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Travailler avec des tâches

Évaluation:

Affichages des tâches

Basculer entre les vues de tâches disponibles : liste simple, Kanban, Planificateur ou Diagramme de Gantt.
À quoi servent les différents modes d'affichage :
  • Liste - simple affichage en liste des tâches
  • Kanban - tableaux, à personnaliser, des tâches pour les projets (groupes de travail)
  • Planificateur - des tableaux de tâches, à personnaliser et individuels 
  • Diagramme de Gantt- graphique illustrant le programme d'un projet (durée de la tâche, dates limite, dépendances)
 
Working with tasks_1.png


Grille de liste des tâches

Quand vous ouvrez pour la première fois la liste des tâches, vous trouvez des filtres et des compteurs au-dessus. Ces outils vous aident à parcourir les tâches. La liste des tâches affiche les tâches du projet (cliquez sur l'icône +/- pour afficher/masquer les tâches du projet) et les indépendantes. Le panneau supérieur vous aide à parcourir les tâches en fonction de votre rôle :
  • En cours  - vos tâches
  • J'assiste - votre rôle est de participer 
  • Défini par moi - vous avez créé la tâche
  • J'observe - vous êtes observateur
  • Favoris - tâches que vous avez marquées comme favoris
  • Toutes* - affiche toutes les tâches auxquelles vous avez accès (pour les administrateurs de compte, activez le Mode administration dans votre Profil pour afficher toutes les tâches du compte)
  • Disponibilité - affiche l'implication des utilisateurs dans le tâches
  • Projets - graphique général des projets avec compteurs de tâches
  • Supervision - graphique général avec compteurs des tâches d'utilisateurs
  • Rapports - rapports des tâches
  • Modèles - modèles des tâches, dont ceux des récurrentes
*Seul un administrateur Bitrix24 a accès à toutes les tâches :
  • activez le Mode administration depuis Mon profil
  • allez dans TâchesToutes les tâches
  • ouvrez le filtre > ajouter un filtre> paramètres des tâches
  • réglez le paramètre des tâches sur Afficher les tâches auxquelles je ne participe pas. 
Un chef de service n'a accès qu'aux tâches de ses subordonnés. Tous les autres utilisateurs ont accès à leurs propres tâches et à celles auxquelles ils sont impliqués.

Working with tasks_2.png


Pour parcourir les détails des tâches, à l'intérieur d'une liste de tâche, vous pouvez faire défiler la page horizontalement ou verticalement. Pour changer le tri de la colonne, cliquez sur le nom de cette dernière. Pour modifier l'ordre des colonnes, faites simplement glisser le nom de la colonne.

La grille de liste des tâches peut être personnalisée : cliquez sur Paramètres en haut à gauche pour ouvrir l'assistant d'affichage en liste :

Working with tasks_3.png


La page des paramètres de l'affichage en liste affiche tous les détails des tâches disponibles que vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes de la liste des tâches. Utilisez Appliquer pour tous les utilisateurs pour enregistrer la configuration de la vue en liste pour tous les utilisateurs du compte.

Filtres des tâches et recherche intuitive

Le widget de filtre des tâches est composé de :
  • filtres d'accès rapide : placés sur le côté gauche, comme Terminées, Repoussées, En retard, etc. Vous pouvez épingler n'importe quel filtre par défaut (le filtre de tâche sera automatiquement appliqué à la liste à chaque fois que vous ouvrez des tâches), ou ajouter vos propres filtres au panneau de gauche (configurez les conditions du filtre et sélectionnez Enregistrer le filtre). 
  • Conditions du filtre : placé du côté droit. Pour ajouter plus de conditions au filtre, cliquez sur Ajouter un champ sous la liste des conditions et activez/désactivez les conditions de tâche (champs). 
  • Paramètres de filtre : permet de réorganiser (en faisant glisser) les filtres d'accès rapide et les champs des conditions de filtre, d'épingler, d'éditer et de supprimer les filtres. Appliquer pour tous les utilisateurs- enregistrez la configuration du filtre pour tous les utilisateurs du compte.
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Vous pouvez utiliser un filtre et un mot-clé de recherche ensemble pour obtenir de meilleurs résultats de recherche. 

Actions avec tâches

Cliquez sur l'icône des paramètres à côté du nom de la tâche pour ouvrir le menu des options de tâche : affichage, édition, créer une sous-tâche, terminer, pause, repousser, etc. 

Si vous devez appliquer une action à un groupe de tâches, sélectionnez les tâches ou utilisez Pour toutes  (situé sous la liste des tâches) pour appliquer à toutes les tâches (prenez en considération les conditions de filtre actives ci-dessus) et ouvrez le menu Sélectionner l'action sous la liste. Choisissez l'action et cliquez sur Appliquer. Apprenez-en plus ici.

Exporter des tâches

La liste des tâches peut être exportée vers Excel ou Outlook. Cliquez sur Paramètres dans le coin droit de la liste et trouvez l'option Exporter la liste

Working with tasks_5.png
L'exportation de la tâche comprend seulement les détails de la tâche. Les discussions de la tâche ne seront pas exportées.

Paramètres de la liste des tâches

Comme montré sur l'image ci-dessus, le menu des paramètres de la liste des tâches ouvre :
  • L'exportation des tâches - exportez les tâches dans Excel ou Outlook
  • Grouper les sous-tâches - active l'affichage des sous-tâches de groupe
  • Grouper par groupe - active l'affichage des tâches réparties en groupes
  • Trier  - sélectionnez la colonne où appliquer le tri

Tâches rapides

Il peut arriver que vous ayez besoin d'ajouter rapidement un lot de nouvelles tâches. C'est à ce moment que le formulaire des tâches rapides devient pratique. Le formulaire contient simplement quelques champs importants que vous devez remplir :
  • nom de la tâche
  • date limite
  • responsable
  • projet
  • description
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Modèles de tâche

Un modèle de tâche est un formulaire de tâche pré rempli utilisé pour générer automatiquement de nouvelles tâches basées sur les conditions du modèle.
Cela signifie que vous pouvez créer le modèle d'une tâche que vous prévoyez de réutiliser plus tard. Si vous travaillez avec des tâches récurrentes, voici quand les modèles peuvent être pratiques : vous pouvez créer un modèle pour une tâche et le répéter à une fréquence définie (tous les jours, tous les mois, etc.). 



Les tâches dotées de modèles de sous-tâches sont également disponibles. Apprenez-en plus ici sur comment travailler avec les modèles de tâches.
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