À l'aide de processus d’entreprise, vous pouvez automatiser le traitement des fichiers sur les disques dans Bitrix24. Ces processus accélèrent les approbations au sein de l’entreprise : les factures et les demandes de voyage d’affaires sont transmises automatiquement aux bons employés dans le circuit d’approbation.

Les processus d’entreprise sont disponibles dans le Drive de l’entreprise ainsi que dans les Drives des groupes de travail.

Comment activer les processus d’entreprise sur le disque

Par défaut, seul un administrateur peut activer les processus d’entreprise sur le Drive de l'entreprise ; sur un disque de groupe, cette option est disponible pour l’administrateur et le propriétaire du groupe de travail.
Drive de l'entreprise dans Bitrix24

1. Dans la section Drive, ouvrez l’onglet Drive.
2. Cliquez sur Drive de l'entreprise > Paramètres (⚙️) > Configuration des processus d’entreprise.
3. Activez l’option Activer les processus d’entreprise et enregistrez les modifications.

Les processus d’entreprise sont désormais disponibles dans les paramètres du Drive de l'entreprise.

Comment créer des processus d’entreprise sur le Drive

Vous pouvez utiliser des modèles de processus d’entreprise standards et créer les vôtres : avec des statuts ou consécutifs.

Processus d'entreprise standards. Il s'agit de modèles prêts à l'emploi qui aideront à automatiser les processus quotidiens liés au flux documentaire de l'entreprise. Les modèles peuvent être utilisés lorsque vous devez communiquer rapidement des modifications apportées à un document ou voter sur un projet.
Processus d’entreprise standards

Processus d'entreprise consécutifs. Il s'agit d'un ensemble d'actions effectuées dans l'ordre jusqu'à la fin du processus. Ils conviennent à des processus simples, par exemple pour envoyer une facture au responsable pour approbation :

1. l'employé envoie la facture,
2. le superviseur approuve la facture ou l'envoie pour révision,
3. l'employé est informé de la décision du superviseur.

Processus d'entreprise avec les statuts. Ce sont des statuts distincts, dont chacun consiste en un processus séquentiel. Tous les statuts sont interconnectés : à partir de chaque document, vous pouvez le renvoyer à l'étape précédente pour révision et inversement. Il convient aux tâches importantes, par exemple pour négocier un contrat. Un exemple du statut d'un tel processus d'entreprise :

1. brouillon,
2. est en cours d'approbation,
3. ajustement,
4. approbation,
5. document est signé.

Comment configurer une liste de processus d’entreprise

Sélectionnez les informations que vous souhaitez voir dans la liste des processus d'entreprise et cliquez sur Menu (≡) > Colonne de la liste. Pour ajouter vos champs de liste, cliquez sur Vues.

Pour configurer un processus d'entreprise distinct, utilisez le menu (≡) à côté du processus souhaité :

• Exécuter pendant la création et Exécuter pendant l'édition : spécifiez le fonctionnement du processus d'entreprise.
• Éditer : cliquez pour modifier le modèle.
• Supprimer : sélectionnez si vous souhaitez supprimer le modèle de la liste.

Comment lancer un processus d'entreprise sur le disque

Pour démarrer un processus manuellement :

1. Sélectionnez un fichier et cliquez sur Menu (≡) > Processus d'entreprise.
2. Choisissez un processus, puis cliquez sur Commencer > Continuer.
3. Indiquez les collaborateurs participants, puis cliquez sur Exécuter.

Comment afficher un journal (log) de processus d'entreprise

Les journaux (logs) enregistrent automatiquement toutes les actions d’un processus.

Ils peuvent être utiles :

• au support technique Bitrix24 pour le diagnostic ;
• pour analyser un problème en autonomie (par exemple, un échec de processus).

Pour les consulter, cliquez sur Menu (≡) à côté du document, puis allez dans Détails > Plus > Processus d'entreprise.

Sélectionnez Historique. Vous pouvez y consulter les journaux de tous les processus d’entreprise : en cours d'exécution, arrêtés et terminés.