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Processus d'entreprise pour l'approbation de documents

Évaluation:

Disons que vous êtes prêt à publier une nouvelle version du contrat dans la bibliothèque de documents de votre intranet. Ce nouveau contrat sera utilisé par vos employés pour passer des contrats avec de nouveaux clients, fournisseurs, etc. Comme les contrats et les accords sont des documents sensibles, vous devez vous assurer que tout soit parfait, tant au niveau de l'écriture que de la structure.


Vous voulez que cette nouvelle version soit approuvée par le service juridique et/ou les directeurs avant d'être publiée sur votre intranet. Il en va de même pour les documents qui ont été déjà téléversés mais qui doivent être approuvés à chaque modification.

Vous pouvez créer un nouveau flux de travail (nous l'appelons modèle de processus/procédure d'entreprise) pour l'approbation de document qui sera utilisé à chaque fois qu'un nouveau document est téléversé ou qu'un document existant est modifié. Une ou deux personnes, voire plus, seront impliquées dans votre PdE : une personne qui envoie le nouveau document, une personne qui modifie ou approuve, et peut-être une personne quelque part au milieu.

Quand le PdE est activé, aucun document téléversé ou modifié dans cette bibliothèque ne passera inaperçu. Les processus d'entreprise assureront que vos documents passent certaines étapes de vérification avant d'être publiés sur l'intranet.

Créer un simple processus d'entreprise pour la vérification de documents

Voyons comment créer un nouveau PdE à partir de rien. Nous allons construire une structure simple pour le modèle du PdE. Seuls quelques blocs seront intégrés. Vous pouvez retrouver ci-dessous une série de captures d'écran qui illustrent comment construire un modèle de PdE simple, étape par étape.

01. Tout d'abord, nous avons besoin d'aller dans la bibliothèque de documents où nous voulons que nos documents (et autres données) soient pré-modérés grâce au module Processus d'entreprise. Si les PdE ne sont pas activés dans cette bibliothèque de documents en particulier, nous devrons les activer dans les paramètres du lecteur d'entreprise>configurer les procédures d'entreprise. 

Business Processes for Document Approval_1.png

Business Processes for Document Approval_2.png

02. Comme nous créons un nouveau modèle de PdE à partir de rien, nous devons sélectionner un type de PdE pour notre future structure. Il existe deux types de procédures d'entreprise : les procédures séquentielles et les procédures basées sur les statuts (apprenez-en plus sur les types de PdE). Pour notre nouveau modèle de PdE destiné à approuver les documents, nous avons besoin d'une procédure séquentielle. Une procédure d'entreprise séquentielle est généralement utilisée pour les processus dotés d'un cycle de vie limité et prédéfini. Un exemple type serait la création et l'approbation d'un document texte (c'est-à-dire téléversement --> envoi en vérification --> approbation --> publication).

Business Processes for Document Approval_3.png

03. Nous devrions nous assurer de bien sélectionner les bonnes options d'exécution automatique pour notre PdE. Une fois ajouté- le PdE sera exécuté à chaque fois qu'un document est téléversé dans cette bibliothèque de documents. À la modification - le PdE sera exécuté à chaque fois qu'un document existant est modifié. Dans cet exemple, nous avons besoin des deux.

Business Processes for Document Approval_4.png

04. Une fois la description du modèle de PdE terminée, une nouvelle fenêtre s'ouvre. Nous pouvons utiliser ici l'éditeur de processus d'entreprise. Ce dernier est un simple créateur d'organigramme dans lequel les blocs de fonction (pré-fabriqués) peuvent être déplacés. Chaque bloc de fonction dispose de paramètres qui sont configurés en fonction des besoins du processus. Nous avons seulement besoin de certains d'entre eux. Démarrons avec le bloc de fonction Approuver le document.

