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Vue d'ensemble des réunions et briefings

Évaluation:



Les réunions et les briefings aident les sociétés à gérer les problèmes associés à la croissance. Cet outil réduit le temps de préparation des réunions, organise l'agenda, facilite l'enregistrement de minutes et de décisions prises pendant les réunions, et ajoute de la transparence au processus d'application et d'exécution de ces décisions.

Tous les matériaux dépendant des réunions sont archivés et restent à la disposition des participants à la réunion et des responsables de la société. 

Allez dans Temps et rapports > Réunions et briefings. Vous y trouvez une liste des réunions. Cliquez sur Ajouter une rencontre pour en programmer une nouvelle :

Meetings & Briefings overview_1.png

Ajoutez un sujet, une date, une heure, une durée, un emplacement et les utilisateurs impliqués. Ajoutez d'abord les participants, puis sélectionnez les assistants les uns après les autres. Vous pouvez ajouter une description de la réunion et joindre des fichiers si nécessaire :

Meetings & Briefings overview_2.png

Vous pouvez plus tard éditer et supprimer les participants et les assistants administratifs. N'oubliez pas que vous devez d'abord ajouter les participants avant de désigner un par un les assistants.

L'agenda de la réunion est situé dessous : vous pouvez le remplir maintenant ou plus tard, une fois la réunion programmée, mais avant son début. Vous pouvez préciser des responsables pour chaque sujet de l'agenda et définir des dates limites :

Meetings & Briefings overview_3.png

Quand une nouvelle réunion est créée, les participants reçoivent des notifications contenant les détails et les fichiers joints. Chaque participant peut voir les principaux enjeux de la réunion et les responsables des sujets à couvrir.

Cliquez sur Démarrer la réunion pour démarrer l'événement programmé.

Un Agenda est défini avant le début de la réunion, et des Minutes sont prises pendant.
Une fois la réunion démarrée, vous pouvez basculer entre l'onglet Agenda et l'onglet Minutes. La section Minutes vous permet d'ajouter des sujets non couverts par l'agenda, d'en marquer comme couverts et de laisser des commentaires :

Meetings _ Briefings overview_4.png

Ouvrez le sujet de la réunion pour ajouter un Rapport :

Meetings & Briefings overview_5.png

Créez de nouvelles tâches directement depuis l'interface de la réunion ou joignez le sujet de la réunion à des tâches existantes :

Meetings & Briefings overview_6.png

Ajoutez des commentaires avant, pendant et après les réunions. Collaborez avec les participants à la réunion depuis l'événement. 

Utilisez l'onglet rouge Terminer la réunion pour mettre fin à la réunion :

Meetings & Briefings overview_7.png

Les réunions terminées sont archivées. Vous pouvez soit les reprendre, soit les consulter à tout moment.

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