Dans Bitrix24, vous pouvez créer des événements pour un nombre illimité de participants. Les fonctions avancées permettent de gérer rapidement et de manière flexible de nouveaux événements et d'utiliser efficacement les calendriers.
Il existe 2 façons de créer un nouvel événement : un formulaire rapide et un formulaire complet avec des options avancées.
Formulaire d’événement rapide
Cliquez sur la date souhaitée dans le calendrier pour créer un nouvel événement en quelques étapes.
Spécifiez le nom, la date et l'heure de l'événement. Vous pouvez également ajouter des rappels et spécifiez le lieu de l'événement.
Graphique de réservation des salles de réunion.
Cliquez sur le lien Modifier et spécifiez tous les participants.
En plus de votre personnel interne, vous pouvez inviter des utilisateurs externes (utilisateurs non enregistrés dans votre compte Bitrix24) par e-mail. Cliquez sur le lien Inviter une personne externe.
Envoyer une invitation à une réunion par e-mail
Après la sélection des participants, un planificateur s'affiche pour vous montrer la disponibilité de vos employés. Choisissez la date et l'heure qui conviennent le mieux aux participants de l'événement.
Activez l'option Notifier de la décision pour être informé des décisions de vos collègues.
Formulaire complet
Les paramètres avancés sont disponibles dans le formulaire complet. Vous pouvez basculer vers le formulaire en cliquant sur le lien correspondant dans le formulaire rapide ou en appuyant sur le bouton Ajouter dans la section Calendrier.
Spécifiez la date et l'heure. Activez l'option Toute la journée si l'événement a lieu toute la journée. Si l'événement a lieu dans un fuseau horaire différent, sélectionnez-en un dans la liste.
Si vous souhaitez créer un événement régulier, spécifiez l'intervalle de temps dans la section Répéter. Dans ce cas, ces événements seront créés automatiquement par la suite.
Paramètres supplémentaires
Cliquez sur le bouton Plus pour accéder aux paramètres supplémentaires de l'événement.
Ajoutez une description détaillée et choisissez une couleur pour l'événement. Cette couleur est utilisée pour marquer l'événement dans le calendrier.
Il est également possible de connecter des éléments CRM à l'événement. Par exemple, vous voulez organiser une réunion et discuter d'une transaction précise. Dans ce cas, vous pouvez connecter l'événement à cette transaction et ouvrir cette transaction en un clic.
Lors de l'édition d'un événement, vous pouvez activer l'option Demander une nouvelle confirmation de la participation. Si l'événement est modifié, les autres participants seront avertis et invités à confirmer à nouveau leur participation.
Afficher les événements prochains
Cliquez sur le bouton Agenda pour afficher les événements prévus.
De cette façon, vous ne voyez pas tout le calendrier, mais seulement vos événements.
Ajouter des événements : Sections
Il existe de nombreuses sections dans votre compte Bitrix24 où vous pouvez ajouter et gérer de nouveaux événements.
Calendrier
Vous pouvez ajouter de nouveaux événements dans les sections Mon calendrier et Calendrier de l'entreprise.
Droits d'accès au calendrier
Calendrier des collègues
Si vous avez ajouté le calendrier d'un utilisateur à la liste des calendriers favoris, les événements de ce calendrier seront affichés dans votre propre calendrier, mais vous ne pouvez pas créer de nouveaux événements ou modifier les événements existants.
Pour modifier ou ajouter de nouveaux événements, cliquez sur Calendrier dans le profil de l'utilisateur. Cependant, cela est possible si l'utilisateur a défini les droits d'accès en conséquence.
Actualités
Il est également possible de créer de nouveaux événements directement dans le flux d'actualités.
Groupes de travail (projets)
Chaque groupe de travail (projet) dans Bitrix24 a son propre calendrier, où les participants du groupe de travail (projet) peuvent ajouter de nouveaux événements.
CRM
Il existe également de nombreuses options dans le CRM pour créer de nouveaux événements :
- Dans la section Flux d'activités de CRM.
- Dans chaque élément CRM (contact, entreprise, prospect, etc.).
- Dans la section Activités de CRM.
