'outil de Résumé/Plan du jour des informations qui seront automatiquement ajoutées au formulaire de Rapport de travail (elles peuvent toujours être éditées dans le formulaire de rapport de travail) :
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Veuillez noter que votre rapport de travail peut être édité même après avoir été envoyé à un superviseur (les utilisateurs peuvent trouver leurs rapports sous Temps et rapports > Rapports de travail) :
Mais (!) seulement avant qu'un superviseur ne lui attribue une note (positive, négative, pas de note) :
Une fois le rapport noté, il est automatiquement verrouillé (indisponible à l'édition) pour l'employé. Seul un superviseur (ou administrateur) peut passer un rapport en "non confirmé" pour autoriser l'édition :
Événements et tâches du calendrier : les événements de vos calendriers personnels, ou ceux auxquels vous avez été invité, apparaissent dans l'outil Résumé/Plan du jour. Si vous voulez que les tâches soient aussi ajoutées, vous devez cocher l'option "Ajouter un plan de jours de travail" dans les paramètres de la tâche.
Vous pouvez aussi cliquer sur l'option "choisir dans la liste" pour ajouter les tâches à votre Plan du jour. Les nouvelles tâches et nouveaux événements peuvent facilement être ajoutés à l'outil Plan du jour via un formulaire simple.
Vous pouvez éditer directement vos heures de travail dans le formulaire Rapport de travail : allez dans la section Heures de travail et cliquez sur "éditer" :
Cela vous permet d'éditer le début et la fin de votre journée de travail en cours (vous pouvez devoir spécifier la raison du changement d'horaire) :
Les utilisateurs peuvent ajouter à l'outil de Résumé/Plan du jour des informations qui seront automatiquement ajoutées au formulaire de Rapport de travail (elles peuvent toujours être éditées dans le formulaire de rapport de travail) :
Veuillez noter que votre rapport de travail peut être édité même après avoir été envoyé à un superviseur (les utilisateurs peuvent trouver leurs rapports sous Temps et rapports > Rapports de travail) :
Mais (!) seulement avant qu'un superviseur ne lui attribue une note (positive, négative, pas de note) :
Une fois le rapport noté, il est automatiquement verrouillé (indisponible à l'édition) pour l'employé. Seul un superviseur (ou administrateur) peut passer un rapport en "non confirmé" pour autoriser l'édition :
Événements et tâches du calendrier : les événements de vos calendriers personnels, ou ceux auxquels vous avez été invité, apparaissent dans l'outil Résumé/Plan du jour. Si vous voulez que les tâches soient aussi ajoutées, vous devez cocher l'option "Ajouter un plan de jours de travail" dans les paramètres de la tâche.
Vous pouvez aussi cliquer sur l'option "choisir dans la liste" pour ajouter les tâches à votre Plan du jour. Les nouvelles tâches et nouveaux événements peuvent facilement être ajoutés à l'outil Plan du jour via un formulaire simple.
Vous pouvez éditer directement vos heures de travail dans le formulaire Rapport de travail : allez dans la section Heures de travail et cliquez sur "éditer" :
Cela vous permet d'éditer le début et la fin de votre journée de travail en cours (vous pouvez devoir spécifier la raison du changement d'horaire) :
Veuillez noter que des horaires de travail édités reçoivent automatiquement le statut "non confirmé" et devront être approuvés par votre superviseur.
Votre superviseur verra le journal d'horaires modifié et accompagné du symbole "!", ce qui signifie que les horaires n'ont pas été confirmés et demandent d'être examinés :
Une fois les modifications des heures de travail de l'employé confirmées, l'employé en question reçoit automatiquement une notification et le journal des horaires apparaît avec le signe d'approbation vert :
