Bitrix24 Signature électronique permet de signer des documents avec des clients, des fournisseurs et d'autres partenaires sans recourir à des services tiers. Cette solution vous permet de :
- Gagner du temps et des ressources - fini l'impression, la numérisation ou la transmission de documents papier.
- Gérer une base de documents centralisée et automatiser leur signature.
- Contrôler le processus - suivez les étapes de signature et garantissez l'authenticité des documents.
Configurer les droits d'accès
Avant de commencer à utiliser Bitrix24 Signature électronique, configurez les droits d'accès. Vous pouvez, par exemple, spécifier qui peut créer, modifier et supprimer des documents.
Par défaut, les droits d'accès à la section Signature électronique sont configurés par l'administrateur Bitrix24, mais il peut déléguer ces droits à d'autres collaborateurs. Pour cela faire, cliquez sur Signature électronique - Droits d'accès.
Comment configurer les droits d'accès à la section Signature électronique
Configurer Kanban
Configurez Kanban dans Bitrix24 Signature électronique pour suivre le traitement des documents. Chaque collaborateur peut le personnaliser selon ses besoins.
Dans Kanban, vous pouvez visualiser le statut d'un document et les actions requises : validation, signature, etc.
Accédez à la section Signature électronique - Documents à signer - Kanban.
Kanban dans Signature électronique : configurer et gérer des documents
Remplir l'annuaire des partenaires
Les partenaires de signature dans Bitrix24 correspondent à la liste des partenaires, clients et fournisseurs avec lesquels vous signez des documents dans la section Signature électronique.
Remplir cet annuaire permet :
- gérer une base de contacts commune à tous les collaborateurs,
- sélectionner rapidement un destinataire,
- insérer automatiquement les données dans le document.
Annuaire des contacts dans Signature électronique
Pour ajouter un partenaire, cliquez sur Signature électronique - Contacts - Créer.
Préparer un document à signer
Les collaborateurs disposant des droits nécessaires peuvent créer un document et l'envoyer pour signature.
Le processus de préparation d'un document comprend plusieurs étapes :
- Créez un document dans la section Signature électronique - vous pouvez importer un document existant ou en choisir un parmi ceux récemment créés.
- Sélectionnez les signataires du document pour votre entreprise et pour le partenaire.
- Modifiez le document si nécessaire.
- Choisissez le canal d'envoi du lien de signature - par SMS ou e-mail.
- Vérifiez les informations et envoyez le document.
Signer un document
Le processus de signature est identique pour les deux parties. Le directeur ou tout autre collaborateur habilité reçoit un lien vers le document et l'appose sa signature.
Comment signer un document dans Bitrix24 Signature électronique
Comment le client signe un document électronique
Vérifier l'authenticité d'un document
Chaque document signé intègre un certificat numérique. Celui-ci permet de vérifier qu'aucune modification n'a été apportée au fichier après sa signature. Par exemple, si le montant d'un contrat est altéré, la vérification du document échouera.
Comment vérifier l'intégrité d'un document électronique signé
Ajouter des règles d'automatisation et déclencheurs
Les règles d'automatisation et déclencheurs dans Bitrix24 Signature électronique automatisent le traitement des documents : ils déplacent automatiquement les éléments entre les étapes et envoient les fichiers pour signature.
Règles d'automatisation et déclencheurs dans Signature électronique
Résumé
- Bitrix24 Signature électronique permet de signer des contrats, des actes et autres documents avec des partenaires sans avoir recours à des services tiers.
- Avant de commencer, configurez les droits d'accès, Kanban et renseignez l'annuaire des partenaires.
- Pour créer et envoyer un document à un partenaire, accédez à la section Signature électronique.
- Le processus de signature est identique pour les deux parties - le destinataire reçoit un lien par e-mail ou SMS et appose sa signature.
- Chaque document signé intègre un certificat numérique permettant de vérifier qu'aucune modification n'a été apportée après signature.
- Vous pouvez configurer des règles d'automatisation et déclencheurs pour automatiser le processus de signature des documents avec les clients.