Business Processes for Document Approval_5.png

05. Une fois le bloc placé dans la structure, nous pouvons cliquer sur le petit mécanisme en haut à droite du bloc de fonction pour accéder à ses propriétés. Nous sélectionnons ici les personnes qui doivent approuver le document envoyé, choisissons si elles doivent toutes approuver le document ou si un seul vote/une seule décision suffit, et ajoutons un texte pour le message qui apparaîtra dans le journal du PdE, etc. Pour sélectionner les données pertinentes pour le document (auteur, date de création, lien vers le fichier, etc.), nous pouvons utiliser les boutons à trois points "..." trouvés à côté de certains champs de données.

Business Processes for Document Approval_6.png

06. Bien, nous en avons fini avec le bloc de fonction Approuver le document. Nous voyons maintenant que notre document peut emprunter deux voies, en fonction de la décision prise par les personnes chargées de le vérifier. Si le document est approuvé, nous voulons qu'il soit publié dans la bibliothèque des documents. S'il est refusé, nous ne voulons pas que d'autres personnes puissent y accéder. Pour ces actions, déplaçons deux autres blocs de fonction dans notre structure de PdE : Publication du document et Suppression du document. Le nom des blocs correspond aux actions qu'ils doivent accomplir.

Business Processes for Document Approval_7.png

07. Nous en avons à présent fini avec la structure du PdE. Nous pouvons cliquer sur le bouton Enregistrer et retourner dans la bibliothèque de documents où nous pouvons activer le module PdE (Lecteur d'entreprise). Téléversons un nouveau document appelé DRAFT.docx. Comme vous pouvez le voir, des flèches en cercle apparait à côté du nom du document, indiquant que le PdE est en cours d'exécution.

Business Processes for Document Approval_8.png

Le responsable (la personne qui doit approuver ce document) va également recevoir une notification du flux de travail (voir l'indicateur du menu de gauche qui indique le nombre de tâches de flux de travail et de PdE).

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08. Nous pouvons à présent démarrer le flux de travail. Une nouvelle fenêtre de détails de flux de travail s'ouvre, et nous pouvons soit Accepter, soit Refuser le nouveau document (avant cela, nous pouvons également partager des commentaires ou ouvrir le document). Cliquons sur Accepter pour voir la suite.

Business Processes for Document Approval_10.png

09. Chaque document (ou fichier) traité par un ou plusieurs processus d'entreprise dispose de son propre journal de PdE. Vous pouvez retrouver ce dernier dans Flux de travail>Fichiers>Achevés, à partir de la page des détails du PdE :

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10. Très bien, tout est en ordre avec notre document : il a été approuvé et est maintenant publié dans la bibliothèque de documents. Si vous passez votre souris sur le fichier, un pop-up apparaîtra avec le statut "Achevés".

Business Processes for Document Approval_13.png

11. Améliorons un peu notre structure de PdE. Si un document n'est pas approuvé, nous voulons que la personne qui l'a proposé reçoive un message à ce propos via le chat en ligne. Nous devons retourner dans la Bibliothèque de documents>Paramètres>Processus d'entreprise>[Nom du PdE]. Nous devons maintenant faire glisser un bloc de fonction Notification de l'utilisateur quelque part sur le chemin utilisé pour refuser le document.

Business Processes for Document Approval_14.png

12. Pour modifier les paramètres et ajouter un texte de notification, nous devons cliquer sur l'icône d'engrenage. Cela nous envoie dans les paramètres du bloc de fonction où nous pouvons sélectionner le ou les expéditeurs, le ou les destinataires et le texte que nous voulons voir apparaître. Pour le champ du destinataire, nous allons devoir utiliser le bouton à trois ponts "..." pour sélectionner l'utilisateur qui a envoyé le document. Cet utilisateur peut être trouvé dans la catégorie "Propriété du document" et sera représenté par une ligne de code spéciale : {=Document:CREATED_BY}. Nous pouvons maintenant choisir un type de notification (personnalisée ou notification système). Nous pouvons à présent enregistrer les propriétés du bloc de fonction.

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13. Téléversons maintenant un nouveau document et refusons-le. Nous voyons que la personne qui a proposé le document a reçu, via le chat en ligne, une notification lui indiquant que le document n'a pu être approuvé. Nous voyons également que le document n'apparaît pas dans la Bibliothèque de documents (il a été supprimé).

Business Processes for Document Approval_16.png

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