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Foire aux questions sur les groupes de travail et les projets

L'entreprise travaille sur différents projets. Comment pouvez-vous lier tous les messages, tâches, fichiers avec un projet spécifique et ensuite être en mesure de sélectionner le projet nécessaire et d'avoir toutes les informations correspondantes à portée de main ?

Si vous voulez réaliser un projet, vous pouvez créer un groupe de travail et inviter uniquement les employés de ce groupe qui continueront à travailler sur ce projet et qui en sont responsables, leur assigner des tâches, télécharger les fichiers nécessaires. Les groupes de travail vous aident à regrouper toutes les informations, les données, les fichiers et les messages en un seul endroit. Vous pouvez toujours voir quelles actions, quelles tâches ont été effectuées dans un groupe particulier.

Dans Bitrix24, vous pouvez créer des groupes de travail ainsi que des projets. La principale différence réside dans les délais. Des délais peuvent être spécifiés dans le projet, mais les délais pour les tâches associées ne peuvent pas être en dehors des délais du projet.

Si vous voulez spécifier des délais spécifiques, il est recommandé de créer un projet. Si les délais ne sont pas importants, vous pouvez créer un groupe de travail.

Pour en savoir plus, lisez l’article - Création d'un groupe de travail ou d'un projet.

Qui peut créer des groupes de travail et des projets ?

Chaque employé peut créer de nouveaux groupes de travail/projets et inviter des participants. Le nombre de groupes de travail ou de projets est illimité dans tous les plans de Bitrix24.

Comment pouvez-vous voir tous les groupes de travail et projets existants dans le compte ?

Seul l'utilisateur disposant de droits d'administrateur peut voir tous les groupes de travail et projets du compte Bitrix24. Mode administrateur doit être activé.

Comment archiver un groupe de travail/projet ?

Dans l'onglet Actions de groupe de travail ou de projet, sélectionnez l'option Éditer le groupe de travail/Éditer le projet. Dans la section Plus de formulaire ouvert, cochez Type de groupe (projet) : Archivé.

Les groupes de travail et les projets archivés n'apparaissent pas dans la liste des groupes de travail (projets). Vous pouvez les trouver par le filtre Archive ou en utilisant une requête de recherche.

Vous pouvez restaurer le groupe/projet archivé de la même manière – décochez Type de groupe (projet) : Archivé.

Supprimer des groupes de travail ou des projets

Pour supprimer un groupe/projet, sélectionnez le menu Actions - Supprimer le groupe de travail/Supprimer le projet :

Après avoir cliqué, le formulaire de confirmation de la suppression du groupe/projet s'ouvre.

Si certaines tâches sont liées à un groupe/projet, vous devez d'abord détacher ou supprimer des tâches, puis vous pouvez supprimer le groupe/projet.

Comment supprimer un groupe/projet appartenant à un employé licencié ?

L'administrateur du compte peut supprimer ce groupe/projet. Pour cela faire, vous devez activer Mode administrateur de la section Ma page, puis dans le menu Actions, sélectionnez Supprimer le groupe/projet :

Si vous avez toujours besoin de ce groupe ou projet, vous pouvez simplement modifier le groupe/projet et changer le propriétaire.

Pouvez-vous interdire aux participants du groupe de voir d'autres participants ?

Si vous voulez diviser la visibilité des employés en groupes, créez des groupes de travail ou des projets externes. Cet outil vous permet de travailler avec du personnel externe, de les inviter à des groupes et d'organiser la collaboration au sein de ces groupes externes. Les employés externes et internes ne se verront que s'ils participent au même groupe externe.

Les participants d'un groupe ne voient pas les participants des autres groupes (projets).

Inviter des utilisateurs externes au groupe (projet)

Vous pouvez inviter des utilisateurs directement lors de la création d'un groupe de travail/projet ou à tout moment après la création d'un groupe de travail/projet. Pour inviter un nouvel utilisateur, cliquez sur l'onglet Inviter à rejoindre le groupe de travail de la section Actions dans le groupe/projet sélectionné.

Pour en savoir plus, lisez l’article - Utilisateurs externes dans des groupes de travail (Extranet).
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